Til tross for at den første versjonen av Noark kom allerede i 1984 har det aldri vært gjennomført en ordentlig evaluering av hvilke nytte- og kostnadsvirkninger standarden har hatt. Behovet for en evaluering forsterkes ved at standarden har blitt en ”beste-praksis” for hvordan arkivert elektronisk dokumentasjon skal kunne opprettholde sin autentisitet, integritet, pålitelighet og anvendelighet under hele sin livssyklus.

Etter Arkivverkets syn er det liten tvil om at Noark har gitt viktige bidrag til den tidlige digitaliseringen av offentlig sektor. Samtidig er måten mennesker fanger, prosesserer og kommuniserer data er på vei inn i en ny tid. Data skapes i en hastighet og et volum uten historisk sidestykke. I tillegg til større volum øker variasjonen i formater og struktur. Den teknologiske utviklingen er blitt en kraftig driver som skaper nye behov, muligheter og utfordringer. Dette skiftet har stor betydning for Noark.

Nødvendig med evaluering

I foranalysen om dokumentasjonsforvaltning og arkiv skrevet på oppdrag for (Styring og koordinering av tjenester i e-forvaltning) slås det fast at Arkivverket mangler empirisk grunnlag for å vurdere videre utvikling av standarden.[1]

Arkivverket ser et klart behov for å etablere et slikt empirisk grunnlag. En uavhengig evaluering av Noark vil gi god innsikt i dagens situasjon og være et viktig innspill til anbefalinger og strategiske veivalg fremover. Vi forventer også at en evaluering vil kunne gi viktig kunnskap som vil være relevant for en revisjon av arkivloven.

Vi finner også støtte for en slik evaluering i økonomiregelverket for staten[2] § 16, som krever at statlige virksomheter skal gjennomføre evalueringer for å få informasjon om effektivitet, måloppnåelse og resultater innenfor hele eller deler av virksomhetens ansvarsområde og aktiviteter.

Arkivverket mener det er nødvendig å gjennomføre en evaluering av dagens standard før vi kan ta stilling til videre arbeid med standardisering på området.

Gjennomføring og videre arbeid

Arkivverket er eier av standarden og anser det som utfordrende å selv skulle gjennomføre en objektiv evaluering av et viktig virkemiddel for etaten. Arkivverket har vært i dialog med Direktoratet for Forvaltning og IKT (Difi) og som Arkivverket ser Difi behov for å vurdere standarden opp mot et større bilde av den kraftige digitaliseringen vi ser i samfunnet og offentlig sektor. Også KS, Norsk Arkivråd og Arkivforbundet har i dialog med Arkivverket uttrykt seg positive til en gjennomgang av standarden.

Arkivverket har foreløpig ikke avgjort hvordan vi best kan få gjennomført en objektiv evaluering av en sammensatt forvaltningsstandard som Noark er og vi vil i tiden fremover arbeide med modell for gjennomføring og finansiering av et slikt arbeid.

Har du innspill og kommentarer? Send gjerne disse til Øivind Kruse på epost: oivkru@arkivverket.no

 

Hva er Noark?

Arkivverket forvalter Noark-standarden (Norsk arkivstandard). Noark ble utarbeidet som en kravspesifikasjon for elektroniske journalsystemer i statsforvaltningen i 1984 av Statens rasjonaliseringsdirektorat (Statskonsult) i samarbeid med Riksarkivaren. Siste hovedversjon er Noark 5 som ble lansert i 2008. Det er gjort noen revisjoner av standarden gjort i årene etter.

Arkivforskriften §2-9 sier at offentlige organer normalt skal benytte et Noark-godkjent system ved elektronisk journalføring. Nesten alle offentlige virksomheter benytter i dag et eller flere elektroniske journalføringssystem som er basert på Noark. På denne måten har Noark bidratt til standardisering og lagt et viktig grunnlag for fellesløsninger som har sammenheng med journalføring, for eksempel digital post til innbyggere og Offentlig Elektronisk Postjournal (OEP / eInnsyn).

 

 

 

[1] Sluttrapport - Foranalyse for dokumentasjonsforvaltning og arkiv, s. 16

[2] https://www.regjeringen.no/globalassets/upload/FIN/Vedlegg/okstyring/Reglement_for_okonomistyring_i_staten.pdf