Riksrevisjonen har foretatt en grundig undersøkelse av arkivarbeidet i kommunal sektor og har avdekket betydelige mangler i forhold til de krav som følger av regelverket.
Rapporten gir et dekkende bilde av forholdene, og at det vil være reell konsekvens av disse forholdene at materiale går tapt eller er utilgjengelig for bruk.

De største problemene knytter seg til bevaring av digitalt arkivmateriale for ettertiden. Her går utviklingen i gal retning, i og med at materialets omfang og systemenes kompleksitet øker vesentlig raskere enn det kommunal sektor er i stand til å håndtere. Bare en samordnet nasjonal løsning kan avhjelpe dette problemet – det er for stort til å løses på en hensiktsmessig måte av den enkelte kommune eller innenfor en interkommunal arkivordning.

Til tross for den tilstanden som er beskrevet, har det skjedd en betydelig utvikling i positiv retning i kommunalt arkivarbeid de siste 20 årene.

  • I alt 84 % av kommunene (i alt 360) i 2009 med i en interkommunal arkivordning eller tilsvarende.
  • Kompetansen hos arkivpersonalet er hevet kraftig gjennom høyere utdanning, og det gjøres en god jobb innenfor svært knappe ressurser.
  • Arkivloven med forskrifter (i kraft 1999) har skapt et juridisk og faglig rammeverk som er til stor hjelp
  • Noark-standarden for elektroniske arkivsystemer har sikret at en betydelig del av den daglige digitale arkivering i kommunal forvaltning oppfyller faglige krav.

Det må vesentlig sterkere innsats til for å komme på et godt nok nivå. Mange kommuner har fortsatt ikke en tilfredsstillende depotordning for sine eldre arkiver, og mange av de som deltar i en interkommunal ordning har ennå ikke avlevert sine arkiver. Det gjenstår mye på ordning og katalogisering, mange arkivlokaler er ikke tilfredsstillende, og fortsatt gjenstår en revisjon av kassasjonsreglene for kommuner og fylkeskommuner.

Rapporten påviser klare mangler ved Arkivverkets tilsyn og veiledning overfor den enkelte kommune og fylkeskommune. Arkivverkets tilsyns- og veiledningsfunksjoner overfor den enkelte kommune og fylkeskommune kan og skal forbedres i lys av det som er påvist i Riksrevisjonens rapport. De aktuelle tiltakene er:

  • klarere definisjon av målene for tilsyn og veiledning
  • bedre samordning og systematikk i etatens arbeid på området og større krav til dokumentasjon av forholdene
  • innrapportering fra kommuner og fylkeskommuner i henhold til arkivloven § 8.

Noen av tiltakene er allerede påbegynt.

Den store utfordringen i tiden framover er bevaring og tilgjengeliggjøring av de digitale arkivene i kommunal sektor. Dette løses ikke gjennom bedre systematikk og samordning i Arkivverkets tilsynsvirksomhet. Her må det til en samordnet nasjonal innsats for å finne gode og rasjonelle løsninger. Arkivverket er beredt til å ha en ledende rolle i utformingen av en slik løsning, og vi har allerede for et år siden startet et felles utviklingsprosjekt med representanter for kommunale arkivinstanser.

Ivar Fonnes
riksarkivar