Både arkivloven og offentlighetsloven definerer et dokument som en logisk avgrenset informasjonsmengde som er lagret på et medium for senere lesing, lytting, framvisning, overføring eller lignende. Alle SMS-er og e-poster er altså dokumenter etter denne definisjonen.

Journalføringsplikten omfatter saksdokumenter, og offentlighetsloven har klart definert hva et saksdokument er: Dokument som er kommet inn til eller lagt fram for et organ, eller som organet selv har opprettet, og som gjelder ansvarsområdet eller virksomheten til organet. Det er med andre ord ikke formen som avgjør om et saksdokument skal journalføres.

Alle saksdokumenter som oppstår i forbindelse med en sak, skal vurderes for journalføring etter bestemmelsene i arkivforskriften § 2-6. Da må også en SMS som forvaltningen sender eller mottar i forbindelse med behandlingen av en sak, vurderes for journalføring, selv om tonen er uformell og kan oppfattes som privat.

Hvis SMS-er og e-poster har påvirket vurderingen av saken eller beslutningen, er det nødvendig for forvaltningens eget dokumentasjonsbehov at disse blir tatt vare på. Forvaltningen selv har ofte behov for å gå tilbake og se på en sak i ettertid for å se på hva som har skjedd. Det er også nødvendig for at samfunnet skal ha mulighet til å utøve demokratisk kontroll.

Det praktiske ansvaret for at journalføring skjer korrekt, er hos den som sender eller mottar SMS-er og e-poster i en sak. Forvaltningen har godt skolerte ansatte i arkivtjenesten som kan bistå sine egne saksbehandlere.