Hold ctrl-tasten nede. Trykk på + for å forstørre eller - for å forminske. MAC-brukere holder cmd-tasten istedet for Ctrl-tasten

Pakking

Mapper og omslag

Arkivdokumenter som hører sammen, hører til samme sak, eller som er registrert med samme arkivkode samles i en mappe. Mappene skal være av syrefritt, tykt papir som gir stabilitet i esken. Om du vil holde noen dokumenter inne i mappen samlet, kan du brette et vanlig A3-ark rundt dem (vanlig kopipapir er syrefritt). Omslagene og mappene skal være syrefrie fordi det beskytter papiret fra nedbrytning.

På hver mappe skal det være en innholdsbeskrivelse og tidsspenn, for eksempel tekst fra arkivnøkkel. Du skal skrive med blyant  eller arkivbestandig penn.  

slik merkes mappene

slik merkes mappene

Mapper i esken

Mapper i esken

Boksene

Arkivmappene  pakkes i arkivbokser. Arkivboksene skal være 9,5 cm brede i A4 eller folioformat. Folioformat er en størrelse mellom A3 og A4 som var mye brukt før 1930. Det finnes tynnere bokser å kjøpe ved behov. Denne modellen uten hull anbefales.

Arkivbokser finnes i ulike størrelser

Arkivbokser finnes i ulike størrelser

Boksene skal ikke pakkes så fulle at man må bruke makt for å ta ut dokument av dem. Det skal heller ikke være for få dokumenter slik at papirene krøller seg i boksen. Det er fullt mulig å la to ulike arkivserier ligge i samme boks. Om du behøver bokser i spesialformat, ta kontakt med Statsarkivet!

Protokoller

Protokoller kan gjerne legges i arkivbokser, da blir de mindre utsatte for støv og slitasje. Legg protokollene med ryggen ned. Hver protokoll skal registreres som ett arkivstykke og ha egen etikett. Dersom det ligger løse ark i en protokoll, skal disse taes ut og plasseres samlet i omslag i arkivboksen. En henvisning om hvorfra dokumentene er tatt ut, gjøres på omslaget. Dette bør også noteres i avleveringslisten (i merknadskolonnen).

Dersom møtereferater er limt inn i protokollene er de ikke arkivbestandige og må derfor avleveres sammen med sikkerhetskopi.

Ringpermer

Ringpermer skal ikke bli med ved avlevering. Permene sliter etter hvert papiret i stykker, og arkene vil falle ut. Metallet i permen kan også ruste. Ta derfor ut papirene fra permene og legg dem i mapper i arkivbokser. Dersom det dreier seg om møterefereater, journaler, kopibøker etc. så skal materialet bindes inn (se nedenfor). 

Kart og tegninger

Kart og tegninger må pakkes i spesialemballasje. Vi anbefaler at du tar kontakt med Statsarkivet om du har større mengder med kart eller tegninger.

Kart bør helst oppbevares liggende. Det finnes spesialesker å få kjøpt. Man kan også få bestilt spesialesker etter mål. Kart og tegninger bør helst ikke rulles. Bare tegninger som har vært sammenrullet, og ikke lengre kan flates ut, skal bevares på rull. Husk at om kart og tegninger plukkes ut fra sin sammenheng, må det lages krysshenvisning i arkivet og i avleveringslisten.

Kortregistre

Kortregistre kan ligge som de er dersom de er pakket i gode pappesker. Ellers finnes det pappesker å kjøpe.

Spesialeske for kort

Spesialeske for kort

Fotografier

Fotografier skal legges i syrefrie omslag eller konvolutter. Fotografier skal ikke tas ut av sin sammenheng, og fotografier som hører til i en sak skal ikke tas ut av denne. I tilfelle fotografiene må flyttes til egne esker pga. størrelse etc. må det lages krysshenvisning i avleveringslisten.

Det finnes spesialesker å få kjøpt, der fotografiene kan oppbevares stående i konvolutter (bra dersom man har egne serier/fotosamlinger). Om fotografiene er på glassplater må man være meget forsiktig. Platene knuses lett. Ta kontakt med statsarkivet for å diskutere hvordan de skal pakkes og sendes inn! Fotografier skal ikke limes inn i album. Dersom fotografiene allerede er limt inn i album, beholdes de slik.

Forsøk å identifisere bildene. Dersom det er mange bilder skal en separat liste lages over dem, som dels legges i esken med fotografiene og som dels sendes inn til statsarkivet i elektronisk form. Fotografienes verdi blir mye større når man vet hva/hvem de avbilder.

Innbinding

Møtebøker, kopibøker og brevjournaler skal bindes inn. Møtebøker og brevjournaler skal ha bokbinderfaglig innbinding. Kopibøker kan bindes inn med kontorinnbinding, såfremt man benytter godkjent utstyr. Vi gjør minner om at journaler ført elektronisk i et NOARK- system skal avleveres elektronisk, og ikke som papirutskrifter.

Det kan ofte være vanskelig å bedømme hvilke arkivserier utover disse tre som skal bindes inn, men viktige registre/serier som man kan regne med blir mye brukt etter avlevering, skal bindes inn. Ta gjerne kontakt med Statsarkivet for å få en avklaring. Les her om hvilke krav som stilles på innbinding .



.