Kva er redundans?

Redundans står for overflod eller gjentaking av dokumentasjon eller informasjon. Redundans oppstår når same dokumentasjon eller informasjon finst arkivert fleire stader. Hovudregelen er at redundant materiale skal kasserast.

Unikt arkivmateriale er det motsette av redundant arkivmateriale. Termen unik inneber at eit materiale er eineståande når det gjeld innhald eller form. At eit materiale er unikt tilseier bevaring. Vilkåret er at materialet har tilstrekkeleg bevaringsverdi etter dei andre kriteria.

Dobbeltarkivering

Dersom det oppstår redundans på grunn av dobbeltarkivering i eit organ, blir eitt av eksemplara (vanlegvis det mest komplette) sett som unikt. Dette eksemplaret blir vurdert for bevaring og kassasjon.

Dei andre eksemplara blir vurderte som redundante og fjerna når arkivskaparen ikkje lenger har behov for dei. Slikt materiale blir vanlegvis fanga opp av arkivavgrensing.

Ulike kontekstar

Same arkivmateriale kan inngå i ulike kontekstar (samanhengar) hos fleire offentlege organ, bl.a. som resultat av korrespondanse mellom desse organa.

Dersom materialet er bevaringsverdig, må det vurderast om det er tilstrekkeleg å bevare materialet ein stad eller om det også er viktig å dokumentere samanhengane informasjonen inngår i, slik at materialet bør bevarast fleire stader.

Dette er særleg aktuelt dersom ein skal lage bevarings- og kassasjonsreglar (bk-reglar) for ein heil sektor eller ein etat.

Utveksling av informasjon mellom elektroniske system

Utveksling av informasjon mellom system skaper redundant informasjon. Når ein skal bk-vurdere elektroniske system er det viktig å undersøkje om same informasjon blir lagra i fleire system.

Dersom informasjonen er bevaringsverdig, må det vurderast om det er tilstrekkeleg å hente den frå eitt system eller om det også er viktig å dokumentere samanhengane informasjonen inngår i, slik at det bør bevarast informasjon frå fleire system.

Ulike aggregeringsnivå

Ein type redundans oppstår når det finst arkivmateriale på fleire aggregeringsnivå. Aggregering betyr oppsamling og samanstilling eller berekning av ulike verdiar for eit datasett.

Den same informasjonen kan finnast både som rådata (grunnlagsinformasjon) i eit system eller på papir, eller som aggregert informasjon, f.eks. som ein statistikk eller ei årsmelding.

Rådata er meir fleksible med omsyn til framtidig bruk. Bevarte rådata kan og samanstillast på mange ulike måtar og gi svar på spørsmål det ikkje er aktuelt å stille i dag, men som kanskje vil vere viktige for framtidige forskarar.

Som regel er det derfor ønskjeleg å bevare rådata, men dersom dette blir urimeleg kostbart vil det vere aktuelt å berre bevare aggregerte data.

Bevaring av aggregerte/ikkje aggregerte data bør sjåast i samanheng med kriteria for lenking, omfang og tidsspenn. Dersom materialet scorar høgt på desse kriteria, er det spesielt viktig at rådata blir bevarte.

Materialet finst både på papir og elektronisk

Når arkivmateriale er arkivert parallelt i elektronisk form og på papir, oppstår det redundans. Det kan då vere grunnlag for å kassere ein av versjonane.

Ein må undersøkje om innhaldet i papirarkiva og dei elektroniske systema verkeleg er identisk. Dersom innhaldet er identisk, må ein vurdere om det inngår i enn spesifikk kontekst som gjer at både papirversjonen og den elektroniske versjonen bør bevarast eller om ein av versjonane kan kasserast.

I valet mellom elektronisk og papirbasert versjon, bør ein på grunn av den meir fleksible etterbruken helst velje den elektroniske versjonen.

Når materialet er vurdert med omsyn til om det er redundant eller unikt, må bruksverdien og etterspørselen vurderast.