Etter arkivforskrifta § 3-21 tredje ledd skal Riksarkivaren utarbeide generelle kassasjonsreglar for kommunar og fylkeskommunar. Retningslinjer for arkivavgrensing og kassasjon i fylkeskommunale arkiv blei innførte i 1986, mens tilsvarande regelverk for kommunane kom i 1987. Dei delane av regelverket som gjaldt kassasjon, blei vidareførte frå 01.01.1999 med heimel i arkivforskrifta frå 01.01.2000.

Dei generelle kassasjonsreglane for kommunar og fylkeskommunar skal dekkje alle saksområde – både eigenforvaltning og fagsaker. Føresegnene i gjeldande kassasjonsreglar følgjer inndelinga i dei arkivnøklane som blei utarbeidde av dåverande Norske Kommuners Sentralforbund på slutten av 1970-talet, med seinare revisjonar. Det gjeldande regelverket for kommunar og fylkeskommunar er gamle, og dei er knytte til arkivnøklar som eit fleirtal innan kommunal sektor ikkje lenger brukar. Bruken av ord og uttrykk og kategoriane er til dels forelda i forhold til dagens situasjon. Det er derfor eit sterkt behov for å gjere ein fullstendig revisjon av kassasjonsreglane for kommunar og fylkeskommunar. Eit slikt revisjonsarbeid er i gang, men inntil dette er ferdig, tilrår Riksarkivaren å ta ei litt avventande haldning til kassasjon i kommunar og fylkeskommunar. I dei tilfella der det gjeldande regelverket er tilstrekkeleg klart, er det ingen grunn til å vente med å gjennomføre kassasjon.

Ved tvil om tolkinga av ei føresegn, bør det søkjast råd hos faglege instansar. For ei autoritativ tolking av regelverket skal det sendast eit formelt skriv til Riksarkivaren via statsarkivet for vedkomande distrikt.

Riksarkivaren starta seinhausten 2010 eit prosjekt som skulle utarbeide nye nye bevarings- og kassasjonsføresegner for kommunane, fylkeskommunane og eigenforvaltningssakene i staten. Prosjektet fekk namnet BK OFFSEK. Behovet for nye reglar er stort. I tillegg til jamlege innspel frå det eksterne arkivmiljøet, har Riksrevisjonen påpeikt dette i undersøkinga si av arbeidet med å sikre og tilgjengeleggjere arkiva i kommunal sektor.

Forslag til nye føresegner er sendt på høyring. Høyringsfristen var 31.12.12. Her kan du lese høyringssvara  og oppsummeringa  frå høyringa.

Den kommunale høyringa besto av følgjande dokument:

Forslaget til nye bevarings- og kassasjonsreglar er samla i dokumentet: Forslag til nytt regelverk. Regelverksforslaget inneheld ein generell del og ein fagspesifikk del og er tenkt å erstatte kapittel IV og V i Riksarkivaren si forskrift. Dei fagspesifikke vurderingane er også komne med i høyringsnotatet. Høyringsnotatet inneheld i tillegg ein kort omtale av dei ulike oppgåvene og alle bevarings- og kassasjonsvurderingane prosjektet har gjort.

I tillegg har prosjektgruppa utarbeidd to kartleggingsrapportar, ein for kommunen og ein for fylkeskommunen. Desse ligg berre på nettsidene våre. Kartleggingsrapportane er underlagsmateriale for delar av høyringsnotatet.