Riksarkivaren påla i 2010 alle norske kommunar og interkommunale arkivdepot å sende inn ein bygningsfagleg tilstandsrapport for dei arkivlokala som inneheld kommunen sitt eldre arkiv. Rapporten skulle ikkje omfatte lokale som inneheld dagleg arkiv. Lokala som innheld eldre og avslutta arkiv, skal tilfredsstille krava til spesialrom for arkiv slik desse er lista opp i arkivforskrifta kapittel IV. Prosjektet hadde satt ein tidsramme frå 2010 og innan utgangen av 2011.

Kravet til rapporten var at den skulle ha eit bygningsfagleg innhald. Dette innebar at rapporten skulle utarbeidast av personar med bygningsfagleg kompetanse, som for eksempel personar tilsette i kommunen sin bygningsetat, ein uavhengig takstmann eller andre.

Rapporten skulle også opplyse om alle krava som er stilte i arkivforskrifta kapittel IV, var oppfylte eller om det var manglar på lokala i henhald til krava. Det vart oppfordra å nytte ei sjekkliste til dette.

Rapporten skulle opplyse om namnet til kommunen, kven som hadde utarbeidd rapporten og kven som var bygningsfagleg ansvarleg.