Kva betyr det å ha journalføringsplikt men ikkje arkiveringsplikt?

Nokre verksemder har journalføringsplikt etter offentleglova sjølv om føresegnene i arkivlova om arkivering og avlevering ikkje gjeld for dei.

Arkivforskrifta gjeld likevel for desse verksemdene. Føresegnene i §§ 2-6 og 2-7  seier at det skal førast ein journal og kva denne skal innehalde. Det blir også spesifisert kva ein offentleg journal skal innehalde. Kravet til Noark-standard er heimla i arkivforskrifta § 2-9, men denne standarden omfattar altså ikkje aksjeselskap og andre verksemder med journalføringsplikt etter offentleglova. Kravet er likevel at verksemdene har ei løysing som legg til rette for at det kan produserast ein offentleg journal, og at journalen inneheld dei opplysningane som er spesifiserte i arkivforskrifta § 2-7.

I brevet sitt 25.10.2010 seier Justisdepartementet mellom anna:

På denne bakgrunnen går vi ut frå at arkivforskrifta § 2-9 ikkje gjeld for organ som er omfatta av offentleglova, men ikkje av arkivlova.  Det gjeld følgjeleg heller ikkje noko krav om at slike organ skal ha eit arkivsystem som følgjer Noark-standarden. Sentrale moment i vurderinga har vore at føresegna er lite sentral for føremålet med journalføringskravet i offentleglova § 10 fyrste ledd, og dei praktiske og økonomiske konsekvensane ei plikt etter § 2-9 ville ha.

Kvifor journalføringsplikt?

Journalføringsplikta skal sikre innsyn i verksemder der staten har særlege interesser. Ein kan la vere å føre journal for dei delane av verksemda som er konkurranseutsette.

Kven gjeld journalføringsplikta for?

Med nokre unnatak, sjølvstendige rettssubjekt der stat, fylkeskommune eller kommune direkte eller indirekte

  • har ein eigardel som gir meir enn halvparten av stemmene i det øvste organet i rettssubjektet, eller  
  • har rett til å velje meir enn halvparten av medlemene med stemmerett i det øvste organet i rettssubjektet.

Kjekt å vite

Rettsubjektet kan få rettleiing frå Riksarkivaren om journalføring sjølv om det ikkje er underlagt alle føresegnene i arkivlova. 

Lovheimel

Arkivforskrifta §§ 2-6 og 2-7 omhandlar kva dokument som skal journalførast og kva opplysningar som skal med i offentleg journal.

Offentleglova § 2 definerer lova sitt verkeområde.