I 2013 har vi prioritert avleveringer og depotarbeid, brukertjenester på lesesal og per saksbehandling, formidling og oppfølging av stemmeretts- og grunnlovsjubileene, digitalisering samt arbeid med privatarkiver og tilsyn med kommunale arkiver.

Årsmeldingen er satt opp etter mønster av Arkivverkets strategiplan.

Strategiområde A: Digital tilgjengelighet

Vi har indeksert totalt 139 filmer av Gammel grunnbok. I tillegg har vi indeksert 132 ekstrarettsprotokoller for Numedal og Sandsvær, Eiker, Modum og Sigdal, Søndre Jarlsberg, Mellom-Jarlsberg og Ringerike sorenskriverier, og 192 dødsfallsprotokoller fra lensmannskontorene i vårt område.

Transkribering av passprotokoll for Drammen 1845-1860 er i gang, og vi har skannet 107 ekstrarettsprotokoller og 10 dødsfallsprotokoller.

Skannet, transkribert og indeksert materiale er, eller vil bli tilgjengelig på Digitalarkivet.

Vårt mål er å ha en nettkatalog som best mulig beskriver arkivene våre. Nye arkiver blir fortløpende publisert i Arkivportalen,  og i praksis er hele arkivbestanden vår tilgjengelig her.

Markeringen av stemmerettsjubileet er gjennomført. Det ligger nå artikler på Lokalhistoriewiki  om alle de 28 kvinnelige kommunestyrerepresentantene i vårt område, i tillegg har vi skrevet artikler om to av de første kvinnene som stilte til stortingsvalg, og tre andre kvinnelige pionerer. En del av kvinnene er også presentert på våre nettsider.

Arbeidet med grunnlovsjubileet er godt i gang. Vi har gjennomgått systematisk arkivserier og samlet stoff med fokus på ulike sider av hverdagen i 1814 og begynt å skrive historier basert på dette stoffet.

Vi er nå på Twitter og har koblet det opp mot Facebook  slik at det vi legger ut, kommer begge steder. Vi har presentert smakebiter fra arkivene på nettsidene månedlig. Nettsidene blir ellers kontinuerlig vedlikeholdt.

Strategiområde B: Digital bevaring

Statsarkivet i Kongsberg (SAKO) er ett av tre statsarkiv som mottar og tester digitalt skapt materiale. Vi har i 2013 arbeidet med kartdatabaser og annet materiale fra Kartverket. Det godkjente materialet blir overført til Arkivverkets digitale sikringsmagasin i Riksarkivet.

Strategiområde C: Digital arkivdanning

SAKO deltar i arbeidet med å kartlegge og bevaringsvurdere elektronisk arkiv hos offentlige etater. I 2013 har våre prosjekter vært rettet mot Kartverket.

Virksomhetsområde D: Bevaring av analogt materiale

Flyfoto av Hurum Paper Mill

Hurum Paper Mill

SAKO har mottatt 344,9 hyllemeter (hm) arkivmateriale fra arkivskapere i 2013, herav 207,7 hyllemeter privatarkiver. Dette innebærer en nedgang på 114,8 hyllemeter i forhold til 2012.

I 2013 har vi fått ordnet privatarkivet etter Hurum Paper Mill. Vi har også startet å ordne arkivet etter papirfabrikken Holmen-Hellefoss (ferdig 2014). Det er også mottatt og ordnet flere andre privatarkiver.

Vi har veiledet private arkivskapere som ønsker å avlevere til oss eller andre.

Depotarbeid

I 2013 ble det ordnet ferdig til sammen 403,6 hm arkiver (406,1 hm i 2012). Målet er å holde ordningsaktiviteten høy for å unngå at det bygger seg opp økende etterslep over tid. Ved utgangen av året utgjorde arkiver i ferdig ordnet, katalogisert og tilgjengelig orden 14 530,5 hm. For 321 hm foreligger det avleveringslister, men ikke ferdig katalog.

Tidligere avlevert materiale er blitt nyordnet, blant annet i arkivet etter Larvik sorenskriveri/Larvik byfogd. Arkivene etter flere sokneprester er også blitt nyordnet. En del sentrale arkivserier hos fylkesmann, byfogd og sorenskrivere er pakket om i nye omslag og arkivesker.

Konservering

Sluttrapport fra undersøkelsen som ble gjort for å kartlegge arkivenes fysiske tilstand ble mottatt i april. Plan for fysisk bevaring er etter dette ferdigstilt og sendt inn til Riksarkivet. Arbeidet med katastrofeplan er igangsatt i samarbeid med etaten for øvrig.

Overvåkingen av klimaet i magasinet har fortsatt. Det ble i 2013 oppdaget muggvekst i randsoner i 1. magasin og det er satt i gang tiltak for å sanere dette.

Arbeidet med bestandsgjennomgang og ompakking har fortsatt. Det er foretatt sanering av arkivstykker som var muggskadet før det ble avlevert.

Et antall tidsskrifter er blitt innbundet.

Virksomhetsområde E: Behandling av brukerhenvendelser

Saksbehandling

Antall brukerforespørsler i 2013 viser en økning på 13 % , etter en nedgang på 6,6 % i 2012. Oppgangen skyldes særlig økning i slektsforespørsler. Det er fortsatt nedgang i spørsmål om tinglyste dokumenter, som først og fremst skyldes at profesjonelle brukere i stor grad selv finner fram i skannede tinglysningsdokumenter på Digitalarkivet.

Antall slektsforespørsler har vært økende etter oppstarten av vårt nye lørdagsopplegg på lesesalen og med visning av tv-programmet ”Hvem tror du at du er”.

Saker om innsyn i taushetsbelagt materiale er ofte ressurskrevende. Saker om innsyn til forskningsformål kan være svært omfattende med behov for gjennomgang av mye materiale for å vurdere om det er taushetsbelagte opplysninger i materialet og også om det er behov for å forlenge taushetsplikten.

Brukerforespørslene fordelte seg på følgende tre hovedområder:

1. Rettigheter, eiendom, velferd: 40,5 %
2. Faglige behov: 34,9 %
3. Hobby: 24,7 %

Vi har fortsatt å svare på forespørsler på vårt brukerforum,  i tråd med de nye reglene for hele Arkivverket som ble innført i 2013.

Lesesalsdrift

Lesesalen var åpen til sammen 1622 timer i 2013. Antall besøkende var 1298, samme tall som i 2012. Det ble lånt ut 2193 arkivstykker, en nedgang på 12,9 %.

Tidlig våren 2013 måtte lesesalen holdes stengt på grunn av byggearbeidet med Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark (IKA Kongsberg) på tomten ved siden av.

Vi har fortsatt opplegget ”Fortidens hemmeligheter”  med lørdagsåpen lesesal én gang i måneden i samarbeid med DIS-Kongsberg.  Opplegget er godt besøkt og med mye utlån av arkivsaker.

Bibliotek

Bokbasen vår ligger på internett i Nasjonalbibliotekets bokbase.  Det er registrert 7434 titler i basen. Tilveksten var i 2013 på 58 bøker. Utlån av bøker praktiserer vi ikke.

Virksomhetsområde F: Myndighetsutøvelse og eksternt samarbeid

Inspeksjoner og besøk hos arkivskapere

Drammen byarkiv
Sem fengsel
Fylkesmannen i Telemark
Agder lagmannsrett
Øvre Eiker kommune

I 2013 har vi fortsatt oppfølgingen av bygningsfaglige tilstandsrapporter for kommunale arkivlokaler. Arbeidet er i stor grad avsluttet, men en del kommuner må følges opp når IKA Kongsberg står ferdig i 2014.

Vi har startet med stedlige tilsyn av kommunale arkiver. Tre kommuner har hatt tilsynsbesøk hvor vi har hatt fokus på eldre og avslutta arkiv og oppfølging av bygningsfaglig rapport. Disse er Sandefjord kommune, Drammen kommune og Notodden kommune (Forvaltningssenteret).

I tillegg er rådgivning og veiledning gitt per telefon, brev eller e-post til både kommuner og statlige arkivskapere.

Byggingen av IKA Kongsbergs  nye arkivdepot for kommunale arkiver ved siden av SAKO startet opp i 2013. SAKO har bistått IKA i etableringsprosessen.

Vi har fortsatt arbeidet som fylkeskoordinerende ledd for privatarkiver i Telemark og holdt kontaktmøte for våre samarbeidspartnere på området. Vi har også deltatt i styringsgruppa for PRAKT-prosjektet (Privatarkiv i Telemark).

Vi samarbeider med Vestfoldarkivet  om privatarkivarbeid. Vestfoldarkivet har ansvar for koordineringen av privatarkivarbeidet i Buskerud og Vestfold.

Virksomhetsområde G: Synlighet i det offentlige rom

Foto fra foredrag under arkivdagen

Olav Sem holdt kåseri på Arkivdagen 2013

I 2013 har vi fortsatt undervisningsopplegget vårt for 9. skoletrinn om 2. verdenskrig. Opplegget er en del av den kulturelle skolesekken i Kongsberg, og våren 2013 hadde vi omvisning for rundt 300 skoleelever. I tillegg har vi hatt besøk av tre videregående klasser som fikk veiledning i slektsgransking og lokalhistorie.

På slektsforskerdagen til DIS 26. oktober hadde SAKO stand. I 2013 har vi hatt ti omvisninger for blant annet historielag og på Arkivdagen.

Vi har holdt ulike foredrag utenfor huset, både for DIS-Vestfold og DIS-Kongsberg.