Betingelser ved mottak

  • Arkiveier må normalt ha orden og oversikt over det materialet som skal overføres, eller ta på seg kostnadene for å bringe arkivet i orden. Normalt må eier også bekoste pakkingen av arkivet og transporten til Statsarkivet.
  • Statsarkivet forbeholder seg retten til å skille ut offentlig arkivmateriale fra mottatte privatarkiver og ordne materialet inn i sin rette sammenheng. Eierne vil da få melding.
  • Statsarkivet har ingen plikt til å motta og oppbevare et arkiv i sin helhet, men må kunne velge ut de mest bevaringsverdige delene. Ved avlevering blir det avtales med giver om utskilt materiale skal returneres eller kasseres.
  • Statsarkivet bestemmer selv om det vil ta imot konsesjonspliktige elektroniske registre, arkivmateriale som trenger helt spesielle oppbevaringsforhold eller gjenstander med tilknytning til arkivmaterialet.
  • Statsarkivet foretrekker å få arkivene avlevert (dvs. at eiendomsretten til materialet overføres sammen med arkivet), men kan i særlige tilfelle akseptere deponering. Avlevering innebærer at Statsarkivet får eiendomsretten også til frimerker, fotografier, faner osv. om det ikke uttrykkelig avtales at slikt materiale skal returneres til giveren.
  • Statsarkivet følger det offentlige regelverk for adgang til å bruke avlevert eller deponert materiale og vil håndheve adgangsklausuler og andre avtalefestede restriksjoner som giver legger på bruk av avlevert eller deponert materiale.
  • Statsarkivet vil normalt ikke låne ut arkivsaker til bruk på lesesal før et arkiv er ferdig ordnet og katalogisert.
  • Statsarkivet vil normalt ikke la arkiveiere få låne tilbake deponerte eller avleverte arkiver, men vil vurdere anmodning om tilbakelån i hvert enkelt tilfelle. Ved eventuelt tilbakelån må arkiveier betale omkostningene.

Forpliktelser ved mottak

  • Statsarkivet skal gi arkiveier gratis råd og veiledning om ordning, kassasjon, klausulering og andre arkivfaglige spørsmål før avlevering.
  • Statsarkivet skal oppbevare avleverte arkiver trygt så de er sikret mot skader, fuktighet, brann og innsyn uten tillatelse.
  • Statsarkivet skal se til at arkivene er eller blir ordnet og katalogisert.
  • Forskere og andre skal få bruke arkivene i samsvar med offentlige retningslinjer og hva som ellers måtte være bestemt ved avleveringen av det enkelte arkiv.
  • Statsarkivet skal føre opplysninger om ordnete og katalogiserte privatarkiver inn i den nasjonale Samkatalogen for privatarkiver.