1. Hva betyr det at en løsning er Noark 5-godkjent?

I følge arkivforskriften § 2-9 skal løsninger for elektronisk journalføring og arkivering av saksdokumenter i offentlig forvaltning tilfredsstille kravene i Noark-standarden. Dette gjelder enten forvaltningsorganet benytter et rent journal- og arkivsystem, eller om funksjoner for journalføring og arkivering inngår i et fagsystem, spesialisert saksbehandlingssystem, beslutningsstøttesystem eller lignende. Før løsningen tas i bruk, skal den være godkjent av Riksarkivaren.

Løsninger som ikke er publisert på Arkivverkets nettsider, er ikke godkjent som Noark 5-løsninger.

Når Riksarkivaren har godkjent en løsning i henhold til Noark 5-standarden, betyr det at:

  • Den som søker om godkjenning (leverandøren eller det organet som har utviklet løsningen), har fylt ut egenerklæringsskjemaet og dermed bekreftet at løsningen tilfredsstiller relevante krav i Noark 5-standarden. Riksarkivet gjennomfører ingen tester av den faktiske tilfredsstillelsen av kravene. Dette må den som kjøper løsningen selv gjøre.
  • Riksarkivet har derimot testet at det er mulig å produsere dokumenter, konvertere dokumentene til godkjent arkivformat og foreta deponerings- og avleveringsuttrekk fra løsningen. Deponerings- og avleveringsuttrekkene er ved godkjenning testet og godkjent av Riksarkivet. Den som tar i bruk en Noark 5-godkjent løsning bør uansett forsikre seg om at funksjonaliteten for produksjon av arkivuttrekk fungerer i henhold til kravene i Noark 5-standarden. Det oppfordres til at man ved anskaffelse av en Noark 5-løsning kontraktfester at leverandøren av løsningen står ansvarlig for at uttrekksfunksjonaliteten til enhver tid oppfyller kravene i standarden.
  • Løsningens brukervennlighet, brukergrensesnitt eller evne til å oppfylle særskilte krav som organet har stilt i sin egen kravspesifikasjon, er ikke vurdert. Og det er heller ikke en del av kriteriene i godkjenningsprosedyren. Dette må den som kjøper løsningen selv gjøre.

2. Fire trinn til endelig godkjenning

 Trinn 1 :   Egenerklæringsskjema er levert til Riksarkivet av den som søker om godkjenning

 Trinn 2 :   Den som søker om godkjenning har demonstrert for Riksarkivet at det faktisk er mulig å produsere dokumenter, konvertere dokumentene til godkjent arkivformat og produsere uttrekk fra systemet, jf også punkt 4 nedenfor

 Trinn 3 :   Test og godkjenning av produsert uttrekk er utført av Riksarkivet

Resultat av trinnene 1 til 3 publiseres på Arkivverkets nettsider som et vedtak om midlertidig godkjenning.

Vedtaket inneholder begrunnelse for hvorfor løsningen er gitt status Midlertidig godkjent . For løsninger som ikke oppfyller alle obligatoriske krav, oppgis det også hvilke vurderinger som ligger til grunn for at løsningen likevel er gitt Midlertidig godkjenning .

 Trinn 4 :   Før endelig godkjenning  av løsningen kan finne sted, er test og godkjenning av uttrekk fra et reelt produksjonsmiljø utført av Riksarkivet. Uttrekket produseres av leverandør eller arkivskaper selv, mens Riksarkivets personale er til stede.

Endelig godkjenning baseres på den til enhver tid gjeldende standard, for tiden versjon 3.1. Det vil si at løsninger som er midlertidig godkjent i henhold til versjon 2.1, må oppgraderes til versjon 3.1 for å få endelig godkjenning.

Den som har fått innvilget midlertidig godkjenning av en Noark 5-løsning skal melde fra til Riksarkivet om dato for produksjonssetting av løsningen hos første kunde. Søknad om endelig godkjenning bør være Riksarkivet i hende innen 9 måneder etter produksjonssetting og må senest være mottatt innen 12 måneder.

Ved endelig godkjenning  publiseres eventuell revidert egenerklæring og resultatet av testen av uttrekket på Arkivverkets nettsider, sammen med opplysninger om at løsningen er endelig godkjent.

3. Hvordan fylle ut egenerklæringsskjemaet

Egenerklæringsskjemaet skal fylles ut av den som søker Riksarkivaren om godkjenning av en Noark 5-løsning. Det skal søkes om godkjenning for alle typer løsninger som har funksjoner for elektronisk journalføring eller arkivering av saksdokumenter.

Noark 5-standarden skiller mellom tre ulike typer krav: Obligatoriske (O-krav), betinget obligatoriske (B-krav) og valgfrie (V-krav). Det skal angis i skjemaet om kravene oppfylles eller ikke. Normalt skal alle O-krav oppfylles. Hvis et O-krav ikke blir oppfylt, skal dette begrunnes i et eget vedlegg. Når det gjelder B-kravene, er det i fotnoter til skjemaet angitt når kravene er obligatoriske.

For de som søker godkjenning som komplett hyllevareløsning, skal alle deler av skjemaet besvares. Det skal også angis hvilke V-krav som oppfylles. Når det gjelder kundespesifikke løsninger, kan det angis at bestemte krav ikke er relevante for løsningen.

I selve egenerklæringsskjemaet er det mer detaljerte opplysninger om utfylling.

4. Produksjon av uttrekk for midlertidig godkjenning

Den som søker om midlertidig godkjenning skal produsere et prøveuttrekk med Riksarkivets personale til stede, og dette skal inngå som en del av demonstrasjonen av systemet. Det skal gjøres rede for hvordan uttrekksfunksjonen er implementert i løsningen, f.eks. ved å dokumentere hvilke databasespørringer som brukes for å identifisere de mappene som uttrekket omfatter. Prøveuttrekket skal produseres i ett eksemplar til en portabel harddisk, en minnepinne, en DVD- eller en CD-plate. Mediet skal den som søker om godkjenning selv skal ha med ved demonstrasjonen.

Uttrekket skal utgjøre en samlet enhet, dvs. ligge under en overordnet filkatalog kalt avleveringspakke. Begrepet avleveringspakke brukes heretter som en benevnelse på det samlede innholdet i et uttrekk.

En avleveringspakke skal bestå av ett sett med filer som inneholder metadata, journalutskrifter og dokumenter. Alle filer med strukturert informasjon skal være i XML-format. Dokumentfilene skal være i ett eller flere av følgende godkjente arkivformater: PDF/A, TIFF versjon 6 eller ren tekst (UTF-8 eller ISO 8859-1). Dersom uttrekket skal inneholde dokumentfiler i XML-format, må dette først avtales med Riksarkivaren. Alle XML-filer skal gis obligatoriske navn. Disse navnene er uthevet med fet skrift nedenfor. Skjemafilene skal også inngå i avleveringspakken. Alle XML-skjemaer er publisert som vedlegg til Noark 5 versjon 3.0. XML-filene skal ligge på øverste nivå i katalogen avleveringspakke.  Dokumentfilene skal plasseres i en underkatalog til avleveringspakke kalt dokumenter,  se mer om dette nedenfor.

A. Informasjon om avleveringen: arkivuttrekk.xml

B. Metadata om dokumentene: arkivstruktur.xml

C: Logging av endrede metadata: endringslogg.xml   

C. Journalrapporter: offentligJournal.xml og loependeJournal.xml  

D. XML-skjemaer til alle XML-filer:

arkivstruktur.xsd, mappe.xsd, metadatakatalog.xsd og endringslogg.xsd (skjemaer for arkivstruktur.xml)

offentligJournal.xsd   og loependeJournal.xsd

arkivuttrekk.xml skal følge ”mal for arkivuttrekk.xml”

E. Dokumentfilene skal ligge under en katalog kalt dokumenter,  og denne katalogen kan struktureres i underkataloger etter fritt valg. Alle dokumentfiler må gis et entydig navn. Dokumentfilens extension (filtype, etternavn) skal angi arkivformat: pdf, tif, txt (ren tekst) eller eventuelt xml.

Fila arkivstruktur.xml  skal inneholde alle typer arkivenheter som er representert i løsningen. Prøveuttrekket skal bestå av minst én forekomst av arkiv, arkivdel og klassifikasjonssystem, 10 forekomster av klasse (inkludert eventuelt hierarki), 50 forekomster av mappe, og minst 100 forekomster av registrering, dokumentbeskrivelse og dokumentobjekt. En eller flere av arkivenhetene klassifikasjonssystem, klasse, mappe og dokumentbeskrivelse kan eventuelt utgå i avleveringspakker fra bestemte fagsystemer. Dersom avleveringspakken inneholder dokumentfiler, skal antallet slike være minst 100.

Filene offentligJournal.xml og loependeJournal.xml  skal omfatte alle registreringer/journalposter som er opprettet i løpet av en gitt tidsperiode. Prøveuttrekket skal inneholde minst 100 slike registreringer i hver av de to journalutskriftene.

Fila endringslogg.xml  skal inneholde logging av minst 10 endringer.

Fila arkivstruktur.xml skal inneholde like mange forekomster av dokumentobjekter som det finnes dokumentfiler i avleveringspakken. Hver forekomst av dokumentobjekt skal inneholde referanse til en dokumentfil, slik det er spesifisert i XML-skjemaet. Filreferansen skal være relativ til fila arkivstruktur.xml, dvs. ha formen "dokumenter/<evt. underkatalog(er)>/<filnavn>.

Sjekksummer skal genereres med den til enhver tid gjeldende algoritme og lengde, for tiden SHA-256, som altså er på 256 bits. For hver dokumentfil skal det beregnes en sjekksum. Disse sjekksummene lagres i fila arkivstruktur.xml,  slik det er spesifisert i XML-skjemaet. Fila arkivuttrekk.xml  skal inneholde sjekksummer for alle de andre filene (unntatt arkivuttrekk.xml) i avleveringspakken, inkludert skjemafilene.

I henhold til rundskriv om sjekksummer fra Riksarkivaren datert 8.3.2012 (se lenke nedenfor) skal alle arkivuttrekk (avleveringspakker) deponeres eller avleveres som en TAR-fil. Dette gjelder fra og med 1. november 2013 også uttrekk for midlertidig Noark 5-godkjenning.  I tillegg til arkivuttrekket - dvs. TAR-filen - skal det følge med en fil kalt info.xml  med tilhørende skjema info.xsd .  Denne filen skal inneholde informasjon om selve deponeringen/avleveringen samt sjekksummer med tilhørende algoritme for filene arkivuttrekk.xml og addml.xsd (skjema til arkivuttrekk.xml). Algoritmen skal være SHA-256 (merk skrivemåten). I tillegg til disse to sjekksummene skal det også følge med sjekksum og algoritme for selve TAR-filen. Skjemaet (dvs. innholdet og strukturen) til info.xml er ennå ikke endelig fastsatt. Inntil videre skal derfor denne filen erstattes med en ren tekstfil kalt info.txt , som inneholder informasjon definert i Riksarkivarens forskrift kapittel VIII § 8-30  og de tre sjekksummene med algoritme nevnt ovenfor.

 

5. Produksjon av uttrekk for endelig godkjenning

Uttrekk for endelig godkjenning skal foretas fra en løsning som har vært i produksjon i minimum 6 måneder som midlertidig godkjent Noark 5-løsning. Ved endelig godkjenning skal det som del av demonstrasjonen produseres uttrekk fra reelle data i et reelt produksjonssystem. Uttrekket skal produseres i ett eksemplar til en portabel harddisk, en minnepinne, en DVD- eller en CD-plate. Mediet skal den som søker om godkjenning selv skal ha med ved demonstrasjonen. Det er et krav at uttrekket produseres til et fysisk medium.

Ettersom dette er en endelig godkjenning av en løsning i produksjon, skal uttrekket produseres i tråd med kravene i Noark 5-standardens kapittel 5.12 Avlevering og kapittel VIII i forskrift av 01.12.1999 nr 1566 om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver.

Utrekket bør produseres med utgangspunkt i en eller flere avsluttede arkivdeler. Det kan oppnås ved at data speiles eller kopiere fra produksjonsbasen til en testbase hos arkivskaper der arkivdelen eller arkivdelene kan avsluttes.

Hvis uttrekket skal produseres etter alminnelig periodisering, kan dette enten gjøres ved skarp periodeskille, der man automatisk avslutter alle saker som ikke har status avsluttet, eller det kan gjøres ved mykt periodeskille, der alle ikke avsluttede saker overføres til en arvtaker og ikke kommer med i uttrekket. Hvorvidt mykt periodeskille er en god løsning avhenger av hvor mange saker som vil utelukkes fra uttrekket. Uttrekket skal minst omfatte et halvt års produksjon.

  • Filene som inngår i uttrekket skal utgjøre en avleveringspakke, og være samlet under en felles overordnet katalog kalt avleveringspakke . Dette er beskrevet på s. 98 i Noark 5, versjon 3.0.
  • Innholdet i arkivuttrekket skal være dokumentert i filen arkivuttrekk.xml. Filen inneholder også sjekksummene for alle xml-filer og xml-skjemaer i avleveringspakken (unntakk arkivuttrekk.xml og tilhørende skjema). Denne produseres manuelt ved hjelp av malen som er beskrevet i vedlegg 5.
  • Metadata til alle dokumentene i uttrekket skal være samlet i filen arkivstruktur.xml. I tillegg til arkivstrukturen (arkiv, arkivdel, klassifikasjonssystem, klasse, mappe, registrering, dokumentbeskrivelse, dokumentobjekt) skal filen også inneholde informasjon om bla. saksparter, korrespondanseparter, avskrivning, dokumentflyt, konvertering (av dokumentformat), kryssreferanse, merknader, kassasjonsbestemmelser, utførte kassasjoner, sletting (av f.eks. versjoner), skjerming, gradering, presedens, elektronisk signatur dersom informasjon om dette finnes i roduksjonssystemet.
  • Alle dokumentfiler som det blir referert til fra dokumentobjektene i arkivstruktur.xml, skal være med i uttrekket. De skal ligge i en egen underkatalog kalt dokumenter , eventuelt oppdelt i enda flere underkataloger (f.eks. en pr. dag eller måned).
  • Uttrekket skal inneholde løpende journal (loependeJournal.xml ) for samme tidsrom som ovenfor.
  • Uttrekket skal inneholde offentlig journal (offentligJournal.xml ) for samme tidsrom som ovenfor.
  • Uttrekket skal inneholde en endringslogg (endringslogg.xml ) over endringer i metadataobjekter som forekommer i arkivstruktur.xml.
  • I henhold til rundskriv fra Riksarkivaren datert 8.3.2012 (lenke) skal alle arkivuttrekk (avleveringspakker) deponeres eller avleveres som en TAR-fil. Dette gjelder fra og med 1. november 2013 også uttrekk for endelig Noark 5-godkjenning.  I tillegg til arkivuttrekket - dvs. TAR-filen - skal det følge med en fil kalt info.xml  med tilhørende skjema info.xsd .  Denne filen skal inneholde informasjon om selve deponeringen/avleveringen samt sjekksummer med tilhørende algoritme for filene arkivuttrekk.xml og addml.xsd (skjema til arkivuttrekk.xml). Algoritmen skal være SHA-256 (merk skrivemåten). I tillegg til disse to sjekksummene skal det også følge med sjekksum og algoritme for selve TAR-filen. Skjemaet (dvs. innholdet og strukturen) til info.xml er ennå ikke endelig fastsatt. Inntil videre skal derfor denne filen erstattes med en ren tekstfil kalt info.txt , som inneholder informasjon definert i Riksarkivarens forskrift kapittel VIII § 8-30 (lenke) og de tre sjekksummene med algoritme nevnt ovenfor.  
  • Siden uttrekk for endelig Noark 5-godkjenning skal tas fra et reelt produksjonsmiljø, kan uttrekket i noen tilfeller bli svært stort. Merk at TAR-filen ikke skal overskride 1TB. Dersom det er snakk om større datamengder, må Arkivverket først kontaktes for å avtale hvordan uttrekket kan deles opp i flere TAR-filer.  Arkivuttrekket skal oversendes på et av de fysiske lagringsmediene som er spesifisert i Riksarkivarens forskrift kapittel VIII § 8-31, eller via FTP (File Transfer Protocol) over internett.  Dersom uttrekket overføres til et fysisk medium, må det sendes som rekommandert post eller med bud/kurér. Den fysiske forsendelsen skal også inneholde et følgebrev (på papir) som identifiserer innholdet i uttrekket og som har referanse til Riksarkivets saksnummer dersom dette er kjent. Filene info.txt og info.xsd (inntil videre info.txt) oversendes som vedlegg til e-post til følgende adresse: arkivverket@arkivverket.no.

6. Om Noark-godkjenning

  • Det er ikke nødvendig å søke godkjenning av hver enkelt implementering av en løsning hos kunde. Riksarkivarens godkjenning gjelder for den konkrete versjonen av løsningen som har vært vurdert i godkjenningsprosessen.
  • Ved versjonering av en Noark 5-løsning plikter leverandøren å sikre at den nye versjonen tilfredsstiller minst alle krav som angis oppfylt i den publiserte egenerklæringen som ligger til grunn for Noark 5-godkjenningen. Hvis det avdekkes alvorlige avvik fra de krav som forventes oppfylt i henhold til egenerklæringen, kan løsningen fjernes fra oversikten over godkjente Noark-løsninger.
  • En endelig godkjenning er gyldig i tre år. Innen 2 år og 9 måneder etter endelig godkjenning bør Riksarkivet ha mottatt søknad om fornyet godkjenning. Hvis søknad om fornyet godkjenning ikke er mottatt innen tre år, kan løsningen fjernes fra oversikten over godkjente løsninger.
  • Hvis det avdekkes alvorlige avvik fra obligatoriske krav som angis oppfylt i egenerklæringen, kan løsningen fjernes fra oversikten over Noark 5-godkjente løsninger.
  • Før innsending av et uttrekk til Riksarkivet, plikter den som produserer uttrekket selv å validere uttrekket/arkivstruktur.xml mot skjema. Hvis det forekommer valideringsfeil i uttrekket som ikke er til hinder for godkjenning, må den som lager uttrekket dokumentere alle valideringsfeil og angi hjemmel/begrunnelse for at uttrekket kan godkjennes.

Ved nye versjoner av Noark-standarden, kan Riksarkivaren i særlige tilfeller kreve fornyet Noark-godkjenning av allerede godkjente løsninger.