Kva er eit fagsystem?

Dersom ein ser på fagsystemutviklinga i eit historisk perspektiv, vil ein straks kunne seie at registeret kom først. Registeret er ein enkel måte å halde oversikt over verksemda sine aktiva, og kunnskap og innsikt på spesialiserte fagfelt. Eit register har tradisjonelt ikkje funksjonar for dokumentproduksjon og -lagring, men ein del register har etter kvart blitt utvida til også å handtere dokument. I ulike fagmiljø blir det brukt mange ulike omgrep – ein snakkar om saksbehandlingssystem, beslutningsstøttesystem, informasjonssystem, kunnskapssystem, forsystem, dokumenthandteringssystem, kundebehandlingssystem osv. Fagsystem femner derfor vidt og er svært ueinsarta.

I Arkivverket har ein tradisjonelt skilt mellom ”internadministrative system” og ”fagspesifikke system”. Internadministrative system blei definert som spesialiserte verktøy til støtte for spesialiserte, interne arbeidsoppgåver knytte til lønn, personal og journalføring. Omgrepet fagspesifikke system blei brukt om system som skulle handtere spesialiserte fagoppgåver.

Etter kvart som lønns- og personalsystem har utvikla seg til å bli meir av typen fagspesifikke system, og Noark-4-standarden har definert funksjonalitet knytt til ”generell saksbehandling”, har forståinga av omgrepet fagsystem endra seg. Slik ordet no blir brukt, er fagsystem ofte eit samlenamn for det som er igjen når ein tek bort Noark-baserte system. Framleis snakkar enkelte om spesialiserte internadministrative system (økonomi-, rekneskap-, lønns- og personalsystem), men det ser ut til at desse systema i stadig større grad fell inn under termen fagsystem. I det siste har vi erfart at ein del verksemder har begynt å omtale Noark-4-baserte system som fagsystem. Det ser ut til å utkrystallisere seg ein språkbruk der journal- og arkivsystem (f. eks. Noark-4-baserte system) med innebygd saksbehandlingsfunksjonalitet blir omtalte som generelle fagsystem mens ”alt det andre” blir omtalt som spesialiserte fagsystem.

Innleiinga i Riksarkivaren si forskrift kapittel VIII Bestemmelser om elektronisk arkivmateriale som blir levert eller overført som depositum til Arkivverket, har ein definisjon på omgrepet fagsystem: ”… registre og databaser som brukes som grunnlags- eller støttesystemer for saksbehandling”. Frå eit arkivfagleg perspektiv er det likevel ikkje særleg viktig å definere eitt felles, globalt omgrep for alle typar system. Omgrepet fagsystem er eit greitt omgrep å bruke når vi snakkar generelt. Dersom vi meiner noko meir spesifikt, bør vi bruke det omgrepet som er mest presist og som dei vi snakkar med forstår best.

Det som er viktig å fokusere på når ein møter eit system, er at vi som arbeider med arkivfaglege spørsmål må vurdere systemet frå den faglege ståstaden vår, dvs. kva opplysningar og/eller dokument som finst i systemet, kva reglar som gjeld og korleis regelverket skal brukast på det aktuelle systemet. Ut frå dette vil vi først gjere ei arkivmessig grovsortering av fagsystem, og deretter vil vi gjennomgå regelverket som gjeld for fagsystem.

Arkivmessig grovsortering av system

Frå eit reint arkivmessig synspunkt er altså ikkje type system sentralt. Dersom vi tek til med å diskutere kva systemet ”heiter”, mister vi fokus. Vårt store spørsmål i møtet med fagsystem er kva vi finn av opplysningar og dokument, om regelverk er varetekne og kva som ev. skal til for at regelverket sine føresegner skal vere oppfylte. Vi må med andre ord vurdere systemet ut frå den arkivmessige grovsorteringa nedanfor, og spørje oss om vi har eit:

  1. Hendingsbasert system utan dokument: Er systemet hendingsbasert, dvs. registrerer systemet hendingar? Blir dei overskrivne? Er opplysningane i systemet bevaringsverdige?
  2. Hendingsbasert system med virtuelle dokument: Presenterer systemet virtuelle dokument til ein skjerm, skrivar eller liknande? Kan desse dokumenta, eller opplysningane i dei, gjenskapast over tid? Skal/bør dei arkiverast? Kva krav bør/skal stillast til registrering, arkivering, kassasjon og bevaring av opplysningane og eventuelle dokument i systemet?
  3. Ikkje-korrespondansebasert system med dokument: Kva dokument inneheld systemet? Kva krav skal/bør stillast til registrering, arkivering, kassasjon og bevaring av opplysningane og dokumenta i systemet?
  4. Korrespondansebasert system med arkivdokument og tilknytte metadata. Kva arkivdokument inneheld systemet? Kva metadata er knytte til dokumentet? Kva krav skal/bør stillast til metadata, registrering, arkivering, kassasjon og bevaring av opplysningar, metadata og dokument i systemet?
  5. Samansette løysingar: Dette er f. eks. saksbehandlarportalar, kommuneportalar og andre virtualiserte løysingar som er sette saman av informasjon frå mange system. Brukarane oppfattar ofte dette som eitt system. Kva er det ein ser? Kvar kjem det frå? Inngår det dokument? Korleis skal dei handterast? Skal det stillast arkivmessige krav til sjølve den virtualiserte løysinga, eller er det tilstrekkeleg å stille krav til systema som leverer opplysningar til brukargrensesnittet?

Regelverket sine føresegner for fagsystem

Først vil vi gjere merksam på at fagsystem skal tilfredsstille alle krav i lov- og regelverk som omhandlar systemet og innhaldet i det. I dette ligg at systemet må vurderast i forhold til offentleglova, forvaltningslova, personopplysningslova, tryggingslova og ev. spesialisert lovverk som verksemda er underlagt. I denne artikkelen føreset vi at dette regelverket og bruken av det i forhold til fagsystem er kjent. Nedanfor omtalar vi berre føresegnene i arkivlova med forskrifter.

Arkivlova med forskrifter inneheld mange føresegner som gjeld fagsystem.

Føresegner i arkivforskrifta

I arkivforskrifta § 2-4 Arkivordning står det at ”I aktivt arkiv inngår møtebøker, fagsystem, databasar og andre arkivseriar og dokument som blir mottekne eller skapte i tilknyting til den verksemda organet driv.”

Vi kan med andre ord slå fast med ein gang at fagsystem er å sjå som arkiv. Dermed gjeld arkivlova med tilhøyrande forskrifter også for fagsystem.

Fagsystem som er utvikla frå og med 01.01.1999 , dvs. då arkivforskrifta tok til å gjelde, er underlagde føresegnene i arkivforskrifta.  Dette betyr bl.a. at:

  1. opplysningar, dokument og register som inngår i fagsystem skal handterast i tråd med arkiverings- og journalføringsplikta
  2. registrering av saksdokument skal normalt skje i eit Noark-basert system
  3. elektronisk arkivering av saksdokument føreset at det blir nytta fullgode system, rutinar, dokumentlagringsformat og lagringsmedium som er godkjende av Riksarkivaren
  4. systemet skal vere godt nok dokumentert til at materialet kan brukast også etter overføring til arkivdepot, og dokumentasjonen skal inngå i arkivplanen
  5. elektroniske system som inneheld bevaringsverdige opplysningar eller dokument, skal allereie når dei blir oppretta, ha eksportfunksjonar som sikrar at bevaringsverdig materiale kan avleverast til arkivdepot på eit eigna lagringsformat og med fullgod dokumentasjon.
  6. opplysningar som ikkje lenger er aktuelle, skal ikkje slettast utan at Riksarkivaren har gitt samtykke til kassasjon
  7. det skal gjerast greie for fagsystem i arkivplanen
  8. det skal utformast bevarings- og kassasjonsføresegner for fagsystem
  9. det skal gjerast periodiserte avleveringar til arkivdepot av fagsystem med bevaringsverdige opplysningar eller dokument

Føresenger i Riksarkivaren si forskrift, kapittel VIII

Kapittel VIII gjeld for alle system som inneheld bevaringsverdige opplysningar og /eller dokument, utan omsyn til når systemet blei utvikla eller sett i produksjon. Kapittelet presiserer arkivforskrifta sine føresegner om deponering/avlevering frå statsforvaltninga til Arkivverket. Føresegnene omfattar:

  • generelle vilkår for å overføre elektronisk arkivmateriale til Arkivverket  
  • tekniske krav til arkivuttrekk frå IT-system som skal overførast  
  • krav til den dokumentasjon som skal følgje slike uttrekk ved overføring

Føresegnene gjeld både for materiale som skal avleverast, og materiale som skal overførast til Arkivverket som depositum.

Avlevering frå eit statleg organ inneber at Riksarkivaren overtek råderetten over materialet, medrekna ansvaret for alt vidare teknisk vedlikehald og dei tekniske konverteringane som seinare kan bli nødvendige.

Deponering betyr at vedkomande organ beheld den fulle råderetten over det deponerte materialet. Den kopien av materialet som er deponert i Arkivverket, blir oppbevart utilgjengeleg for bruk. Organet har framleis det heile og fulle ansvaret for materialet, og må vedlikehalde det aktuelle IT-systemet og hjelpe eigne brukarar (klientar) inntil den formelle avleveringa har funne stad. Eit organ som deponerer elektronisk arkivmateriale, kan følgjeleg ikkje slette arkivdata i IT-systemet sitt. Arkivmateriale som er overført til Arkivverket som depositum, skiftar automatisk status til avlevering når det fastsette avleveringstidspunktet blir nått, med mindre det statlege organet eller Arkivverket har meldt behov for ei ny vurdering.

For elektroniske journal-/arkivsystem skal arkivuttrekk deponerast straks ein arkivperiode er avslutta. For system som går ut av administrativ bruk utan at datainnhaldet blir flytta til eit nytt system, skal det gjerast ei samla avlevering. Dersom verksemda til organet stansar, skal det også gjerast ei samla avlevering. System som er underlagde konsesjon som tidsavgrensar bruken i vedkomande organ, skal avleverast når organet sin konsesjon stansar. Dette gjeld også register der konsesjonen inneheld føresegner om sletting, i dei tilfella sletting ikkje hindrar avlevering.

Arkivuttrekk for bevaring blir vanlegvis prioriterte frå følgjande kategoriar IT-system:

  • journalsystem med eller utan tilknytte elektroniske dokument  
  • andre register og databasar som dokumenterer organa si saksbehandling  
  • fagsystem, dvs. register og databasar som blir brukte som grunnlags- eller støttesystem for saksbehandling.

System med innhald som skal bevarast, må kunne eksportere uttrekk av opplysningar i ei form som varetek dei fastsette bevaringsføresegnene, og i det systemuavhengige formatet for langtidsbevaring som Riksarkivaren har spesifisert i kapittel VIII. Kapittelet inneheld også føresegner om kva som er godkjente arkivformat for dokument.

Føresegner i Normalinstruks for arkivdepot i kommunar og fylkeskommunar

I arkivforskrifta § 5-12 står det at alle kommunar og fylkeskommunar skal fastsetje spesifiserte krav til arkivmateriale som skal avleverast til arkivdepot, og reglar for tilbakelån frå arkivdepot. Riksarkivaren utarbeidde i 2002 ein instruks for slike spesifikasjonar, Normalinstruks for arkivdepot i kommunar og fylkeskommunar.

Kommunen/fylkeskommunen skal sjølv utarbeide interne instruksar som fastset krav til materiale som skal leverast til arkivdepot og reglar for tilbakelån frå arkivdepot. Instruksane skal liggje innanfor dei rammene som følgjer av normalinstruksen. Normalinstruksen sitt kapittel 4 inneheld spesifiserte krav til deponering, avlevering og tilbakelån av elektronisk materiale.

Føresenger i Riksarkivaren si forskrift, kapittel IX

Kapittel IX gjeld for system som er utvikla etter 1. oktober 2002,  dvs.  etter at kapittelet IX tok til å gjelde. Føresegnene gjeld for alle offentlege organ som blir omfatta av arkivforskrifta, og gjeld saksdokument som blir lagra på elektroniske medium, og elektroniske system som slike dokument er knytte til, medrekna journal- og arkivsystem, saksbehandlingssystem og spesialiserte fagsystem. Generelt gjeld følgjande:

Dokument som skal journalførast:  Saksdokument som kjem inn under føresegnene om journalføringsplikt i arkivforskrifta §§ 2-6 og 2-7, og som blir lagra elektronisk, skal vere knytte til eit journalføringssystem eller anna elektronisk system for registrering av dokument. Systemet skal styre all arkivering av og tilgang til saksdokumenta. Journalføringa skal som hovudregel skje i eit system som følgjer krava i Noark-standarden og er godkjent av Riksarkivaren.

Dokument som ikkje skal journalførast:  Til elektronisk arkivering av saksdokument som ikkje kjem inn under føresegnene om journalføringsplikt, kan ein nytte system som ikkje følgjer Noark-standarden. Systemet skal likevel oppfylle alle dei andre føresegnene i kapittel IX.

For fagsystem som inneheld saksdokument som kjem inn under føresegnene om journalføringsplikt, gjeld følgjande:

Unnatak frå føresegnene :  For spesialiserte fagsystem som har funksjonar for journalføring og arkivering av saksdokument, kan det etter føresegnene i § 2-2 første og andre ledd gjerast unnatak frå føresegnene om at dei skal følgje krava i Noark-standarden dersom det er urimeleg å stille krav om at standarden skal følgjast fullt ut. Slike unnatak må godkjennast av Riksarkivaren for det enkelte system. Dette inneber at det gis dispensasjon frå arkivforskrifta §§ 1-3 og 2-9. Dei andre føresegnene om journalføring i arkivforskrifta gjeld likevel uinnskrenka, særleg §§ 2-6, 2-7 og § 2-10. Dette inneber bl.a. at alle obligatoriske journalopplysningar skal kunne registrerast i systemet. Dokument som høyrer til ei og same sak, eller ein annan type gruppering av dokument, skal kunne koplast saman med eit felles nummer.

Datauttrekk:  Ved eksport for avlevering eller deponering, skal fagsystemet i alle tilfelle kunne produsere eit datauttrekk som følgjer spesifikasjonane i rapporten Saks- og dokumentoversikt i Noark-4.1-standarden. I tillegg til denne rapporten kan Riksarkivaren i det enkelte tilfelle fastsetje at det skal framstillast eit fullstendig avleveringsuttrekk slik dette er spesifisert i Noark-4-standarden.

Riksarkivaren si vurdering:  Som ledd i vurderinga av eit system kan Riksarkivaren krevje at prøva på datauttrekk blir testa for å fastsetje om dei er i samsvar med spesifikasjonane i Noark-standarden.

Alle system som har funksjonalitet for elektronisk arkivering av saksdokument, skal tilfredsstille krava nedanfor. Dette gjeld uansett om dokumenta kjem inn under føresegnene om journalføringsplikt eller ikkje.

Eksportfunksjonar:  Systemet skal kunne eksportere datauttrekk der saksdokumenta er tilknytte overordna tabellar i samsvar med føresegnene i kapittel VIII i Riksarkivaren si forskrift (gjeld for statlege organ) eller kapittel 4 i Normalinstruks for arkivdepot i kommunar og fylkeskommunar (gjeld for kommunale og fylkeskommunale organ). Føresegna gjeld ikkje dersom det er gitt løyve til å kassere alle dokument og opplysningar i systemet etter 10 år eller mindre.

Lagringsformat:  Systemet skal ha funksjonar for å lagre elektroniske saksdokument i eitt eller fleire av dei dokumentformata som er godkjente arkivformat i Riksarkivaren si forskrift, kapittel VIII. Føresegnene gjeld ikkje for dokument som kan kasserast etter 10 år eller mindre. Då er det tilstrekkeleg at det blir valt eit format som er garantert tilgjengeleg og har full autentisitet og integritet i det tidsrommet som dokumentet skal vere arkivert.

Lagringsmedium:  Ved elektronisk arkivering skal det nyttast lagringsmedium som sikrar at dokumenta blir bevarte i tilgjengeleg form inntil den formelle avleveringa til offentleg arkivdepot har funne stad. Når dokument blir arkiverte off-line på bortsette medium (CD, magnetisk tape), må det kopierast til nye lagringsmedium i god tid før det arkiverte materialet kan bli utilgjengeleg eller gå tapt pga. eit teknologisk forelda medium. Det skal alltid vere minst ein ekstra kopi av elektroniske saksdokument på ei separat lagringseining.

Meldeplikt :  Dersom eit statleg, kommunalt eller fylkeskommunalt organ planlegg å arkivere elektroniske saksdokument i eit system som ikkje baserer seg på Noark-standarden, og som ikkje er godkjent av Riksarkivaren, skal det sendast melding til Riksarkivaren før systemet blir teke i bruk. I dette ligg at det skal sendast melding til Riksarkivaren når organet vedtek å setje i gang utviklingsarbeidet.

Dersom organet har arkivfaglege spørsmål, f. eks., om det er tvil om kva regelverk som skal brukast ved systemutviklinga, korleis regelverket er å forstå, korleis Noark-standarden er å forstå, om dei tenkjer i riktige baner eller korleis ev. integrasjon med Noark-system kan løysast, bør organet kontakte Riksarkivaren for rettleiing og avklaringar.

For statlege organ gjeld meldeplikta også når ein tek i bruk Noark-baserte system som er godkjente av Riksarkivaren. I slike meldingar kan ein likevel utelate dei opplysningane som er spesifiserte under pkt. 3 nedanfor.

Meldinga skal innehalde:

  1. systemet si offisielle nemning (namn)
  2. leverandøren sitt namn og adresse
  3. ei kort oversikt over dei funksjonane systemet har for registrering og arkivering av elektroniske saksdokument
  4. opplysningar om kva organ, (eitt eller fleire), som skal nytte systemet
  5.  opplysningar om formålet med systemet og kva saksområde og typar av saksdokument det elektroniske arkivet skal omfatte
  6.  namn og funksjonsområde for det systemet som det nye systemet erstattar.

Riksarkivaren kan i kvart tilfelle krevje å få framlagt systemet til godkjenning.

Vi tilrår bruk av elektroniske meldingsskjema. Dersom systemet ikkje har elektroniske dokument, skal Elektronisk skjema for innmeldingspliktig system utan elektronisk sakarkiv, brukast. Ved overgang til elektronisk arkiv skal skjema Elektronisk skjema for innmelding av system med elektronisk sakarkiv, brukast. Eventuell tilleggsinformasjon kan sendast på vanleg måte.

Instruksar og rutineomtalar :  Før systemet blir teke i bruk, skal det vere utarbeidd ein instruks for organet som gjer greie for oppbygging, bruk, ansvarsforhold og rutinar for det elektroniske arkivet. Det skal også vere etablert eit apparat og retningslinjer for å administrere og halde à jour brukarrettar til systemet.

Kopibok:  For arkivdelar der alle eigenproduserte dokument er lagra elektronisk, kan ein sløyfe papirbasert kopibok. For andre arkivdelar skal det førast komplett papirbasert kopibok.

Kva skal vi gjere med dei gamle fagsystema – juridiske rammer

Eit spørsmål som stadig dukkar opp, er korleis alle gamle fagsystem skal handterast. Spørsmåla er av typen: Vil Riksarkivaren gi dispensasjon frå Noark-kravet i arkivforskrifta? Korleis skal forvaltningsorgana sjølve handtere desse systema? Kva med avlevering?

Det er heilt grunnleggjande å ha ei klar forståing for kva lovverk som gjeld for ulike periodar. Ettersom verken arkivforskrifta eller Noark-4-standarden har tilbakeverkande kraft, vil fagsystem som er utvikla og sett i produksjon før 1. januar 1999 , dvs. før arkivforskrifta tok til å gjelde og Noark-4-standarden blei utgitt, ikkje vere underlagde desse krava. For desse systema er dispensasjonar frå Noark-kravet eit uaktuelt tema, sjølv om systema kan ha bevaringsverdige opplysningar.

For system som blei utvikla i perioden 1. januar 1999 til 1. oktober 2002 gjeld føresegnene i arkivforskrifta, men ikkje føresegnene i kapittel IX i Riksarkivaren si forskrift. Dette fordi kapittel IX først tok til å gjelde 1. oktober 2002. Arkivforskrifta har ikkje dispensasjonsordningar for system utan journalføring basert på Noark-standarden, men det er viktig å vere klart over at det står i arkivforskrifta §2-9 at offentlege organ  ”normalt  (skal) nytte eit arkivsystem som følgjer krava i Noark-standarden.” Det betyr at det ikkje er direkte brot på arkivforskrifta sine  føresegner dersom fagsystem frå denne perioden ikkje har Noark-basert journalføring.

Det er derimot eit krav at Riksarkivaren skal godkjenne systema før dei blir tekne i bruk. I perioden 1. januar 1999 til 1. oktober 2002 blei det gitt godkjenning til alle fagsystem som søkte om godkjenning etter §§ 2-9 eller 2-13, også dei som ikkje hadde Noark-basert journalføring eller arkivering. I denne perioden blei det også godkjent enkelte løysingar for elektronisk pasientjournal. Etter at Helsedepartementet og KITH sette normer som varetok dei arkivfaglege krava, er elektronisk pasientjournalar å forstå som typegodkjende, forutsett at dei følgjer normene frå departementet og KITH.

For system som blir utvikla frå og med 1. oktober 2002 , gjeld både føresegnene i arkivforskrifta og i kapittel IX i Riksarkivaren si forskrift. Og det er først for desse systema at det finst dispensasjonsordningar, jf. § 2-2 første og andre ledd. Dette er nærmare omtalt ovanfor.

Kva skal vi gjere med dei gamle fagsystema – praktiske vurderingar

Eit forhold som ligg fast er at Riksarkivaren har eit ansvar for å føre tilsyn med at arkivdanninga knytt til fagsystema er forskriftsmessig. Dette gjeld uansett kor gammalt systemet er. I dette ligg bla. at Riksarkivaren skal føre tilsyn med at fagsystemet tilfredsstiller krav til partane og allmenta sin rett til innsyn, handtering av rettsdokumentasjon som ligg i systemet og at systemet er tilstrekkeleg dokumentert.

Eit anna forhold som ligg fast, er at bevarings- og kassasjonsføresegnene gjeld uavkorta, uansett alderen på systemet. Blir det gjort bevaringsvedtak for opplysningar og ev. dokument i systemet, skal det deponerast/leverast uttrekk etter føresegnene i kapittel VIII i Riksarkivaren si forskrift eller kapittel 4 i Normalinstruks for arkivdepot i kommunar og fylkeskommunar. Detaljeringa av uttrekket med omsyn til periodisitet, innhald, struktur mv. må gjerast særskilt for det enkelte fagsystemet, i eit samarbeid mellom Riksarkivaren, arkivdepotet og organet.

Eit tredje forhold som ligg fast er at krava til dokumentasjon av systemet, slik dei er utforma i Riksarkivaren si forskrift kapittel VIII, gjeld. Systemdokumentasjon og administrativ dokumentasjon skal finnast, og den skal vere med i arkivplanen og arkivert på forskriftsmessig måte. Når systemet skal deponerast/avlevast, skal det også utarbeidast informasjon om datauttrekket og deponeringa/avleveringa.

Når eit gjeldande system blir planlagt avvikla og ikkje datagrunnlaget skal førast vidare i ny versjon eller nytt system, skal følgjande gjerast:

  • Riksarkivaren skal kontaktast for å vurdere ev. bevaringsverdi, så framt det ikkje allereie finst generelle eller spesielle bevarings- og kassasjonsvedtak for systemet.
  • Er det opplysningar i fagsystemet som er bevaringsverdige, skal det definerast uttrekksmetodar mv. og uttrekket skal deponerast/avleverast til arkivdepot.

Når eit gjeldande system blir planlagt oppgradert eller erstatta med nytt system og datagrunnlaget skal førast vidare i ny versjon, skal følgjande gjerast:

  • Riksarkivaren skal kontaktast for å vurdere ev. bevaringsverdi, uttrekksmetodar mv., så framt det ikkje allereie finst generelle eller spesielle bevarings- og kassasjonsvedtak for systemet.
  • Dersom konverteringa til ny versjon/nytt system vil føre til at det gjeldande datagrunnlaget blir endra eller sletta, skal Riksarkivaren kontaktast for å vurdere om det skal gjerast ei komplett deponering/avlevering av gjeldande data.
  • Funksjonalitet som tilfredsstiller krava i Noark-standarden må byggjast inn. Om så ikkje skjer, må det søkjast om dispensasjon frå føresegnene.

Noark 5-standarden - integrasjon med fagsystem

Det er mange årsaker til at arbeidet med Noark 5 blei påbegynt, men ein av dei viktigaste faktorane var eit sterkt påtrykk både frå forvaltninga og leverandørane for å få til gode løysingar for integreringa mellom Noark-4-system og fagsystem.

Noark-4 webservice har utan tvil gjort arbeidet med integrering mellom fagsystem og Noark-4-system enklare, men det var eit ønskje om noko meir.  I Noark 5 blir det derfor presentert to løysingar, ein Noark 5-kjerne og ein Komplett Noark 5.

Ein Noark 5-kjerne skal dekkje alle krav til kjernefunksjonalitet for journalføring og arkivering (les: Records Management), men den skal kunne byggjast inn i ein kva som helst omgivnad. Noark 5-kjernen vil altså ikkje vere eit ferdig definert system, men ei løysing som vil fungere saman med andre system. Det kan vere eit konkret fagsystem, slik som det er gjort greie for tidlegare i artikkelen, eller det kan vere meir komplekse system som saksbehandlarportalar eller andre virtualiserte løysingar.

Kva Noark 5-kjernen skal integrerast med, er opp til brukarar og leverandørar. Eventuelt brukargrensesnitt må definerast av brukar og leverandør i fellesskap, det vil ikkje vere spesifisert i Noark 5-standarden. Men vi ser for oss at brukaren aldri vil sjå Noark 5-kjernen direkte, det er grensesnittet hos forsystemet som er brukargrensesnittet. Ein Noark 5-kjerne vil vere ønskjeleg for organ som utviklar nye fagsystem, og den vil vere ønskjeleg for organ som har eigne saksbehandlarportalar. Då kan Noark 5-kjernen integrerast slik at den ikkje blir eit tillegg til andre saksbehandlingssløysingar i organet.

Komplett Noark 5 trur vi derimot vil likne meir på dagens Noark-4 løysingar i den forstand at den vil bli spesifisert som ei ferdig løysing, men den vil ha eit større integrasjonsgrensesnitt enn Noark-4 webservice.

Uttrekk frå løysningar basert på Noark 5-standarden

Noko av idéen bak Noark-4 var at alle uttrekk kunne takast direkte ut frå eit kva som helst Noark-4-basert system og plasserast inn i ei anna Noark-4-løysing. Dette har av forskjellige grunnar vist seg å vere vanskeleg å få til å fungere i praksis. Ei årsak er nok at dei fleste Noark-4-system som er i bruk er spesialtilpassa det enkelte organ.

Sjølv om det har vist seg å vere komplisert for leverandørane å ta uttrekk frå Noark-4 system, ønskjer ikkje Riksarkivaren å ta vare på mindre informasjon frå Noark 5-løysingar, men heller samle informasjonen på ein litt annan måte. I staden for å ta vare på uttrekk frå enkelte tabellar, vil vi no heller samle informasjonen i ei hierarkisk XML-fil med overordna informasjon om arkiveiningane. Dokumenta vil som i Noark-4 kome for seg sjølve. Riksarkivaren har tru på at dette skal forenkle sjølve uttrekksprosessen og arbeidet med å tilgjengeleggjere materialet seinare.