Arkiveier må normalt ha orden og oversikt over det materialet som skal overføres, eller ta på seg kostnadene for å bringe arkivet i orden. Normalt må eier også bekoste pakkingen av arkivet og transporten til Statsarkivet.
Statsarkivet forbeholder seg retten til å skille ut offentlig arkivmateriale fra mottatte privatarkiver og ordne materialet inn i sin rette sammenheng. Eierne vil da få melding.
Statsarkivet har ingen plikt til å motta og oppbevare et arkiv i sin helhet, men må kunne velge ut de mest bevaringsverdige delene. Ved avlevering blir det avtales med giver om utskilt materiale skal returneres eller kasseres.
Statsarkivet bestemmer selv om det vil ta imot konsesjonspliktige elektroniske registre, arkivmateriale som trenger helt spesielle oppbevaringsforhold eller gjenstander med tilknytning til arkivmaterialet.
Statsarkivet foretrekker å få arkivene avlevert (dvs. at eiendomsretten til materialet overføres sammen med arkivet), men kan i særlige tilfelle akseptere deponering. Avlevering innebærer at Statsarkivet får eiendomsretten også til frimerker, fotografier, faner osv. om det ikke uttrykkelig avtales at slikt materiale skal returneres til giveren.
Statsarkivet følger det offentlige regelverk for adgang til å bruke avlevert eller deponert materiale og vil håndheve adgangsklausuler og andre avtalefestede restriksjoner som giver legger på bruk av avlevert eller deponert materiale.
Statsarkivet vil normalt ikke låne ut arkivsaker til bruk på lesesal før et arkiv er ferdig ordnet og katalogisert.
Statsarkivet vil normalt ikke la arkiveiere få låne tilbake deponerte eller avleverte arkiver, men vil vurdere anmodning om tilbakelån i hvert enkelt tilfelle. Ved eventuelt tilbakelån må arkiveier betale omkostningene.
Forpliktelser ved mottak
Statsarkivet skal gi arkiveier gratis råd og veiledning om ordning, kassasjon, klausulering og andre arkivfaglige spørsmål før avlevering.
Statsarkivet skal oppbevare avleverte arkiver trygt så de er sikret mot skader, fuktighet, brann og innsyn uten tillatelse.
Statsarkivet skal se til at arkivene er eller blir ordnet og katalogisert.
Forskere og andre skal få bruke arkivene i samsvar med offentlige retningslinjer og hva som ellers måtte være bestemt ved avleveringen av det enkelte arkiv.
Statsarkivet skal føre opplysninger om ordnete og katalogiserte privatarkiver inn i den nasjonale Samkatalogen for privatarkiver.
Skriv ut