Kva er eit klassifikasjonssystem?

Alle offentlege organ skal ha eit klassifikasjonssystem for ordning av sakarkivet sitt, ein arkivnøkkel, og den skal omfatte alle dei sakområda organet har. Arkivnøkkelen kan vere basert på eitt eller fleire ordningsprinsipp. Oftast byggjer den på ei inndeling etter emne, men den kan også vere funksjons- eller objektbasert. Eksempel på objektordna seriar er personalsaker ordna etter namn eller fødselsdato og bygningssaker ordna etter gards- og bruksnummer.

Kva er klassering?

Arkivnøkkelen viser inndelingsprinsipp og rekkjeordningssystem for arkivet og gir ein systematisk oversikt over dei arkivkodane eller verdiane som blir nytta i rekkjeordninga. Å bestemme ei arkivkode eller ein verdi for ei sak, og merke dei tilhøyrande dokumenta med denne koden eller verdien, blir kalla å klassere.

Er klassifikasjonssystem nødvendig?

Ein kan argumentere for at indeksering, metadata og gode søkjeverktøy kan gjere arkivnøklar overflødige. For arkiv som skal lagrast for æva er det likevel viktig å ha eit dokumentert ordningssystem å navigere etter. Ein bevarings- og kassasjonsplan kan koplast til systemet og gjere det enklare å kassere dei sakene som ikkje skal takast vare på for ettertida.