Utfordringar med dokumentfangst

Utfordringa for arkivtenesta er å kunne drive aktiv dokumentfangst også frå sosiale medium. Interne arkiv- og saksbehandlingsrutinar skal vere utforma på ein slik måte at dokument (tekstar, bilete, lydfiler, videoar mv.) som organet legg ut sjølv, blir forskriftsmessig journalførte og arkiverte. Formatkravet for dokument er PDF/A, versjon 1a eller 1b. Lyd- og biletfiler kan også lastast ned og lagrast på PC-en før dei blir journalførte og arkiverte på vanleg måte. For lyd- og biletfiler er formatkrava sette opp i Riksarkivaren si forskrift kapittel VIII § 8-17. Kommentarar eller meldingar som er på eit sosialt medium, og som fell inn under journalføringsplikta eller arkiveringsplikta, skal normalt handterast i eit Noark-basert journal-/arkivsystem som er godkjent av Riksarkivaren. Sosiale medium er i seg sjølv ikkje godkjente som journal-/arkivsystem.

Saksbehandling i sosiale medieum

Sosiale medium bør i utgangspunktet ikkje brukast som ein del av den ordinære saksbehandlinga. Der bør ein nytte system som er særskilt utvikla for å handtere dette – Noark-baserte system eller fagsystem. Det er ganske mykje ”plunder og heft” forbunde med å fange og overføre data frå eit sosialt medium til eit journal-/arkivsystem.

Dersom det likevel skjer saksbehandlingsliknande kommunikasjon via sosiale medium, er dei juridiske og arkivmessige forholda rundt dette gjort greie for i rapporten ”Regjeringens bruk av sosiale medium – Veien til mer demokrati i Norge?” På side 24 i rapporten blir forholdet til journalføring og offentleglov behandla. Kort framstilt er råda som følgjer:

Retningslinjer

Kommunikasjon på sosiale medium som fell inn under offentleglova sitt omgrep ”saksdokument for organet”, skal alltid arkiverast dersom den er ”gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon”. Det er altså tilstrekkeleg at det eine av dei to kriteria er oppfylt. Dersom begge kriteria er oppfylte, skal kommunikasjonen også journalførast, jf. arkivforskrifta § 2-6.

Dei sosiale media er dynamiske og det kan vere vanskeleg å fange opp kommunikasjon og dokument som har verdi som dokumentasjon. Arkivtenesta må vurdere om den skal overvake relevante nettstader som ein del av dei daglege rutinane, som om nettstadane var ustrukturerte postmottak. Kvar verksemd må lage sine eigne rutinar for dette, der den informasjons-/kommunikasjonsansvarlege og arkivansvarlege samarbeider.

Praktiske råd

Spørsmål og svar under nettmøte og på bloggpostar blir omfatta av forvaltninga si plikt til å føre journal etter arkivlova med forskrifter og innsynsretten etter offentleglova. Men det er tilstrekkeleg at nettmøte og bloggpostar med tilhøyrande kommentarar blir journalførte og arkiverte som eitt dokument.

Spørsmål og svar sende via Facebook og Twitter skal vurderast på lik linje med e-postar og journalførast dersom dei er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon. Det bør dessutan presiserast på den aktuelle internettsida (Facebook, Twitter osv.), så langt det lèt seg gjere, at dersom den som kjem med ein førespurnad ønskjer eit formelt svar frå organet, eller at det skal stejast i gang saksbehandling, må vedkomande sende eit formelt spørsmål per e-post.