Offentlighetsprinsippet

Arkivene kan gi dokumentasjon på om vi har hatt tilgang til de tjenester vi har krav på. Slik kan arkivmateriale brukes til å sikre folks rettigheter og velferdsinteresser i samfunnet. Det er en grunnleggende demokratisk rettighet at alle skal kunne få innsyn i statlige arkiver. Et slikt offentlighetsprinsipp gjør det mulig å kontrollere politiske- og administrative avgjørelser, og bidrar til å styrke vår rettssikkerhet.


I utgangspunktet har altså alle rett til innsyn i forvaltningens saksbehandling og i de opplysninger og dokumenter som ligger til grunn for de avgjørelser som er tatt. Det finnes likevel unntak.


Begrensninger i innsynsretten

Det kan være forhold som legger begrensninger på den enkeltes rett til å få innsyn i bestemte dokumenter eller arkiver:

Taushetsbelagte opplysninger


Sperrefrist - eller klausul - på arkivmateriale



Hvem kan søke om innsyn?

Hvem som helst kan be om å få se taushetsbelagt materiale som oppbevares i Arkivverket. Opplysningene i det aktuelle materialet vil da bli vurdert av arkivfaglig personale. Hvis en konkret vurdering viser at materialet likevel ikke inneholder taushetsbelagte opplysninger, erklæres det som fritt tilgjengelig. Materialet kan da gjennomgås på vanlig måte på lesesalen.Hvis materialet inneholder taushetsbelagte opplysninger, betyr ikke det at all bruk av dem er utelukket. I hovedsak er det to unntak som gjelder:

Partsinnsyn


Innsyn for forskningsformål



Hvordan søke om innsyn?

Det er flere krav som stilles til en søknad om innsyn. En søknad skal:

  • Være skriftlig og signert
  • Ikke sendes som e-post eller fax siden innholdet kan være sensitivt
  • Inneholde tilstrekkelig med opplysninger slik at Statsarkivet i Oslo kan gjenfinne det materialet som det spørres etter
  • Ledsages av en skriftlig fullmakt når den som søker innsyn gjør det på vegne av andre
  • Helst inneholde en presisering av hvilken hjemmel som påberopes, når den som søker innsyn mener å ha krav på opplysninger, eller mener å ha anledning til å motta opplysningene

Hjemmel  vil normalt kunne være:

  • Samtykke fra den registrerte
  • Bestemmelse i lov
  • Fagdepartementets vedtak om dispensasjon fra reglene om taushetsplikt, eks gitt med hjemmel i forvaltningsloven § 13.
  • En rettslig kjennelse

Saksgang

Søknader om innsyn blir behandlet av Statsarkivet i Oslo som finner fram og foretar vurderingen av det aktuelle arkivmaterialet. Statsarkivet i Oslo oversender deretter sin innstilling til Riksarkivaren som er delegert myndighet fra Kulturdepartementet til å innvilge innsynssøknader. Vi gjør oppmerksom på at denne prosedyren kan ta tid. Riksarkivarens vedtak kan klages  inn for Kulturdepartementet.