Arkivskaper

En institusjon, organisasjon, myndighet eller annen administrativ enhet, driftsenhet, person eller fellesskap av flere personer som har skapt ett eller flere arkiv.

Arkivenhet

Beskrivelsesenhet for den logiske beskrivelsen av arkivmaterialet i databasen Asta. Eksempler på arkivenheter er arkiv, serie, mappe, dokument, tegning osv.

Arkiv

Et arkiv eller et enkeltarkiv er dokumenter laget av, eller kommet inn til, en enkelt arkivskaper og samlet som et resultat av dennes virksomhet. I praksis kan det forekomme at et arkiv er skapt av flere arkivskapere.

Arkivserie

En serie er en gruppe av arkivalier som naturlig hører sammen, som oftest gjennom felles funksjon, fysisk oppbygging og/eller ordningsprinsipp. Serier kan også være definert ut fra medium og/eller format (for eksempel kart, tegninger, foto, m.m.). Seriene vil ofte forholde seg til hverandre i et hierarkisk mønster. En serie vil oftest være definert i forhold til en tidsperiode.

I Felleskatalogen er serieinndelingen basert på alment arkivskjema, en innbyrdes rekkefølge som er basert på serienes "viktighet". En type serie som jevnlig vil dukke opp i ulike arkiver er "sakarkiv", som kan defineres som "en del av et arkiv som er ordnet etter emne, eventuelt med tilhørende framfinningsregister (arkivnøkkel)".

Arkivstykke

Et arkivstykke er en enhet i enkeltarkiv, for eksempel en protokoll, pakke, eller eske. Arkivstykke er et fleksibelt begrep som ofte er definert ut fra emballeringen.

Mappe

Enhet som tilhører et arkivstykke (en mappe eller et legg).

Dokument

Dokumentet er den minste selvstendige enhet som arkivmaterialet kan deles opp i. Et dokument er en fysisk enhet som er en del av et arkivstykke eller en mappe. Dokumentbegrepet omfatter skriftlige dokumenter, fotografier, kart, tegninger og lydbånd. Et dokument kan også være skapt og lagret digitalt.

Taushetsbelagt opplysning

En opplysning underlagt taushetsplikt i henhold til lov eller forskrift.

Sperrefrist

Deler av arkivmaterialet i arkivinstitusjoner har sperrefrist, fordi det inneholder taushetsbelagte opplysninger. Materialet er dermed ikke tilgjengelig for offentligheten før det har nådd en viss alder, med det kan gis partsinnsyn eller innsyn for forskningsformål. For statlig sektor kan arkivenheter ha sperrefrist på 60, 80 eller 100 år. For privat sektor kan det finnes det mer spesifiserte betingelser for innsyn. Har ikke materialet noen sperrefrist, betyr det at det er fritt tilgjengelig.