Fotografi i arkiv skal avleverast saman med resten av arkivet

Arkivforskrifta seier: ”… fotografi som har inngått som eit ledd i den verksemda som organet har drive”, skal bevarast (§3-20).

”Ved avlevering skal det følgja med ei fullstendig arkivliste (avleveringsliste) over alle arkivstykke og kva dei inneheld” (§5.4).

Brøytekanter på Strynsvegen

Brøytekantar på Strynsvegen, 1943. Fotograf ukjent. Riksarkivet S-1660 Vegdirektoratet, Vegdirektørens kontor U 6_852_4.

 

 

Informasjonen må sikrast

Ved ordning/omemballering er det viktig at tilgjengeleg informasjon og alle opplysningar på gammal emballasje kjem med vidare. Dess meir ein veit om eit fotografi, dess betre. Når, kvar, kven og kvifor er viktig. Noter ned stykke og mapper der det er fotografi , og talet på bilete.

Oppretthald opphavleg ordning, skift skadeleg emballasje

  • Fotografi som høyrer heime i saksarkiv, skal helst bli liggjande på plassen sin.
  • Lysbilete blir haldne saman med foredraget eller tekstane dei høyrer til dersom det er mogeleg.
  • Bilete som ikkje høyrer med til ei sak eller eit informasjonstiltak kan skiljast ut som ein eigen serie.
  • Fotografisk materiale med glas og gammal negativ film, bør som regel bli oppbevart for seg. Øydelagt materiale som knuste glasplater og fotografi med mugg, må skiljast ut.

Hugs tilvisingar når noko blir teke ut av samanhengen sin på grunn av typen materiale, storleik eller tilstand. Som regel vil fotografia trenge ny emballasje.

Krav til emballering

Bevaring av fotografi krev emballasje som ikkje øydelegg innhaldet:

  • Fotoemballasje skal vere syrefri og helst kjemisk nøytral. Bruk helst papir.
  • Det skal berre vere eitt foto per konvolutt (Fototek) eller omslag (Fourflap). Dette gjeld fotografi uansett materiale. Spesialesker til foto er å få kjøpt.
  • Fotografi skal vanlegvis stå på høgkant. Eskene må fyllast slik at bileta blir ståande rett utan at dei står for trongt.
  • Positivar (kopiar, ”papirbilete”) av papir eller plast og bilete som er klistra på papp som er for stor for konvoluttar, blir plasserte i syrefritt legg.
  • Glasplater kan lett knusast og må behandlast med den største varsemd. Bruk solide esker av stivare papp enn vanlege arkivesker. Glasplatene må stå stødig og rett i eskene. Eskene må ikkje bli for tunge å handtere.
  • Negativar på filmbase (nitrat og acetat) som finst enkeltvis eller 2-6 saman, blir lagde i konvolutt, omslag eller spesialmappe av syrefritt papir. Filmstrippar som ikkje er i spesialmappe, bør stå på langsida si. Det gjeld også negativar i rull.
  • Lysbilete (diapositiv) med glas som står i opphavleg orden i gode kassettar, kan oppbevarast slik. Lysbilete har det best uinnramma i fotokonvolutt eller omslag.
  • Til lysbilete som er ramma inn, kan ein bruke gjennomsiktige spesialmapper (hengemapper) av polyester eller polyetylen.
  • Fotoalbum er bevaringsverdige album, men album eller ringpermar med plastlommer og liknande som kan øydeleggje bileta, må vurderast spesielt.
  • Fotografi i glas og ramme skal helst behalde innramminga. Papiromslag eller innpakking vil vere skånande.

Nummerering

Kvart fotografi får eit nummer som fortel i kva arkiv og i kva del av arkivet det høyrer heime. Bruk helst dei løpenummera og den rekkjefølgja som finst frå før, men gjer eventuelt merknad om bilete manglar. Nummer blir skrivne med blaut blyant i øvste høgre hjørne på konvoluttar og omslag og i eit hjørne bak på papirbiletet. Negativar, og særleg glasplater, blir vanlegvis merka berre på emballasjen.