Innhald

I arkivforskrifta § 5-12 er det fastsett at den einskilde kommunen og fylkeskommunen skal fastsetje spesifiserte krav til materiale som skal avleverast til arkivdepot, og reglar for tilbakelån frå arkivdepot. Slike føresegner skal baserast på ein normalinstruks utarbeidd av Riksarkivaren.

Normalinstruksen inneheld to hovuddelar - krav til materialet som skal leverast og reglar for tilbakelån. Den fyrste delen baserer seg på arkivforskrifta § 5-8 som primært gjeld for statlege organ, men paragrafen er også lagd til grunn for utarbeidinga av krav i normalinstruksen. Den andre hovuddelen baserer seg på tilsvarande vis på arkivforskrifta § 5-10.

Alternative metodar

Utforminga er lagd tett opp til regelverket for statsforvaltninga, og føresegnene i instruksen om tradisjonelt arkivmateriale er nesten identiske med dei statlege reglane. Krava til elektronisk materiale er meir detaljerte enn dei som gjeld for papir og mikrofilm. Dette skuldast at dette materialet er spesielt sårbart, at kompetansen på langtidslagring av slikt materiale blir rekna for å vere nokså avgrensa, og at bevaring av elektronisk materiale gjennom teknologiske endringar ikkje tillèt så mange variantar i val av metode. På den andre sida er det opna for at kommunar og fylkeskommunar som meiner dei kan presentere tilfredsstillande alternative metodar, kan leggje desse fram for Riksarkivaren til godkjenning. Eit vilkår for at ein kommune, fylkeskommune eller interkommunalt arkivdepot skal kunne bruke andre metodar enn dei som er nemnde i Riksarkivaren si forskrift kapittel VIII, er at Riksarkivaren har godkjent metodikken.

Oppdatering

Krava til elektronisk materiale i normalinstruksen er ikkje oppdaterte i tråd med oppdateringa i det statlege regelverket for avlevering/deponering av elektronisk materiale. Riksarkivaren tilrår derfor kommunal sektor å nytte dei statlege føresegnene i Riksarkivaren si forskrift kapittel VIII som eit rettleiande supplement til normalinstruksen.

Eit første utkast til normalinstruks var på høyring i 2000, og deretter blei det gjennomført ny høyring på eit nytt utkast i 2001. Normalinstruksen tok til å gjelde frå 01.06.2002.

Som tidlegare omtalt krev innføringa av Noark 5 ei justering av det regelverket som normalinstruksen byggjer på og Riksarkivaren har derfor starta ein revisjon av den gjeldande instruksen.