Bakgrunn

Fra midten av 1980-årene har offentlige arkiver i økende grad blitt skapt digitalt, i stedet for på papir. På samme måte som med papirarkiv, skal digitalt arkivert materiale overføres fra offentlige virksomheters sakarkivsystem og fagsystem til arkivinstitusjonene for langtidslagring. Flere oppfatter dagens situasjon innen dette området som en tidstyv, tungvint og unødig kostnadskrevende.

Utredningen 2015

Høsten 2014 ble det i Riksarkivet startet en utredning for å finne gode løsninger på utfordringene knyttet til vedlikehold, deponering og avlevering av digitalt skapt arkiv. Rapporten ble ferdig i januar 2015, og den finner du . Det ble rettet en del kritikk mot utredningen fra ulike hold:

  • Rapporten ble ikke oppfattet å være tilstrekkelig forankret i forvaltningen.
  • Rapporten hadde ikke vurdert ulike konsepter, kun variasjoner av ett konsept.
  • Rapporten inneholdt ikke en grundig nok samfunnsøkonomisk analyse.
  • Rapporten problematiserte ikke i tilstrekkelig grad regelverk, arbeidsprosesser og organisering.

Prototype

I forlengelsen av utredningen ble det igangsatt en prototyp i henhold til løsningen som ble anbefalt i utredningen. Deltakerne var Arkivverket, Bouvet og Riksantikvaren. Hensikten var å teste ut gjennomførbarheten med løpende overføring og teste ut om RDF er en egnet teknologi å bruke til dette formålet. Arbeidet med prototypen er nå avsluttet og videreføres ikke. Det ble høstet en rekke nyttige erfaringer som er oppsummert i en sluttrapport

Behandling i Digitaliseringsrådet i mars 2016

I mars i år presenterte Arkivverket prosjektet eArkiv for det nyoppnevnte . De oppfattet at eArkiv hadde betydelig potensial til å bli en løsning som vil kunne gi stor samfunnsøkonomisk nytte, men mente at konseptet ikke var tilstrekkelig modent. Derfor ble Arkivverket bl.a. anbefalt å gjennomføre en grundig utredning av reelt sett alternative konsepter for å løse utfordringene innenfor problemområdet og sørge for en bred involvering av berørte parter. Digitaliseringsrådets anbefalingsbrev finner du her:



Nytt mandat april 2016

Arkivverket har valgt å ta hensyn til kritikken og å følge Digitaliseringsrådet anbefalinger i det videre arbeidet og gjennomfører en grundig konseptfase, i henhold til , med bred involvering av nøkkelinteressenter. Mandat for denne fasen ble godkjente i internt styringsgruppemøte 24. april 2016. Du kan lese mer om dette . Formålet med konseptfasen er å utrede alternative konsepter og velge det beste. Det vil si det konseptet som er best egnet til å tilfredsstille de definert behovene. Konseptutredningen vil følge  og .  

Organisering og prosess

Det er viktig at vi kommer frem til en omforent anbefaling for å sikre at vi velger det beste konseptet og for å sikre best mulige forutsetningen for en vellykket gjennomføring. Derfor har vi lagt opp en prosess med bred involvering gjennom hele utredningsfasen. Dette gjøres gjennom bredt sammensatte forum som kjerneteamet, kommunalt og statlig samarbeidsforum, ekstern og intern referansegruppe og styringsgruppe, hvor alle deler av utredningen behandles. Spesielt har vi i denne utredning tett kontakt med KS og Oslo Kommune i ukentlige møter og øvrig kontakt, slik at vi er sikrer på at vi tar hensyn til de kommunale perspektivene.

Navnendring til MAVOD i juni 2016

Begrepet eArkiv er i bruk i ulike andre sammenhenger utenfor dette prosjektet, og dette skapte usikkerhet og grenseoppgangen mellom Arkivverkets eArkiv prosjekt og andre eArkiv. Derfor besluttet vi å endre navnet til konseptutredning Modernisering av ArkivVedlikehold og Overføring til Depot – forkortet MAVOD. En av grunnene for navnevalget var et det ikke skulle gi assosiasjoner til én spesiell løsning.

Status per august 2016

Bortsett i fra oppstart og bemanning, startet prosjektet med prosessen for å lande målformulering og problembeskrivelse med avgreninger som nå har hatt en bred behandling av i ulike fora. Målene er som følger:

Prosjektets samfunnsmål er å bidra til helhetlig og relevant informasjonsforvaltning uten å medføre unødig store byrder for offentlig virksomheter og arkivinstitusjoner.

Vi har identifisert fire effektmål som understøtter dette samfunnsmålet:

  • Enklere vedlikehold av arkivmateriale fram til langtidsbevaring. 
  • Enklere mottak av arkivmateriale hos arkivinstitusjonene.
  • Tilfredsstillende informasjonssikkerhet og personvern
  • Tilstrekkelig teknisk kvalitet

Problembeskrivelsen med avgrensninger finner du her:



Videre har prosjektet hatt en omfattende prosess for å komme frem til omforent beskrivelse av nåsituasjonen med de utfordringer og problemer som prosjektet skal finne løsninger på. Beskrivelsen vil bli lagt ut her når den er behandlet i relevante fora.

Hva skjer videre?


De neste stegene er som følger:

  • Behandling av behovsbeskrivelse og beskrivelse av ønsket situasjon samt gap-analyse
  • Dialog med leverandører i henhold til leverandørutviklingsprogrammet:
  • En prosess for å komme frem til omforente alternative konsepter som skal analysers
  • Gjennomføre datainnsamling for og samfunnsøkonomis analyse av de alternative konseptene
  • Behandling av analysen og en prosess for å komme frem til anbefalt konsept
  • Vi planlegger å legge ut deler av utredninger etter hvert som blir behandlet i prosjektets organer.

Hvis du har spørsmål eller synspunkter, ta kontakt med seksjonssjef Tor Anton Gaarder i Arkivverket på toga@arkivverket.no eller mobil: 952 48 050.