Bevaring av saker som blir politisk behandlet

Det er bred enighet om at den administrative behandlingen av saker som blir politisk behandlet bør bevares for ettertiden, også i tilfeller der saksområdet ikke skal bevares. Kun en håndfull høringsinstanser har argumentert mot dette synet. Det vil bli tatt hensyn til dette i utformingen av regelverket.

Bevaring av individdokumentasjon

Samtlige høringsuttalelser er svært positive til at man i forslaget til nye bestemmelser går vekk fra statistisk utvalgsbevaring, der kun opplysninger om personer født 1., 11., og 21. hver måned bevares. Mange høringsinstanser er positive til at det er et større fokus på rettighetsdokumentasjon i forslaget til nye bevarings- og kassasjonsregler enn det var i de tidligere regelverkene. En del høringsinstanser gir også uttrykk for at den tilnærmingen som er valgt virker fornuftig med hensyn til bevaring av rettighetsdokumentasjon, mens en del høringsinstanser har følgende innvendinger:

  • Vil bevare mer individinformasjon enn det er lagt opp til i forslaget.
  • Vil bevare mindre individinformasjon enn det er lagt opp til i forslaget.
  • Mener det er uheldig at bevaring av individinformasjon knyttes så sterkt til konkrete paragrafer i ulike særlover, og argumenterer for at det isteden bør brukes mappebetegnelser f.eks klientmapper, elevmapper, personalmapper osv.
  • Mener at det i forslaget ikke er lagt nok vekt på verdien av dokumentasjon knyttet til enkeltpersoners generelle historie
  • Mener at formuleringen ”individers rettigheter og plikter” i bevaringsformål 3 bør endres til ”individers rettigheter og interesser”.

Kartleggingens dekningsgrad

De fleste høringsinstansene har enten ingen merknader til kartleggingens dekningsgrad, eller har svart at kartleggingen fremstår som grundig og at de ikke savner oppgaver/fagområder. Men følgende innvendinger er også fremkommet:

  • Kartleggingen speiler ikke geografiske forskjeller og de ulike kommunenes størrelser, ressurser og historie. 
  • Det er ikke er tilstrekkelig å kartlegge en oppgave i en kommune. Tilfeldige forhold vil da få store utslag.
  • Det vil være nødvendig med regelmessige oppdateringer og justeringer av regelverket for å fange opp endringer i oppgaver og ansvarsområder.
  • Detaljeringsnivået i kartleggingen er noe ujevnt.
  • Det vil være nødvendig for kommunene/fylkeskommunene å foreta en mer detaljert kartlegging i forbindelse med vurderingen av merbevaring og utarbeidingen av kassasjonsfrister.

Andre endringer i forslaget

Mange høringsinstanser har kommet med endringsforslag til konkrete paragrafer i den fagspesifikke delen av regelverket. Disse vil bli behandlet i forbindelse med gjennomgangen av de konkrete bestemmelsene, og er ikke oppsummert i dette dokumentet.

En del høringsinstanser har også kommet med forslag til endringer i den generelle delen av regelverket. Disse er oppsummert her:

  • Bevaringspåbudene i arkivforskriften § 3-20:
    • Forslag om å utvide det generelle bevaringspåbudet i arkivforskriften fra 1950 til 1970 for kommunale og fylkeskommunale arkiver.
    • Merknad om at det i regelverket bør refereres til bevaringspåbudene i arkivforskriften.
  • Regelverkets virkeområde:
    • Regelverket også bør gjelde for organer som utfører kommunale oppgaver.
  • Revisjon av regelverket:
    • Regelverket bør revideres hyppig
    • Bestemmelse om revisjon av regelverket bør tas inn i regelverket.
    • Revisjon av regelverket bør skje i samarbeid med det kommunale miljøet
  • Kassasjonsfrister:
    • Kommunene og fylkeskommunene bør pålegges i regelverket å dokumentere kassasjonsfrister og lokale tilpassinger til regelverket i arkivplanen.
    • Det bør åpnes for at kommunen/fylkeskommunen kan utarbeide ulike kassasjonsfrister for en sakstype.
    • Riksarkivaren bør utarbeide kassasjonsfrister for de ulike fagområdene.
  • Statlige oppgaver:
    •  § 4-7 i forslaget, som omhandler statlige oppgaver som utføres av kommunen eller fylkeskommunen, bør forklares/utdypes nærmere.
    • Paragrafen bør gjøres mer generell.
  • Begrepsbruk (definisjoner):
    • Sak brukes synonymt med enkeltvedtak i kommunen. Anbefaler heller begrepene ”handling eller ”transaksjon”
  • Bevaring av informasjon i fagsystemer som omfatter flere forvaltningsnivåer:
    • Regelverket bør behandle bevaring av opplysninger som registreres i systemer eid av staten.
  • Ikrafttredelse:
    • Regelverkets ikrafttredelse bør forskyves i og med at høringsfristen ble utvidet.
  • Bevaringsbestemmelser i annet lovverkk:
    • Materiale som skal bevares i henhold til annet lovverk bør refereres i regelverket.
  • Overgangsordninger:
    • Bekymring for kassasjon av rettighetsdokumentasjon med hjemmel i regelverket som dekker perioden 1987 –d.d
    • Forslag om å gå bort fra statistiske utvalg også for perioden 1987 - d.d, dvs. justere deler av det eldre regelverket
    • Forslag om å gi det nye regelverket tilbakevirkende kraft.