Kva omfattar eit arkivuttrekk?

Omfanget på eit uttrekk frå sakarkiv skal vere bestemt av innhaldet i ein avslutta arkivdel. Alle dokument og metadata som er knytte til arkivdelen, skal vere med i uttrekket. Dersom dokumenta er fysiske, vil uttrekket berre bestå av metadata. Alle metadata som er merka med "Avleveres" i metadatatabellane skal takast med i uttrekket dersom dei har ein verdi - dvs. ikkje er tomme.

Også arkiveiningar som ikkje har dokument knytte til seg, skal vere med i uttrekket. Det gjeld f.eks. klasser som ikkje inneheld mapper (ubrukte arkivkodar), og det gjeld mapper som utgår pga. feilregistrering eller flytting av registreringar til andre mapper. Uttrekket skal berre innehalde dokument i arkivformat. Dersom dokumentet er arkivert i fleire versjonar, skal alle dokumentversjonane vere med. Det same gjeld dersom dokumentet er arkivert i fleire variantar. Dokument som er kasserte før uttrekket blir produsert, skal ikkje vere med. Men metadataene om desse dokumenta, ned til dokumentnivået, skal vere med.

Kven gjer uttrekket?

Eit Noark-uttrekk er langt på veg spesifisert i standarden. Uttrekka kan lagast av verksemda sjølv, eller av ein ekstern uttrekksprodusent (frå systemleverandør eller ein anna aktør). I alle tilfelle har verksemda det fulle ansvaret for uttrekket og overføringa til arkivdepot.

Den arkivansvarlege i verksemda må sørgje for at basen er rydda og dokumentert før uttrekket blir teke, og han har ansvaret for å kontrollere at uttrekket er korrekt før det blir sendt. Mellom anna må det kontrollerast at uttrekket er komplett ved å sjekke at det er konsistens mellom talet saker i basen og talet som er kome med i uttrekket. Strukturen på uttrekket skal følgje krava i Riksarkivaren si forskrift kapittel VIII.