Hva innebærer en avtale om overføring til depot?

En statlig virksomhet som vet at en arkivperiode skal avsluttes, skal varsle Arkivverket. Det skal utformes en avtaletekst i fellesskap mellom arkivskaper og Arkivverket. Avtalen skal spesifisere hva som skal overføres, hvem som har ansvaret og når overføringen skal skje. Avtalebrevet skal underskrives av begge parter. 

Hvorfor skal overføring til depot avtales?

Et arkivdepot har behov for å planlegge mottak og testing, og overføring til depot kan derfor ikke sendes Arkivverket uten forvarsel. En formell avtale binder dessuten partene til å oppfylle ansvaret sitt. 

Kjekt å vite

Offentlige organ har innrapporteringsplikt ved innføring eller endring av elektroniske system.

Lovhjemmel

Arkivforskriften § 3-17 sier at en elektronisk kopi av opphavsdatabasen for en avsluttet periode skal klargjøres for overføring til depot, og at overføring skal skje straks.

Riksarkivarens forskrift § 8-5 sier at det er Riksarkivaren som fastsetter tidspunkt og tidsintervall for overføring av arkivversjoner fra det enkelte system.