Arkivmateriale som kan lenkast

Eit materiale kan lenkast når informasjonen i systemet eller serien lett kan knytast saman med tilsvarande funn i anna arkivmateriale.

Matrikkel, personnummer, fødselsdato og namn er ofte brukte som ordningsprinsipp i papirarkiv. Ein serie som er ordna etter f.eks. fødselsdato kan forholdsvis enkelt koplast saman med ein annan serie der det er brukt same ordningsprinsipp.

I elektroniske system (relasjonsdatabasar) er matrikkel, fødselsnummer, organisasjonsnummer m.fl. ofte brukte som primærnøkkel. Primærnøkkelen koplar dei ulike tabellane i systemet saman.

Lenking aukar arkivmaterialet sin bevaringsverdi dersom dei forskjellige funna av informasjon utfyller kvarandre samtidig som dei kvar for seg viser samanhengar som ingen av dei representerer åleine.

At eit arkivmateriale lett kan lenkast, er eit tilleggskriterium for bevaring, altså ikkje eit tilstrekkeleg bevaringskriterium. Det kan auke arkivmaterialet sin bevaringsverdi dersom materialet inneheld bevaringsverdig informasjon etter andre kriterium.

Når skal kriteriet brukast?

Kriteriet at arkivmateriale lett lar seg lenke er spesielt aktuelt når ein vurderer elektroniske system. Ta utgangspunkt i kartlegginga av arkivseriane og dei elektroniske systema:

  • Kan informasjonen i systemet (eller arkivserien) koplast saman med informasjon i eit anna materiale via matrikkelen (gards- og bruksnummer), kommunenummer, kommunenamn osv.?
  • Kan informasjonen i systemet (eller arkivserien) koplast saman med informasjon i eit anna materiale via personnummer, fødselsdato eller personnamn?
  • Kan informasjonen i systemet (eller arkivserien) koplast saman med informasjon i eit anna materiale via organisasjonsnummer eller namn på bedrifta?

Eksempel

Informasjonen i Folkeregisteret (Det sentrale folkeregister) kan lenkast fordi personnummer er brukte som primærnøkkel, informasjonen i Landbruksregisteret fordi matrikkelen er brukt som primærnøkkel. Begge systema er også bevaringsverdige etter andre kriterium.