Hold ctrl-tasten nede. Trykk på + for å forstørre eller - for å forminske. MAC-brukere holder cmd-tasten istedet for Ctrl-tasten

Alle arkivstykker skal føres inn i en avleveringsliste, som skal sendes til Statsarkivet før avlevering. Her får hver boks og hver protokoll et eget nummer. Strukturen i et arkiv og i avleveringslisten skal følge Norsk allment arkivskjema

Avleveringslisten

Det finnes en elektronisk avleveringsliste som er utarbeidet av Riksarkivet. Den bør du bruke. Du kan kopiere listen og lagre den på egen PC . Avleveringsliste.  Det finnes også et dataprogram for listeføring av arkiv. Det heter Asta, og kan kjøpes fra Stiftelsen Asta i Riksarkivet.

I avleveringslisten skal hvert arkivstykke (hvert bind, hver arkiveske eller lignende) føres opp særskilt og gis fortløpende nummerering. Dersom en arkivboks inneholder flere mapper, angir du innhold og tidsperiode for hver mappe. Teksten på mappen skriver du inn i avleveringslisten.

Arkivstykkene føres opp i avleveringslisten

Arkivstykkene føres opp i avleveringslisten

 

Klausulert materiale

Dersom et arkivstykke eller en arkivserie skal sperres for innsyn (klausuleres) er det viktig at du gjør en anmerkning om det i arkivlista. Her må du også notere hvilken lovhjemmel som ligger til grunn for klausuleringen og hvor lenge materialet er klausulert.

 

Personmapper

Dersom arkivet inneholder for eks. klientmapper som er listet opp etter personnavn, så skal ikke hele navnet settes ut i avleveringslisten. Da kan ikke listen legges ut på Internett eller offentliggjøres på annen måte. Skriv bare de første bokstavene i navnet, for eksempel kan en arkivboks som inneholder klientmapper for personer fra Albertsen til Berg listeføres som: Klientmapper Alb – Ber.

 

Alveringslisten skal godkjennes

Avelveringslisten skal godkjennes av Statsarkivet før du kan sende inn arkivet, derfor skal du ikke lime etiketter på arkivsakene før listen har blitt godkjent. Ofte kommer Statsarkivet med synspunkter og pålegg om endringer.

 

Norsk allment arkivskjema

Arkivskjemaet  er tenkt brukt på følgende måte:

Punktene A, - E  omfatter de vanlige typer kontorarkivalier som de aller fleste arkivskapere har i en eller annen form: møtebøker, kopibøker, journaler og saks- og korrespondansearkiv.
F – O  omfatter serier innenfor arkivskapers spesialområde, organets fagsaker. Seriesignaturene kan fritt tilpasses strukturen i hvert enkelt arkiv.
P ‑ Z  er for spesielle funksjoner og medier, som kan trenge særbehandling m.h.t. systemer eller oppbevaring.
Man kan lage underavdelinger  til bokstavene (Aa, Ab osv.) for å få samlet arkivserier som hører sammen.

 

Eksempel:

Bokstaven C er for eks. ment for brevjournaler og overgripende registre. Dersom et organ, for eks. politiet, har andre registre – som vaktjournaler, så plasseres disse ikke under C men under en valgfri bokstav for politiets fagsaker. Alt som har med politiets etterforskning å gjøre samles forslagsvis under bokstaven G. De ulike seriene innenfor etterforskningsavdelingen kan da gjøres til ulike underserier under bokstaven G. og listen kan da se slik ut:

G - Etterforskning, påtale og straffefullbyrdelse
Ga - Anmeldelsesprotokoller
Gb - Domprotokoller
Gc - Kriminalsaker

Poenget er at man på denne måten samler arkivsaker og arkivserier som har hørt sammen. Den opprinnelige strukturen i arkivet skal bevares ved listeføring og avlevering. Arkivmateriale fra en avdeling innefor et kontor skal holdes samlet.



.