I følge arkivforskriften § 2-9 skal løsninger for elektronisk journalføring av saksdokumenter i offentlig forvaltning tilfredsstille kravene i Noark-standarden. I tillegg sier § 2-1 i bestemmelsene om elektronisk arkivering av saksdokumenter (Riksarkivarens forskrift kapittel IX) at løsninger for elektronisk arkivering av saksdokumenter skal oppfylle Noark-standardens krav for dette. På bakgrunn av disse bestemmelsene er det en utbredt forståelse av at godkjente systemer vil være en garanti for at minimumskravene i et sakarkivsystem for offentlig forvaltning er dekket. Denne tolkningen av Noark 5-godkjenning ligger ofte til grunn når kommuner eller statlige etater anskaffer nye sakarkivsystemer.

Det er viktig å være klar over at godkjenningsordningen fra Riksarkivet ikke er basert på test av et system, eller sikring av at systemene har funksjonalitet som påstått. I godkjenningsprosedyren på Arkivverkets hjemmeside står det klart at: «Riksarkivet gjennomfører ingen tester av den faktiske tilfredsstillelsen av kravene. Dette må den som kjøper løsningen selv gjøre.» Med andre ord gir en godkjenning av Noark 5-system ingen sikkerhet for at systemet fungerer som påstått, ei heller at systemet oppfyller de relevante kravene som ligger i Noark-standarden.

De som anskaffer et system i offentlig sektor må være bevisst på at en godkjenning av Noark 5-system ikke kan benyttes som en garanti for et godt sakarkivsystem. Det er den som anskaffer et system som har ansvar for å spesifisere krav, og man har plikt til å etterprøve hvorvidt systemets funksjoner samsvarer med de gitte behov.

Godkjente løsninger skal ha levert en egenerklæring til Riksarkivet på hvilke krav i Noark-standarden systemet tilfredsstiller, og dette vil være en viktig dokumentasjon å se på i anskaffelsen av et sakarkivsystem. Egenerklæringen er ikke etterprøvd på noen måte, og gir derfor heller ingen garanti for funksjoner eller kvaliteter i systemet. Men den gir en indikasjon på hva systemleverandøren mener å ha oppfylt.

Noark 5-standarden er ikke en teknisk kravtabell, og sikrer dermed heller ikke en teknisk spesifikasjon av arkivkrav i offentlig forvaltning. Den spesifiserer hvilken type informasjon som skal og bør behandles, men setter ingen konkrete krav til teknisk løsning. Godkjenningen av slike systemer kan derfor ikke leses som en teknisk godkjenning. Riksarkivets godkjenning av Noark 5-systemer sier kun at systemet er rapportert til Riksarkivet, og at det er foretatt uttrekk av det aktuelle systemet. Dette sier ingen ting om funksjonalitet og kvalitet på behandling av arkivdata i systemet, eller at det sikrer dokumentasjon eller arkivkrav. Noark5-standarden er en teoretisk standard, der teknisk gjennomføring er overlatt til det åpne marked, uten at kvaliteten blir etterprøvd av Riksarkivet. Godkjenningen av systemer har derfor begrenset verdi i en anskaffelse av sakarkivsystemer, og må ikke tolkes som en sikring for et godt sakarkivsystem.