Gruppens frist for å levere sitt forslag til veileder var satt til 10. desember. Denne fristen er nå forlenget til 1. mars 2015. Bakgrunnen for forlengelsen er prosjektets mulighet til å benytte kommunene Bærum og Spydeberg som pilot. Ved hjelp av disse to kommunene tester nå prosjektgruppen ut bruk av bevarings- og kassasjonsbestemmelsene på henholdsvis K-kodene og egenprodusert nøkkel.

Veiledningen vil gi en gjennomgang og utdyping av paragrafene i forskriften, og en gjennomgang av kassasjon i praksis med utgangspunkt i fremadrettet kassasjon og bevaring av digitalt skapt materiale. Enkeltkapitler skal omhandle kassasjon/bevaring av allerede skapt digitalt materiale og allerede skapte papirarkiver.

Veilederen vil gå nærmere inn på kassasjon i praksis, herunder hvordan man skal sette kassasjonsfrister for informasjon der enten systemet kan kasseres i sin helhet eller der deler av informasjonen skal bevares. Hvordan kan man implementere kassasjonsfristene i Noark5-systemer? Og hvordan gjøre det samme i systemer uten Noark-integrasjon?

Mange flere temaer vil bli behandlet. Eksempler er redundans, merbevaring og systemer på ulike forvaltningsnivåer. Et spørsmål som mange stilles overfor er utfasing av systemer. Skifte eller avslutning av systemer kan føre til utilsiktet kassasjon fordi systemene ikke bevaringsvurderes og bevaringsverdig informasjon ikke overføres til depotløsning. Hva kan gjøres for å unngå utilsiktet kassasjon? Alt dette og mer til kommer i veiledningen. Neste møte i prosjektgruppen er 19. november. Vi vil eventuelt legge ut mer informasjon etter dette møtet.

(illustrasjonsfoto, Riksarkivet)

(illustrasjonsfoto, Riksarkivet)