Det varierer litt hva høringsinstansene har lagt i begrepet ”de overordnede bevarings- og kassasjonsvurderingene”, men hovedsakelig har høringsinstansene under dette punktet kommentert følgende områder:

  • At regelverket angir hva som skal bevares og ikke hva som skal kasseres
  • Detaljeringsnivået i regelverket
  • Kommunenes og fylkeskommunenes ansvar for å utarbeide kassasjonsfrister og vurdere merbevaring
  • Den funksjonsbaserte tilnærmingen i bevarings- og kassasjonsvurderingen
  • Bevaringsformålene og kriteriene i bevaringsutvalgets rapport
  • De medienøytrale bestemmelsene

Detaljeringsnivå, kassasjonsfrister og merbevaring

Høringsuttalelsene spriker forholdsvis mye når det gjelder disse spørsmålene. Høringssvarene spriker mest når det gjelder regelverkets detaljeringsgrad, hvorvidt det er riktig å ikke angi hva som kasseres og hvorvidt det er riktig å ikke knytte kassasjonsfrister til regelverket. Flertallet av høringsinstansene er positive til at det tas utgangspunkt i hva som skal bevares og ikke hva som skal kasseres. De er også positive til at kommunene og fylkeskommunene får ansvaret for å fastsette kassasjonsfrister og vurdere merbevaring.

Men noen høringsinstanser: 

  • Gir uttrykk for at det er for store variasjoner i detaljeringsnivået i regelverksutkastet, og anbefaler om at det gjøres mer overordnet.
  • Mener at regelverksutkastet er for lite detaljert. De vil ha et regelverk som både omtaler hva som skal bevares og hva som kan kasseres, hvor Riksarkivaren fastsetter kassasjonsfristene. Enkelte er bekymret for at kommunenes utarbeiding av kassasjonsfrister vil medføre at for lite blir kassert. Andre er bekymret for at bevaringsverdig materiale skal gå tapt når kommunene skal vurdere merbevaring og fastsette kassasjonsfrister.
  • Påpeker at det nye regelverket vil være arbeidskrevende for kommunene.
  • Gir uttrykk for at ikke alle kommuner vil ha den nødvendige kompetansen for å utføre arbeidet. Høringsinstansene er spesielt bekymret for mindre kommuner som ikke er tilknyttet interkommunale arkivordninger.

Funksjonsbasert tilnærming

Flertallet av høringsuttalelsene er positive til at det er valgt en funksjonsbasert tilnærming. Det vises blant annet til at funksjonene og aktivitetene vanligvis er de mest stabile strukturene i organisasjonen.
Men noen høringsinstanser mener at:

  • Den funksjonsbaserte tilnærmingen har gitt for mye fokus på bevaring av oppgaver og sakstyper, og at det legges for mye vekt på å dokumentere saksbehandlingen via rutiner, prosedyrer og regelverk.
  • Det funksjonsbaserte regelverket bør suppleres med innholdsbaserte bestemmelser for f.eks personalmapper, klientmapper og elevmapper, og mediebaserte bestemmelser for foto, film, lydopptak, kart, tegninger osv.
  • Regelverket har en statisk karakter i og med at det baserer seg på kartlegging av oppgaver på et gitt tidspunkt.
  • Det er behov for hyppige revideringer av regelverket slik at regelverket fanger opp endringer i kommunale og fylkeskommunale oppgaver og ansvarsområder.

Bevaringsformålene og kriteriene i bevaringsutvalgets rapport

De fleste høringsinstansene er positive til at de fire bevaringsformålene i bevaringsutvalgets rapport med tilhørende kriterier legges til grunn for bevarings- og kassasjonsvurderingen.
Men følgende innvendes:

  • Det er lagt for mye vekt på bevaringskriteriene knyttet til bevaringsformål 1 og for lite på bevaringskriteriene knyttet til bevaringsformål 2
  • De fire bevaringsformålene (i bevaringsutvalgets rapport) er for hierarkiske og tar for mye hensyn til det nasjonale perspektivet.
  • Kommunale arkiv som primærkilde til kunnskap om den enkelte kommunes miljøer, innbyggere, kultur og historiske utvikling, er noe nedtonet i forhold til tidligere formuleringer av bevaringskriteriene.

Medienøytrale regler

Forslaget til nye bevarings- og kassasjonsbestemmelser skal være medienøytrale, men flere høringsinstanser har spilt inn at det burde vært mer fokus på kassasjon i elektronisk arkiv i forslaget til bestemmelser/høringsnotatet. Kost/nytte-vurdering av kassasjon i elektronisk arkiv, og medierelaterte bestemmelser for f.eks Noark systemer, fagsystemer, web-sider og sosiale medier etterlyses. I høringsbrevet heter det at ”implementering av nye bevarings- og kassasjonsbestemmelser forutsetter at funksjonalitet for bevaring og kassasjon finnes innebygd i organers arkivsystemer før systemene tas i bruk”, men flere høringsinstanser har gitt uttrykk for at reglene bør være tydeligere på at kassasjon bare er lønnsomt når hele arkivdeler kasseres eller når enkeltsaker merkes for kassasjon i det saken opprettes. Riksarkivet oppfordres også til å samarbeide med KS om å legge inn bevaringstid/ kassasjonsregler i K-kodesystemet.