Arkivverkets ansvar


Arkivverket har to hovedoppdrag som også henger tett sammen.

  • Levere gode tjenester til forvaltningen i form av blant annet standarder, regelverk, veiledning og tilsyn.
  • Bevare og sikre innholdet i arkivene for fremtiden og gjøre disse tilgjengelig i form av gode tjenester til ulike brukergrupper som for eksempel forskere, privatpersoner og forvaltning.

Arkivverkets viktigste oppgaver er å ta vare på arkivmateriale fra statlige virksomheter, gjøre materialet tilgjengelig for bruk, føre tilsyn med arkivarbeidet i staten, fylkeskommunene og kommunene, og bidra til at private arkiver blir tatt vare på. Riksarkivaren er øverste leder for Riksarkivet og statsarkivene, og Riksarkivarens myndighet er hjemlet i arkivloven. Arkivverket består av Riksarkivet, åtte statsarkiver, Samisk arkiv og Norsk helsearkiv.

Arkivverket oppbevarer nærmere 260 000 hyllemeter (2015) med arkivmateriale. De eldste fragmenter er fra før år 1000, og det nyeste er et par år gammelt.

I arkivene finnes sentrale kilder for Norgeshistorien så vel som for lokalhistorie. Vi har også materiale som kan dokumentere privatpersoners rettigheter og interesser på ulike vis. Riksarkivet og alle statsarkivene har lesesaler der folk kan bruke våre arkivsaker.

Arkivverket kan med rette kalles nasjonens kollektive hukommelse.

Ny strategi 2016-2018


I nåtid og framtid

Vår jobb er å sikre at arkivmaterialet blir håndtert og oppbevart forsvarlig før det avleveres til oss. Deretter skal vi sikre at det blir forsvarlig oppbevart og håndtert i uoverskuelig framtid. Dette medfører også at Arkivverket må forandre seg i takt med nye utfordringer. I avsnittene som følger kan du lese mer om hvorfor vi må endre oss, og hvor vi ønsker å være i fremtiden.

Derfor må Arkivverket endres

Arkivverket står overfor spennende og krevende utfordringer. Vi befinner oss i en situasjon der vi må omstille oss for å oppfylle kravene uttrykt i det lovverket vi er underlagt, kravene som regjeringen har satt til forenkling og effektivisering, samt forventningene fra offentlig forvaltning, private arkivskapere og alle våre brukere. Dette er dokumentert i grundige analyser som vi har gjennomført det siste året i dialog med egne ansatte og brukere. Her kan du se en kort film av hva interessentene våre mener:



Konklusjonen er at hvis vi ikke omstiller oss, kan vi risikere at arkiver går tapt, og at vi ikke gjør jobben vi er satt til å utføre. Vi risikerer óg at vi ikke er i stand til å levere tjenester som tilfredsstiller krav til tilgjengelighet. I tillegg er det et stort behov for økt innsats og enhetlige rutiner knyttet til oppfølging og tilsyn av arkivarbeidet i stat, fylkeskommuner og kommuner. 

Les saken

Dette er retningen videre – fremtidsbildet

For å løse samfunnsoppdraget har Arkivverket utarbeidet en ny strategi for årene 2016 til 2018 som skal ruste organisasjonen og de ansatte til å møte de kravene som stilles til arkivering og tilgjengeliggjøring for de ulike brukergruppene. 

En av våre ansatte, Vilde Ronge, har satt ord på hvorfor det er viktig at Arkivverket endrer seg: 



For å styrke Arkivverket og løse samfunnsoppdraget i fremtiden må vi:

  • styrke samarbeidet i arkivsektoren
  • bidra til økt digitalisering i offentlig sektor
  • bidra til effektivisering av forvaltningen.

Vår strategi vektlegger særlig de behov og forventninger våre brukere har til oss som arkivinstitusjon og øverste fagmyndighet. Dette medfører at vi må forbedre og endre oss på flere områder.

Det er en forventning om at Arkivverket skal være pådriver for å finne løsninger på de mange utfordringer som oppstår i møtet mellom digital teknologi og arkiver, men at vi samtidig tar i bruk de mulighetene dette gir oss. Strategien er ikke en beskrivelse av hele vår virksomhet, men er endringsorientert: den viser de områdene vi må endre oss på neste tre årene.

Strategien er bygget opp over tre temaer som også er våre hovedmål, og som fokuserer på de som bruker våre tjenester, de som selv skaper dokumenter og arkiver, og samfunnet for øvrig. Innenfor disse hovedmålene har vi disse leveransene til samfunnet og våre brukere:

1. Arkivverket skal ha kvalitet i tjenester og effektiv drift

 

  • Alle våre brukere opplever en brukervennlig inngang til digital målgruppetilpasset informasjon og veiledning.
  • Alle våre brukere opplever brukervennlige selvbetjeningsløsninger og etterspurt, digitalt arkivinnhold.
  • Offentlige og private arkivskapere opplever at Arkivverket har en velfungerende løsning for mottak av papirarkiv.
  • Brukere får tilgang til historisk pasientinformasjon fra Norsk helsearkiv.

Her er det først og fremst utvikling av våre digitale brukertjenester som er viktig. Det betyr at vi på våre nettsider skal kunne tilby forvaltningen og andre arkivskapere en enkel inngang til relevante og oppdaterte veiledninger og retningslinjer for deres arbeid, og informasjon til våre arkivbrukere om arkivene vi har mottatt. Vi skal sørge for at de blir godt beskrevet og enkle å finne fram i, og i tillegg digitalisere mer arkivmateriale slik at det enkelt kan studeres uavhengig av tidspunkt og brukers oppholdssted.

2. Arkivverket skal være i front for fremtidsrettet arkivutvikling

 

  • Offentlige og private arkivskapere skal oppleve en effektiv og mer relevant digital dokumentfangst og forbedret dokumentasjonsforvaltning.
  • Offentlige og private arkivskapere og arkivsektoren skal oppleve et moderne regelverk og standarder.
  • Offentlige og private arkivskapere skal oppleve effektiv forvaltning og deling av arkiver gjennom eArkiv som felleskomponent.
  • Arkivsektoren skal tilbys landsdekkende løsninger for langtidslagring og tilgjengeliggjøring av digitaliserte og digitalt skapte arkiver.

Dette viser Arkivverkets ambisjon om å sikre kvaliteten på digitale arkiver. Arkivverket skal påvirke hvilken digital informasjon som skal tas vare som dokumentasjon for ettertiden, og at dokumentasjonen bevares trygt og kan hentes fram og leses i ettertid. Dette skal vi oppnå ved blant annet å gi innspill til endringer i lover og regelverk, og utarbeide standarder og retningslinjer slik at det skal bli enklere og mer effektivt å lagre relevant og viktig dokumentasjon.

3. Arkivverket skal være en synlig og tydelig samfunnsaktør

 

  • Arkivverket skal være pådriver for å sikre autentisk, relevant og helhetlig samfunnsdokumentasjon fra statlig, kommunal og privat sektor.
  • Arkivverket skal være anerkjent for å synliggjøre arkivenes betydning.

Arkivverket ønsker å ta en mer aktiv samfunnsrolle for å belyse og formidle arkivenes verdi både i samtid og fremtid. Vi må utvikle vår tilstedeværelse i digitale arenaer. Vi vil øke borgernes bevissthet om hvor viktig det er for den enkeltes rettigheter at arkiver tas vare på og kan hentes fram senere, og at arkiver er avgjørende for samfunnets hukommelse og demokrati. Ikke minst er det viktig for vår forståelse av oss selv og vår samtid.

Strategien for leveranse og brukere kan visualiseres i et strategikart på denne måten:

 


Enighet om ny organisasjonsstruktur


Fredag 1. juli 2016 ble det enighet mellom Riksarkivaren og organisasjonene om en ny organisasjonsstruktur i Arkivverket.


Vedtatt organisasjonskart:

Navnene på enhetene er foreløpige og kan endres senere.

Navnene på enhetene er foreløpige og kan endres senere.


Historikk:

Som en del av strategiarbeidet har ny organisasjonsstruktur vært diskutert. En omorganisering krever dialog og enighet med fagforeningene, og i november 2015 ble det brudd i forhandlingene. Etter at omorganiseringen ble satt på hold har organisering av Arkivverket vært et tema i Stortingets spørretime, og det har vært fremmet et representantforslag (Dok 8-forslag). Stortinget behandlet torsdag 14. april Familie- og kulturkomiteens innstilling (Innst. 204 S (12015-2016) angående omorganiseringen i Arkivverket. Innstillingen viser komiteens behandling av Senterpartiets representantforslag (Dokument 8: 16 S (2015-2016) som ble innlevert 8. november 2015. Stortinget gav ikke sin tilslutning til forslaget, og med dette er den politiske behandlingen av saken ferdigbehandlet.

 mottok Arkivverket et oppdragsbrev fra Kulturdepartementet den 18. april. Her ber Kulturdepartementet Riksarkivaren om å gå videre med omorganiseringen.

En ny arbeidsgruppe for  ble etablert. Arbeidsgruppen bestod av representanter for statsarkivene (50 prosent) og Riksarkivet (50 prosent) og gjennomførte utredninger og oppgaver som gav svar på hvilken løsning for ny struktur som er best for Arkivverket. 

Ledelsen i Arkivverket har den 10. juni 2016, etter nye utredninger og analyser og basert på premisser gitt av Kulturdepartementet  som skal forhandles med fagorganisasjonene. Tentativ dato for formell forhandling er 30. juni.

Fredag 1. juli ble det .

Kulturdepartementet har bedt om status for det videre arbeidet med organisasjonsendring i Arkivverket innen 15. august d.å.

Se også: