Lovheimel

Arkivforskrifta § 2-3 seier at offentlege organ normalt skal ha eit klassifikasjonssystem – ein arkivnøkkel – som omfattar alle dei saksområda organet steller med. Innføring av nye og reviderte nøklar skal meldast til Riksarkivaren for registrering, jf. § 7 i arkivlova. I arkivnøkkelen bør det skiljast mellom eigenforvaltning og fagsaker. Ved overgang til ny arkivnøkkel skal ein også byrje på ny periode i arkivet, jf. kap. III B om periodisering av arkiv, og alle nye saker skal klasserast etter den nye nøkkelen.

Arkivforskrifta § 2-7 seier at journalen skal innehalde arkivkode (etter arkivnøkkelen).

Kva er eit klassifikasjonssystem?

Alle offentlege organ skal ha eit klassifikasjonssystem for ordning av sakarkivet sitt, ein arkivnøkkel, og den skal omfatte alle dei sakområda organet har. Arkivnøkkelen kan vere basert på eitt eller fleire ordningsprinsipp. Oftast byggjer den på ei inndeling etter emne, men den kan også vere funksjons- eller objektbasert. Eksempel på objektordna seriar er personalsaker ordna etter namn eller fødselsdato og bygningssaker ordna etter gards- og bruksnummer. 

I eit papirarkiv blir det brukt rekkjeordningssystem som fastset korleis sakene skal stillast opp. Det kan vere kronologisk etter dato eller løpenummer, alfabetisk eller etter eit kodesystem frå ein arkivnøkkel. 

Kva er klassering?

Arkivnøkkelen viser inndelingsprinsipp og rekkjeordningssystem for arkivet og gir ei systematisk oversikt over dei arkivkodane eller verdiane som blir nytta i rekkjeordninga. Å bestemme ein arkivkode eller ein verdi for ei sak, og merke dei tilhøyrande dokumenta med denne koden eller verdien, blir kalla å klassere.

Er klassifikasjonssystem nødvendig?

I enkelte miljø blir det hevda at overgangen frå papirarkiv til elektronisk arkiv med indeksering, metadata og gode søkeverktøy har gjort arkivnøklar overflødige. Men klassifikasjon er ein obligatorisk og sentral del av både vår eigen Noark-standard og internasjonale standardar som Moreq2010 og ISO 15489. Dei to sistnemnde standardane har funksjonsbaserte klassifikasjonssystem.

Eit velfungerande klassifikasjonssystem er ein føresetnad for effektiv iverksetting av bevarings- og kassasjonsplanar. Funksjonsbasert klassifikasjon kan gje dokumenta ein vidare kontekst fordi dokumenta blir knytte til den prosessen som skapte dei. Saker og dokument som blir til som resultat av same arbeidsprosess kan haldast samla. Dette vil lette framfinning i både aktive og avslutta arkiv. Eit godt klassifikasjonssystem vil vere til stor nytte, ikkje minst for arkiv som skal oppbevarast for all ettertid.

Skal klassifikasjonssystem 

godkjennast?

Statlege organ treng ikkje å få godkjent arkivnøkkelen sin, men den skal registrerast hos Arkivverket. Det er ein føresetnad at klassifikasjon skal danne eit utgangspunkt for å gjennomføre bevaring og kassasjon i samsvar med gjeldande bevarings- og kassasjonsreglane. Det betyr at klassar i klassifikasjonssystemer i størst moleg grad bør eigne seg til å skilje mellom bevaringsverdig og ikkje bevaringsverdig dokumentasjon. For å sikre at klassifikasjon blir utforma på en hensiktsmessig måte vil det vere ein fordel at verksemda som utarbeider nye klassifikasjonssystem kontaktar Riksarkivet på eit tidleg tidspunkt i arbeidsprosessen for råd og rettleiing.

Behov for fornying

Det er i dag et stort fornyingsbehov knyttet til dagens klassifikasjon både når det gjelder Riksarkivarens regelverk og praksis i statlige virksomheter.

Riksarkivaren har nylig revidert felles bevaring- og kassasjonsbestemmelser (BK-bestemmelser) for statsforvaltningen og fastsatt nye bestemmelser. Revisjonen medfører at Fellesnøkkelen ikke lenger er egnet som redskap til å gjennomføre bevaring og kassasjon etter de nye bestemmelsene. 

Dispensasjon fra arkivforskriftens krav om Felles arkivnøkkel

I en periode frem til det foreligger et nytt regelverk for klassifikasjon, er det behov for hensiktsmessige overgangsordninger som ivaretar virksomheters behov knyttet til dokumentasjonsforvaltning. Derfor vil Riksarkivaren etter søknad fristille statlige virksomheter fra kravet om å følge dagens Fellesnøkkel når virksomhetene reviderer sine arkivnøkler og utarbeider nye klassifikasjonssystemer. Les mer om Riksarkivarens arbeid med klassifikasjon i statlige virksomheter