Avleveringen av lokale embetsarkiv

Alt fra første stund av tok Riksarkivet først og fremst sikte på å ta vare på og tilgjengeliggjøre arkivmateriale fra den sentrale statsforvaltningen. Arkiv fra lokalforvaltningen sto slett ikke høyt i kurs. Så sent som i 1877 hevdet riksarkivar Birkeland at «Statens Omsorg» ikke kunne «rettes paa Bevarelsen af alle offentlige papirer; mange underordnede offentlige Funktionærer ere af saa ringe Betydning, at deres Protokoller og Brevskaber ikke fortjene Opmærksomhed udenfor Administrationens Behov». Nå var det likevel ikke alle lokale arkivsaker som ble vurdert like lavt. Birkeland selv mente at protokollene fra de lokale underrettene var så viktige at «det Offentlige, der oppebærer Afgifter af visse retslige Forretninger og Publikationer, burde sørge for en mere betryggende Opbevarelse navnlig af Skjøde- og Pantebøgerne». Også prestearkivene hadde Birkeland sansen for. Han beklaget at enkelte sogneprester hadde en tilbøyelighet til å betrakte sine embetsprotokoller og embetsbrev som privat eiendom som de ved forflytting tok med seg. At slikt kunne forekomme, skyldtes trolig i stor grad mangelen på klare avleveringsregler.

Litt hadde likevel lokale embetsmenn å holde seg til. I likhet med embetsmennene i sentraladministrasjonen ble de ved kongelig resolusjon av 10.juni 1837 pålagt å sende inn til Riksarkivet «alle saadanne forefindende Papirdokumenter samt Protokoller, hvis Ælde gjør, at de ikke længere ere til nogen Nytte for Embedernes eller Ombudenes Bestyrelse». Resolusjonen ble i stor grad etterkommet. Arkivsaker fra lokale embetsmenn kom inn i så store mengder at i 1850 sa Riksarkivet stopp. I de daværende arkivlokalene på Akershus måtte tilstrekkelig plass holdes av til kommende avleveringer fra Danmark. Plassmangelen var ellers sterkt medvirkende til at ved kongelig resolusjon av 13. juni 1850 ble det senere Statsarkivet i Trondheim opprettet, den gang kalt Centralarkivet i Trondhjem for de nordlige Stifter. Arkivsaker fra embetskontor i Trøndelag og Nord-Norge ble deretter sendt dit. Embetsmenn fra andre kanter av landet måtte vente med videre avleveringer helt til 1864. Ved overføring av kontorer og magasiner til den nye stortingsbygningen fikk da Riksarkivet for en stund bedre plassforhold og kunne på nytt motta lokale embetsarkiv.

Noen varig ordning kunne likevel dette ikke bli. Alt da Centralarkivet i Trondhjem ble opprettet, var både departement og riksarkivar klar over at flere liknende institusjoner måtte komme. Skulle Riksarkivet fortsette å ta imot arkivsaker fra de lokale embetskontorene, måtte det utvides eller så måtte flere «Lokalarkiv» opprettes. Fortsatte man å konsentrere det meste i Riksarkivet, risikerte man «det Heles Undergang ved Ulykkestilfælde» eller så ville «det store materielle Omfang et saadant Arkiv vil faa, vanskeliggjøre og i utilbørlig Grad forsinke dets Ordning og gjøre Oversigten over det umuligt». Ikke før i 1885 ble det imidlertid tatt noen konsekvens av dette synet. Det senere Statsarkivet i Bergen ble da opprettet. Lokale embetsarkiv fra Bergen og de nåværende fylkene Hordaland og Sogn og Fjordane ble deretter sendt dit. De lokale embetsarkivene fra hele Østlandet samt Lister og Mandal og Nedenes amt ble fortsatt avlevert til Riksarkivet.

Nettopp disse arkivene var det som alt fra første stund av utgjorde den største delen av lokale embetsarkiv i Riksarkivet. Alt i 1817 kom Akerhus stifts- og amtsarkiv inn sammen med stattholderskapets arkiv og etter hvert vokste antallet lokale embetsarkiv fra landets tre sørligste stift betydelig, mest etter Riksarkivets overføring til stortingsbygningen i 1864. I 1877 satte riksarkivar Birkeland opp følgende liste over oppstillingen av det som da fantes:

Underretprotokollerne, der ere udsondrede fra de Amtsarkiver det oprindelig have tilhørt og ordnede for sig selv efter Jurisdiktionerne, tilsammen omtr. 2.800 Protokoller;

  1. Det geistlige Skiftevæsens Protokoller tillige med end vedrørende papirer;
  2. Christiania (Akershus) Stifts-, Stiftsdirektions- og Amtsarkiver;
  3. Christiania (Oslo) Bispearkiv;
  4. Hedemarkens Amtsarkiv,
  5. Christians Amtsarkiv,
  6. Buskeruds Amtsarkiv,
  7. Nedenæs Amtsarkiv (næsten kun Retsprotokoller),
  8. Christianssands Stiftsarkiv og Lister og Mandals Aarkiv,
  9. Stavanger Amtsarkiv,
  10. Christiania Magistratsarkiv,
  11. Christiania Tugthusarkiv.

Avleveringen av mange av disse arkivene skjedde på en nokså tilfeldig måte. Så lenge Riksarkivet holdt til på Akershus, var man nokså strenge med at arkivsakene måtte være gamle – gjerne omkring 100 år eller mer – før de ble mottatt. Etter flyttingen til stortingsbygningen ble holdningen mer liberal. En av amtmennene fikk lov til å sende protokoller og dokumenter som ikke var mer enn omtrent 20 år gamle. Riksarkivar Birkeland syntes dette var altfor tidlig:

«Dersom en saadan Praxis bliver almindelig, vil den eiendommelige Tilstand paa mange Steder indtræde, at man maa gaa udenfor Distriktet for at faa Oplysninger om lokale Forhandlinger og Afgjørelser, som ikke ere 25 Aar gamle, og en Embedsmand vil være henvist til Andre for at skaffe sig Underretning om saadanne Foranstaltninger af hans Forgjænger, som ere i frisk Erindring blandt hans Omgivelser».


Planene om et stiftsarkiv for de tre sørligste stift

Etter hvert som arkivmassen fra de tre sørligste stiftene vokste, krevde dette  stadig mer arbeid av Riksarkivets fåtallige personale, som på mesteparten av 1800-tallet besto av fem mann foruten Riksarkivaren og i tillegg kom i 1885 en kvinnelig kopist. Særlig rettsprotokollene forårsaket mange etterspørsler fra både bønder og sakførere, mest i eiendomssaker. Ikke minst utskriftsarbeidet truet etter Riksarkivarens mening med å ta overhånd. Utskriftene ble oftest levert gratis av Riksarkivet selv. I enkelte tilfelle – gjerne når det gjaldt større og mer innviklede saker – ble de satt bort til en avskriver som rekvirentene selv måtte betale. Også i slike tilfelle fikk imidlertid Riksarkivet atskillig arbeid med å kontrollere at utskriftene var riktige.

Alt arbeidet med de lokale embetsarkivene fra Sørlandet og Østlandet, de tre sørligste stiftene, førte til at man i Riksarkivet mer og mer kom til å betrakte disse arkivene som en avdeling for seg, dette uten noen som helst departemental stadfestelse. I 1877 ønsket riksarkivar Birkeland å formalisere det hele, samtidig som han også så muligheten til å øke personalet. Han foreslo i sitt skrift «Om Arkivvæsenets Ordning» at Riksarkivet også skulle være

«Stiftsarkiv for de tre sydlige Stifter med Forpligtelse til paa samme Vis ...som antages at ville blive fastsat for Stiftsarkiverne at optage de arkivalier, der udsondres af de underordnede og lokale Embedsarkiver, og behandle disse ikke som Bestanddele af Rigsarkivet, men som Stamme for vordende Stiftsarkiver».

Til å lede denne virksomheten burde ansettes en stiftsarkivar som også skulle delta i annet forefallende arbeid i Riksarkivet i den grad tiden tillot det. Forslaget førte ikke fram. Departementet foretok seg intet med det. I stedet måtte Riksarkivet fortsette med å ta imot stadig nye avleveringer fra de lokale embetsarkivene i de tre sørligste stiftene. I 1877 mente Riksarkivaren at man fortsatt hadde plass til disse arkivsakene i Riksarkivet og dette var hovedårsaken til at han ikke alt da foreslo at det skulle opprettes et eget helt selvstendig stiftsarkiv i Kristiania. Noen år senere var forholdene annerledes. På grunn av alle avleveringene hadde nå plassmangelen i Riksarkivet tatt til å bli følbar. I 1892 kom derfor Riksarkivaren med et nytt forslag. Han hadde nå forlatt tanken om at Riksarkivet også skulle være stiftsarkiv. I stedet foreslo han at det ble opprettet et eget stiftsarkiv i Kristiania helt adskilt fra Riksarkivet og med eget personale. Til det skulle de lokale embetsarkivene fra de tre sørligste stiftene overføres. Riksarkivaren pekte også på noen passende tomtealternativ. Etter hans mening kunne det nye stiftsarkivet ligge enten på Akershus, på «Observatoriets Grund» i nærheten av det nåværende Universitetsbiblioteket på Drammensveien, eller på Botsfengslets eiendom. Departementet stilte seg på nytt avvisende. Det hele ble for dyrt.

I stedet for å gå med på tiltak som kunne lette Riksarkivets situasjon, gjorde nå regjeringen det motsatte. Plassituasjonen i Riksarkivet ble ytterligere forverret da det ved kongelig resolusjon den 9. desember 1893 ble fastslått at det skulle motta rettsprotokoller som ikke lenger var i bruk, fra samtlige domstoler i de tre sørligste stiftene. Riksarkivaren benyttet resolusjonen til på nytt å ta opp spørsmålet om eget stiftsarkiv i Kristiania, men han vendte denne gangen tilbake til planen fra 1877. Foran budsjettbehandlingen i 1894 foreslo han at det ble utnevnt en stiftsarkivar for de tre sørligste stiftene med en årlig gasje på kr 3000 og med midlertidig tilhold i Riksarkivet til det kunne skaffes egen bygning for det nye arkivet. Kirkedepartementet gikk denne gangen med på forslaget, men i Stortinget falt det. Stort bedre gikk det heller ikke under budsjettbehandlingen året etter. På nytt forkastet Stortinget forslaget. Sparehensynene var for  sterke. Det eneste tinget gikk med på var å bevilge gasje til en ny assistentstilling i Riksarkivet.


Arkivarene Hartmann, Thomle og Finne-Grønn

Etter dette avslaget var man i Riksarkivet foreløpig nødt til å gå til andre tiltak når det gjaldt de lokale embetsarkivene. I februar 1894 ble cand. jur. Egil Olaf Hartmann ansatt. Det ser ut til at han helt fra første stund vesentlig arbeidet med lokalforvaltningens arkiv. I begynnelsen sto han under ledelse og tilsyn av sin 10 år eldre kollega Erik Andreas Thomle, som hadde vært ansatt i Riksarkivet siden juli 1887 og der blant annet forestått innsamlingen av en rekke kirkebøker. Som følge både av Hartmanns virksomhet og den stadig økende saksmengden, ble det fra og med 1. januar 1896 opprettet en ny serie kopibøker «vedk. Retsprotokoler» og likeledes en ny serie journaler «vedk. Retsprotokoler». I begge var det vesentlig skylddelings- og andre eiendomssaker som ble ført inn. Antallet slike vokste stadig, fra 236 journalinnførsler i 1896 til 610 ti år senere. Først i 1901 ble den arbeidsdelingen som etter hvert oppsto i Riksarkivet endelig formalisert. I statskalenderen dette året kan man lese at Hartmann hadde «Stiftsarkiverne», mens Thomle hadde «De ældre Centralarkiver» og «Departementsarkiverne», og Christopher Brinchmann hadde «De ældre historiske Afdelinger» og biblioteket.

Hartmann døde i 1906 og Thomle overtok de lokale embetsarkivene, nå kalt «Hamar, Kristiania og Kristiansand stiftsarkiver» Fortsatt manglet han heller ikke andre arbeidsoppgaver. Helt fram til slutten av 1913 beholdt han «De ældre Centralarkiver» og var samtidig Riksarkivets økonom og kasserer. Til hjelp i arbeidet med stiftsarkivene fikk han hjelp av Stian Finne-Grønn, ansatt i Riksarkivet i november 1907 og i likhet med Thomle jurist. Begge disse var også ivrige og ansette genealoger. Dette førte til en ytterligere utvidelse av saksmengden. I 1910 ble det opprettet enda en ny journalserie kalt «Rigsarkivet. Stiftsarkiverne Journal». I den ble ikke bare innført eiendomssaker, men også en del slektshistoriske henvendelser. For eksempel inneholdt journalen for 1912 808 innførsler. Av disse gjaldt cirka 11% avleverings-, utlåns- eller innlånssaker, cirka 9% gjaldt slektsspørsmål eller krav om personlige attester, cirka 1% gjaldt interne administrative saker og de resterende om lag 79% gjaldt eiendomssaker, mest bestillinger av utskrifter.  

Hartmann, Thomle og Finne-Grønn satte også i gang et visst ordningsarbeid. Hele bestanden av lokale forvaltningsarkiv ble delt i to: geistlige arkiv og sivile arkiv. Den første delen omfattet bispearkivene fra Kristiania og Kristiansand. Kristiania stiftsdireksjons arkiv og prestearkivene, som nesten bare besto av kirkebøker. Den andre delen omfattet innkomne protokoller og pakker fra fogder, sorenskrivere, stiftamtmenn og amtmenn samt magistrater. Innenfor hver sin del ble de forskjellige embetsarkivene forsøkt stilt opp i reolene i alfabetisk rekkefølge. Ordningen ble på langt nær fullført. Ennå i 1914 lå det fortsatt mange protokoller og pakker en rekke steder rundt om i stortingsbygningen.


Stiftsarkiverne i Kristiania blir opprettet

På dette tidspunktet holdt Riksarkivet på å flytte ut av bygningen. Riksarkivaren hadde endelig funnet en utvei til både å få mer plass og samtidig opprettet et nytt stiftsarkiv for de tre sørligste stiftene. Han utnyttet det faktum at også Stortinget trengte plass til egen virksomhet. I 1895 foreslo han derfor at Riksarkivet fikk tilholdssted i en annen bygning. Man kunne la stiftsarkivene for de tre sørligste stiftene være tilbake i stortingsbygningen, men selv da ville tingets egne romforhold bli bedre. Departementet mente også dette var verdt å utrede og forskjellige tomtealternativer for Riksarkivet ble undersøkt. Etter lang tids forhandlinger festet man seg særlig ved Norges Banks tidligere bygg på Bankplassen. Dette var også alternativet som Stortinget sluttet seg til. Før man kom så langt, ble det diskutert hvor stort det nye Stiftsarkivet skulle være. Krav om eget stiftsarkiv i Kristiansand ble reist i 1897.

fig.1: Stiftsarkiverne i Kristianias lesesal sommeren 1914. I hjørnet til venstre amanuensis A.W Rasch, i hjørnet til høyre amanuensis H.S Finne-Grønn

I 1909 kom det også krav om stiftsarkiv både i Hamar og i Tromsø. Alle disse ble avvist av økonomiske grunner. Heller ikke Riksarkivaren stilte seg velvillig, men mente det var mest realistisk inntil videre å nøye seg med tre stiftsarkiv i landet. Formelt ble dette endelig fastslått den 26. august 1909. Regjeringen ble anmodet om å utarbeide planer, tegninger og omkostningsoverslag for en flytting av Riksarkivet til Norges Banks tidligere bygning samtidig som det ble vedtatt at de lokale embetsarkivene fra Hamar, Kristiania og Kristiansand stift forsatt skulle ha sine lokaler i stortingsbygningen. I årene som kom, ble dette vedtaket satt ut i livet. Sommeren 1914 var overføringen av Riksarkivet til Norges Banks gamle bygning på det nærmeste fullført. Utskillelsen av den gamle stiftsarkivavdelingen til nytt Stiftsarkiv ble formelt bekreftet av Stortinget den 2. mai. Utskillelsen ble iverksatt 1. juli og den 18.september samme år ble Thomle utnevnt til stiftsarkivar uten at embetet var blitt utlyst. Som navn på det nye arkivet hadde han foreslått Stiftsarkivet i Kristiania. Departementet var ikke helt enig. I brev av 29. oktober fastslo det at Stiftsarkiverne i Kristiania var «det heldigste og mest betegnende navn, hvilket navn blir at benytte».