Kva instruksar om oppbygging og bruk er nødvendige?

Før det blir teke i bruk eit arkivsystem, og spesielt eit Noark-system, skal det vere på plass ein instruks om:

  • Kva som skal arkiverast elektronisk og kva ein må ha på papir  
  • Kva arkivformat som skal brukast  
  • Kva dokument som treng (digital) signatur  
  • Retningslinjer for å sjekke og kassere skanna dokument  
  • Ein plan for periodisering og vedlikehald av avslutta basar

Arkivplanen skal innehalde oversikt over arkivstrukturen og arkivdelane. Riksarkivaren har laga ein mal for arkivplan.

Kva instruksar om interne ansvarsforhold og rutinar er nødvendige?

Før det blir teke i bruk eit arkivsystem, skal det vere på plass ein instruks om følgjande:

  • Ansvar for brukarrettar  
  • Prosedyrar for e-post, konvertering, skanning, registrering, arkivering, digitale signaturar  
  • Rutinar for fordeling, retting, avskriving, innsynsvurdering og registering  
  • Nødprosedyrar

Lovheimel

Riksarkivaren si forskrift kapittel IX del C omhandlar krav til organisering og rutinar
§ 3-2 om oppbygging og bruk av det elektroniske arkivet
§ 3-3 om interne ansvarsforhold og rutinar