Funksjonsbasert eller emnebasert?

I ein tradisjonell arkivnøkkel blir dokumenta ofte inndelte etter emne, det vil seie etter kva tema dei handlar om. Mange emne samsvarar med dei funksjonane organet har, og det kan også lagast  ein arkivnøkkel på grunnlag av arbeidsoppgåvene til organet. Arkivnøkkelen blir då funksjonsbasert. 

Kvifor funksjonsbasert?

  • Dokumenta blir tilførte viktig kontekstuell informasjon.  
  • Attfinning og tilgangsstyring blir forenkla.
  • Ei funksjonsbasert bevaring- og kassasjonsvurdering kan lettare overførast til arkivmaterialet.

Funksjonsanalyse

For å lage ein arkivnøkkel basert på funksjonar må ein gjennomføre ein analyse av verksemda. Ei verksemd vil vanlegvis berre ha eit fåtal hovudfunksjonar, men nokre av desse kan delast opp i underfunksjonar. Ein funksjon blir delt opp i aktivitetar som har ein start og ein slutt. Ein aktivitet som gjentek seg kan ein kalle ein prosess. Ein aktivitet kan igjen delast opp i transaksjonar, og det er transaksjonane som skaper arkivdokument.

Kjekt å vite

Sjølv om statlege organ normalt skal bruke Fellesnøkkelen for dei første klassane, er det mogeleg å lage ein funksjonbasert arkivnøkkel for organet sine fagsaker.

Ein funksjonsanalyse kan og bør resultere i både nytt klassifikasjonssystem og nye bevarings- og kassasjonsreglar. Det finst verktøy for å gjere funksjonsanalysar, sjå f.eks. den australske standarden DIRKEN (Designing and Implementing Recordkeeping Systems).

Lovheimel

Arkivforskrifta § 2-3 seier at eit organ normalt skal ha eit klassifikasjonssystem - ein arkivnøkkel - som omfattar alle dei saksområda organet steller med.