Pakking i saksomslag og mapper

Arkivmateriale som ikkje skal bindast inn, skal leggjast i saksomslag og mapper, og til slutt i arkivboksar. Dette gjeld også dokument som er i ringpermar. Desse dokumenta skal takast ut av ringpermane og ordnast, pakkast og merkast på vanleg måte.

Enkeltsaker blir lagde i saksomslag som blir påført saksnummer (dersom det finst), arkivkode og årstal. Saksomslag som har lik arkivkode blir vanlegvis samla i same mappe. På mappa skal det påførast arkivkode eller tilsvarande (anna rekkjeordningsprinsipp), innhaldsomtale og helst årstal. Bruk blyant eller arkivhaldig penn.

Som oftast vil ei mappe innehalde fleire saksomslag, men av og til kan ei sak fylle ei heil mappe. Legg i så fall likevel eit saksomslag rundt saka. Brett gjerne eit ark rundt store dokumentbunkar for å markere at desse dokumenta høyrer saman.

Pakking i arkivboksar

Mappene skal leggjast i arkivboksar. Boksane skal ikkje pakkast så fulle at det blir vanskeleg å få ut mappene. Det skal heller ikkje vere for få mapper i boksane. Dette kan medføre at mappene blir bøygde. Fyll eventuelt opp boksen med papir. Det er fullt mogeleg å plassere to ulike arkivseriar i same arkivboks. Kvar einskild arkivboks skal merkast med ein etikett.

Innbinding av møtebøker, kopibøker og journalar

Møtebøker, kopibøker, journalar og register som er produserte i lausbladform, skal bindast inn før avlevering. Ta kontakt med Arkivverket ved uvisse om kva som bør bindast inn.

Kvar bok skal merkast med etikett. Møtebøker der referata er limte inn i protokoll er ikkje arkivbestandige. Slike møtebøker må derfor avleverast saman med ein tryggingskopi. Det er ikkje tillate å bruke ringpermar eller liknande i staden for innbinding. Bøker kan gjerne leggjast i arkivboksar, dersom dette er formålstenleg. Legg bøkene med ryggen ned.