Personalet

Den nye institusjonen, Stiftsarkiverne i Kristiania, begynte med en bemanning på tre personer: stiftsarkivar Thomle, amanuensis Finne-Grønn, og assistent Kristoffer Kluge, alle tre jurister. I 1915 fikk man enda en amanuensis, Andreas Rasch, som ikke hadde noen egentlig akademisk eksamen, men langvarig erfaring fra Riksarkivet. Dessuten var en vaktmesterstilling tilknyttet stiftsarkiverne. Det var de første årene liten stabilitet blant personalet. Den først tilsatte amanuensen, Finne-Grønn, gikk av i januar 1917 fordi han fikk en bedre betalt stilling som kommunearkivar i Kristiania. Etterfølgeren, Jacob Friis, hadde stadige permisjoner på grunn av politiske eller vitenskapelige gjøremål og tok avskjed i 1920. Einar Jansen overtok stillingen etter ham. Han var i likhet med Friis filolog. Den først tilsatte assistenten, Kristofer Kluge, sluttet i 1916 fordi han mente seg forbigått etter forgjeves å ha søkt en stilling i Riksarkivet. Han ble etterfulgt av en annen jurist, Egil Høegh, som døde i 1917. Ny assistent ble cand. philos. Axel V. Ullmann, en mann som strengt tatt ikke hadde noen fullverdig embetseksamen, men bare såkalt annen-eksamen. Ikke desto mindre etterfulgte han Rasch da han i 1920 gikk av for aldersgrensen.   

fig.2: Erik Andreas Thomle, den første statsarkivaren i Oslo, satt i embetet fra 1914 - 1921

Blandingen av tilsatte med og uten embetseksamen, avspeilet en kamp mellom Thomle og riksarkivaren, Kristian Koren, om hvilke krav som skulle stilles til stillinger i Arkivverket. Thomle var «praktiker» og hevdet at han ikke fant noen «rimelig Grund til for Arkivvæsenets vedkommende at gjøre nogen Forskjell paa Folk enten de har en Embedseksamen eller ikke». For ham var sunn sans og god erfaring det avgjørende. Koren derimot hadde et langt mer positivt syn på akademiske eksamener. Han mente at «aflagt Embedsexamen [var] et Vidnesbyrd om at vedkommende besidder et visst maal af kundskaber som tiltrænges eller forlanges ligesaavel i arkivvæsenet som i andre offentlige stillinger». Det var særlig ansettelsene av Friis og Ullmann som illustrerte uenigheten mellom Koren og Thomle om hvilke kvalifikasjonskrav som burde stilles. Koren ansatte Friis på grunn av hans gode akademiske kvalifikasjoner, men mot Thomles innstilling. Ullmann ble varmt støttet av Thomle da han søkte om forfremmelse, men bare under sterk tvil gikk Koren med på at han burde få opprykk. Thomles syn på «praktikere» viste seg også i tjenesteoppgavene han ga vaktmesteren, Ludvig Engeset. Thomle brukte ham til en rekke ordningsarbeider ikke minst i Jarlsberg og Larvik amtsarkiv. Videre veiledet han Engeset i gotisk skrift og administrasjonshistorie.

Alt fra først av hadde de ansatte sine spesielle arbeidsområder. Stiftsarkivaren tok seg av den «almindelige administration», besvarte en stor del av de innkomne skriftlige forepørslene og var ansvarlig for ordningen av amtsarkivene, arkivet etter Bratsberg amt var det første av dem. Et annet ordningsarbeid tok Thomle med sine sterke genealogiske interesser seg også av: ordningen av ingeniør Delgobes håndskrevne genealogiske samlinger, som ble skjenket til Stiftsarkiverne i 1914. Thomle ordnet dem i esker og karakteriserte det hele i årsberetningen som «et langvarig og møisommeligt Arbeide». Han gikk også igjennom og fikk ordnet kaptein B. Nielsens etterlatte opptegnelser om norske offiserer. Stiftsarkiverne kjøpte dem av arvingene. Et annet – kanskje mer fordelaktig kjøp – sto også Thomle bak. For en bevilgning på kr 2500 sørget han for å få innkjøpt et større privatbibliotek med vesentlig historisk innhold og etter Thomles mening godt egnet til å danne grunnstammen i et arkivbibliotek. Han overvåket ordningen av det og sørget for at det ble skrevet en seddelkatalog.

Etter Finne-Grønns avskjed overtok Thomle også regnskapsføringen. Av øvrige arbeider hadde Finne-Grønn så lenge han fungerte, konfereringen av utskrifter. Han sto også for mesteparten av katalogarbeidet. Blant annet fullførte han en to-binds katalog over rettsprotokollene, og i 1916 sørget han for å få i trykken en katalog over kirkebøkene i Kristiania stift, Norske Arkivregistraturer I. Han sto også for utgivelsen av edsprotokollen for prester i samme stift. Etterfølgeren Friis tok seg også av utskriftskonfereringer og overtok ellers ordningen av amtsarkiver, særlig Akershus stift og amt. Lesesalstjenesten tok delvis assistentene seg av, delvis også Rasch da han ble tilsatt i amanuensisstilling. Disse førte også journalen og kopiboka.


Arbeidet

 Prinsippene for ordningsarbeid fortsatte stort sett å være de samme. Embetsarkivene ble innenfor sine respektive stift stilt opp i alfabetisk rekkefølge. Da Stiftsarkiverne ble opprettet som egen institusjon, var fortsatt store mengder av arkivmaterialet uoppstilt, blant annet bortimot 10 000 rettsprotokoller som heller ikke var skikkelig katalogisert og etikettert. Det eneste var at de var plassert tilfeldig etter som avleveringene kom inn og i rekkefølge etter løpenummer på avleveringslista. Protokollene ble nå satt på plass i sine respektive embetsarkiv.  Både stiftsarkivaren, amanuensene og assistentene deltok i oppstillings- og etiketteringsarbeidet sammen med leid hjelp. En del protokoller ble det nødvendig å sette bort til innbinding. Thomle meldte i årsmeldingen for 1917-1918 at «som vanlig har bevilgningen til protokoller været fuldt utnyttet i øiemedet». Arbeidsbyrden var hele tiden stor. Tallene nedenfor viser noe av utviklingen.


Budsjettår

Journalnummer

Kopiboksider

Utskrifter

Gjester

1914-1915 850 606 806 6375
1915-1916 948 612 962 7638
1916-1917 904 915 838 5418
1917-1918 948 839 1030 6098
1918-1919 753 411 750 5659
1919-1920 862 549 1105 7006
1920-1921 847 493 2172 6435

Som det sees, steg antallet innkomne skriv, utskrifter og gjester fram til og med budsjettåret 1917-1918, mens veksten i antallet kopiboksider kuliminerte i 1916-1917. Budsjettåret 1918-1919 viste på grunn av overføringer av arkivsaker til Hamar et visst fall, men alt året etter tok igjen antallet journalnumre, kopiboksider, utskrifter og gjester til å stige, til dels ganske betraktelig. I 1920-1921 var antallet innkomne skriv omtrent det samme som i Stiftsarkivernes første år som egen institusjon, mens antallet kopiboksider hadde gått en del ned. Muligens kan dette skyldes at man i større grad kan ha besvart forespørslene muntlig, ikke minst ved å benytte telefon. At arbeidsbyrden mellom 1914 og 1921 nok likevel vokste betydelig, viser seg i antallet utskrifter som i løpet av disse årene steg med hele 169%. Først i 1919 eller 1920 ble skrivemaskin tatt i bruk. 56% av utskriftene ble da skrevet for hånd, resten med maskin. Også lesesalstjenesten tok mye tid, selv om antallet gjester var forholdsvis stabilt. Muligens begynte man ikke med ettermiddagsåpning før i budsjettåret 1916-1917, i hvert fall ble det da for første gang ført særskilt statistikk over antallet formiddags- og ettermiddagsgjester. Ettermiddagsgjestene utgjorde da cirka 43% av det totale gjesteantallet, senere svingte andelen slike gjester mellom 21 og 35%.


Avleveringer

Noen aktiv virksomhet overfor arkivskaperne forekom ikke fra Stiftsarkivernes side og det kom inn lite av avleveringer. Thomle stilte seg hele tiden restriktiv til å ta imot nye arkivsaker. Det het lenge i hans årsmeldinger at noen «større avleveringer til arkivet har ikke fundet sted». Først i 1916 ble han nødt til å ta imot en avlevering av noe format, en større sending rettsprotokoller fra Søndre Gudbrandsdalen sorenskriveri. Det sto da til rådighet om lag 2650 hyllemeter, men cirka 2100 hyllemeter var allerede opptatt. Tall for hvor mye Stiftsarkiverne tok inn, ble ikke gitt før i budsjettåret 1919-1920. Stiftsarkiverne fikk da som avlevering 14 panteregistre fra Nedre Romerike sorenskriveri, 8 panteregistre fra Tune sorenskriveri og 3 kirkebøker. Budsjettåret etter tok arkivet imot 5 pantebøker fra Mandal sorenskriveri, 6 pantebøker fra Nordre Jarlsberg sorenskriveri, 1 klokkerbok for Horten, 9 lysingsprotokoller for Trefoldighetskirken i Kristiania, 5 kopibøker og andre protokoller fra Nedre Borgarsyssel prosti og 1 regnskapsbok fra Skjold prestegjeld. Årsaken til Thomles uvilje mot å ta imot nye avleveringer var hele tiden plassmangel. 1914-1915 var det ennå uavklart hvor mye Stiftsarkiverne fikk beholde av plass i stortingsbygningen, og til dette ble fastlagt mente Thomle at han ikke kunne planlegge noe som helst.

Avklaringen kom i 1916. Stiftsarkiverne mistet av Riksarkivets tidligere arkivlokaler fløyene mot Stortingsgata og Carl Johans gate, den delen av de gamle lokalene som lå mellom disse fløyene og stortingsrotunden samt korridorene bak rotunden både i 1. og 2. etasje. Thomle klaget sin nød over beslutningen. Han skildret følgende av den slik:

«man [har] ikke blot gaaet glip av rum, som var høist nødvendige for i fremtiden at kunne motta nye avleveringer av arkivsaker, men det har ogsaa gjort at arkivets samlinger tildels har maattet fjernes fra sine plasser hvorved den hele systematiske ordning er forstyrret og vanskeligheten med at finde frem i arkivet i høi grad forøket».

Ombygningsarbeidene førte til at arkivmagasinene ble overstrødd med kalkstøv og det ble nødvendig med en grundig rengjøring og omordning.


Statsarkivet i Hamar opprettes

I 1917 skjedde en omorganisering som man skulle tro burde ha løst plassproblemene. Stortinget hadde i 1909 besluttet at etter at Kristiania hadde fått sitt Stiftsarkiv, burde Kristiansand prioriteres. Som følge av dette foretok riksarkivar Koren sommeren 1914 en inspeksjonsreise til Nedenes og Lister og Mandals amt. Han kom til at arkivforholdene var meget utilfredsstillende. Det måtte avleveres så store mengder arkivsaker at det ville bli nødvendig å oppføre et like stort arkivbygg i Kristiansand som i Bergen og Trondheim. Omkostningene ved dette stod for Stortinget som så skremmende at i stedet vant tilhengerne av et nytt Stiftsarkiv i Hamar fram. Der kunne man nøye seg med leide lokaler. Følgelig valgte Stortinget å satse på et nytt stiftsarkiv der, Kristiansand fikk komme i neste omgang. Den 13.juli 1917 ble Stiftsarkivet i Hamar vedtatt opprettet. Høsten samme år ble arkivmaterialet fra embetsarkivene i Hedemark og Oppland overført. I alt utgjorde det 3272 protokoller og 981 pakker. Dermed ble det frigjort 262 hyllemeter, men på grunn av Stortingets utvidelser fikk ikke Stiftsarkiverne noe av dette. Plassmangelen fortsatte å være like fortvilet. Året etter arkivoverføringene til Hamar meldte Thomle at han overhodet ikke kunne motta mer på grunn av «den av Stortinget ytterligere avgivelse av rum til dette», og det samme gjentok han alle etterfølgende år.

En navneendring var også tung å bære for Thomle. Den 1. januar 1919 skiftet institusjonen som han ledet navn til å hete Statsarkivet i Kristiania (fra 1924 i Oslo). Thomle mislikte endringen sterkt. I årsmeldingen hevdet han at forandringen av arkivets navn var lite heldig og stadig foranlediget forvekslinger. To år senere, den 31. desember 1921, gikk han av. Hans etterfølgere måtte overta alle de problemer Statsarkivet hadde å tumle med, fremst blant disse dårlige lokaler og dårlig magasinplass.