Bruksverdi

Materiale som skal bevarast, skal også vurderast med omsyn til bruksverdi. Bruksverdi gjeld både materialet sin fysiske tilstand, og kor lett det er å finne fram i det. Materialet må vere leseleg, ordna eller indeksert.

For elektroniske arkiv må det følgje nødvendig dokumentasjon for at materialet skal kunne utnyttast av brukarar. Dess meir desse krava er innfridde, desto meir aukar bevaringsverdien. Dersom materialet scorar lågt på bruksverdi, kan det føre til at materiale som elles kunne blitt bevart, likevel blir kassert.

Arkivmateriale bør vurderast med omsyn til bruksverdi på eit tidlegast mogeleg tidspunkt i bevarings- og kassasjonsvurderinga og før ein set i gang med ein detaljert gjennomgang og vurdering av materialet sitt innhald.

Dersom arkivmaterialet er vanskeleg å bruke, kan dette kompenserast ved å gjennomføre ordningsprosjekt og lage indeksar til materialet. Det vil likevel som regel vere svært ressurskrevjande, og ein må vurdere om kostnadene står i forhold til bevaringsverdien. Omfattande ordningsarbeid på papirmateriale eller tidkrevjande tilrettelegging av elektronisk materiale bør ikkje setjast i gang utan at dokumentasjons- eller informasjonsverdien er heilt klar.

Materiale som skal bevarast, skal også vurderast med omsyn til fysisk tilstand. Men arkivmateriale som er i dårleg forfatning kan vere svært kostbart å restaurere slik at det let seg nytte. I slike tilfelle må det vurderast om bevaringsverdien står i forhold til kostnadene med restaurering og tilrettelegging for bruk.

Etterspørsel

Etterspørsel etter ein type arkivmateriale er eit forhold som hjelper til med å forsterke bevaringsverdien til materialet. Det gir lita meining å kassere materiale som ein veit det er stor etterspørsel etter.

Ved identifisering og vurdering av etterspørsel må ein også klargjere om same eller tilsvarande dokumentasjon eller informasjon er å finne i andre og eventuelt lettare tilgjengelege kjelder.

Når det gjeld spørsmål om bevaring og kassasjon må ein ta med i vurderinga at etterspørselen kan representere ein trend som gir seg etter kort tid. Det siste kan tale for å gjere fornya vurdering av slikt materiale dersom etterspørselen etter ei tid stansar. Ein bør ikkje argumentere med at eit materiale kan bli etterspurt i framtida, dersom det ikkje er funne bevaringsverdig etter andre kriterium.

Dersom konklusjonen blir at materialet ikkje skal bevarast for all framtid, må ein vurdere om materialet dokumenterer juridiske personar sine rettar og plikter. Offentlege organ, organisasjonar, bedrifter og individ kan alle vere juridiske personar.