I 2012 har vi prioritert avleveringer og depotarbeid, brukertjenester på lesesal og per saksbehandling, formidling, digitalisering samt arbeid med privatarkiver og bygningsfaglige rapporter fra kommunal sektor.

Årsmeldingen er satt opp etter mønster av Arkivverkets strategiplan.

Strategiområde A: Digital tilgjengelighet

Vi har indeksert totalt 509 filmer av Gammel grunnbok og 20 kirkebøker for vårt distrikt. I tillegg er 21 ekstrarettsprotokoller for Ringerike og Hallingdal sorenskriveri indeksert. Passprotokoll for Kongsberg politikammer er transkribert. Vi har skannet 52 kirkebøker og 58 ekstrarettsprotokoller.

Vår målsetting er å ha gode beskrivelser av de fysiske arkivene, de tilknyttede aktørene og forholdet mellom dem. Nye arkiver er forløpende kvalitetssikret og publisert i Arkivportalen.

Bestillingsmodulen i Arkivportalen er nå tatt i bruk slik at det er mulig å bestille arkivmateriale til bruk på lesesalen i forkant av besøket.

Arbeidet med jubileet for 1913 er godt i gang, der vi har hatt hovedfokus på å skrive biografier om de første kvinnelige kommunestyrerepresentantene, til sammen 28 representanter i vårt område, som er lagt ut på Lokalhistoriewiki.  Vi er også i gang med kartlegging av arkiver og serier som kan være aktuelle å undersøke i forbindelse med jubileet for 1814.

Vi har tatt i bruk facebook,  og har hatt en gjennomgang av våre nettsider for å sikre at kravene til universell utforming er oppfylt, i tillegg til annen nødvendig opprydding. Vi har presentert smakebiter fra arkivene på nettsidene månedlig.

Det er laget en ny fysisk utstilling i vestibylen og en nettutstilling med tema ”Norges dokumentarv”  med dokumenter fra våre fire bidrag.

Strategiområde B: Digital bevaring

SAKO er ett av tre statsarkiv som på vegne av Riksarkivet mottar og tester digitalt skapt materiale. En kopi av det godkjente materialet blir lagret i vårt eget magasin fram til Arkivverkets nye sikringsmagasin står ferdig.

Strategiområde C: Digital arkivdanning

SAKO deltar på felles etatsprosjekter for å kartlegge og bevaringsvurdere elektronisk arkiv hos offentlige etater. I 2012 har våre prosjekter vært rettet mot Statens kartverk.

Virksomhetsområde D: Bevaring av analogt materiale

SAKO har mottatt 459,7 hyllemeter (hm) arkivmateriale fra arkivskapere i 2012, herav 51,4 hyllemeter privatarkiver. Dette innebærer en nedgang på 100,3 hyllemeter i forhold til 2011.

I 2012 har vi fortsatt prosjektet om innvandrerarkiver og bevaring av multikulturelle arkiver. Vi har fortsatt dialogen med Buskerud Innvandrerråd, og har kontaktet Telemark Innvandrerråd på nytt.

Bevaringspolitikk for privatarkiver til SAKO er blitt revidert, og inkluderer nå også arkiv fra næringsvirksomhet av særskilt lokal eller regional betydning og privatarkiver av rent lokal karakter av helt spesiell betydning. SAKO har i 2012 fortsatt dialogen med Kongsberg Gruppen vedrørende arkiver etter Kongsberg Våpenfabrikk.

Vi har veiledet private arkivskapere som ønsker å avlevere til oss eller andre.

Depotarbeid

I 2012 ble det ordnet ferdig til sammen 406,1 hm arkiver (444,8 hm i 2011). Målet er å holde ordningsaktiviteten høy for å unngå etterslep på avlevert materiale, og samtidig redusere den totale mengden uordnet materiale. Ved utgangen av året utgjorde arkiver i ferdig ordnet, katalogisert og tilgjengelig orden 13805,9 hyllemeter. For 379,6 hyllemeter foreligger det avleveringslister, men ikke ferdig katalog.

Dødsfallsmeldinger med bilag fra en rekke sorenskriverier og byfogder er delvis nyordnet og pakket om.

Konservering/restaurering

Undersøkelsen som ble gjort for å kartlegge arkivenes fysiske tilstand ligger til analyse sentralt. Resultatene skal brukes i ferdigstillelse av Plan for fysisk bevaring som er under arbeid.

En del materiale med eldre muggskader er blitt oppdaget og det er blitt arbeidet med sanering av dette materialet. Et stort antall ekstrarettsprotokoller og dødsfallsprotokoller er blitt klargjort for digitalisering. Temperatur og relativ luftfuktighet i magasinene blir overvåket.

Virksomhetsområde E: Behandling av brukerhenvendelser

Saksbehandling

Antall brukerforespørsler i 2012 viser en nedgang på 6,6 % , etter 32 % nedgang i 2011. Nedgangen  skyldes først og fremst at profesjonelle brukere i stor grad finner fram i skannede tinglysningsdokumenter på Digitalarkivet.  Det har vært en merkbar økning i etterspørselen etter avskrifter. Den innbyrdes fordelingen av brukerforespørslene holder seg stabil.

Etterspørselen etter klausulert materiale har vært stabil. Det er en stor arbeidsmengde knyttet til disse sakene, med kopier, gjennomgang og sladding. Innsynssakene legger beslag på ca. 20 % av ressursene som går med til saksbehandling av brukerforespørsler.

I tråd med Riksarkivarens retningslinjer har SAKO ført en restriktiv linje i behandlingen av hobbyforespørsler, både med hensyn til arbeidet som nedlegges i den enkelte forespørsel og i behandlingen av gjentatte forespørsler fra samme bruker. Oppslag og undersøkelser i kirkebøkene blir ikke lenger foretatt etter at disse kom ut på nettet.

Brukerforespørslene fordelte seg på følgende tre hovedområder:

1. Rettigheter, eiendom, velferd: 49 %
2. Faglige behov: 29,2 %
3. Hobby: 20,8 %

Vi har fortsatt å gi veiledning i bruk av vårt arkivmateriale og svare på generelle henvendelser i brukerforumet.

Lesesalsdrift

Lesesalen var åpen til sammen 1746 timer i 2012. Antall besøkende var 1298, en oppgang på 9,6 %. Det ble lånt ut 2517 arkivstykker, en oppgang på 3,5 %. Høsten 2012 startet vi et nytt opplegg for lørdagene på lesesalen: ”Fortidens hemmeligheter.”  Vi har redusert åpningstidene til én lørdag i måneden, da vi har hatt en aktiv lesesal med økt bemanning og hjelp og veiledning i slektsgranskning og lokalhistorie. Dette er gjennomført i samarbeid med DIS-Kongsberg  som hjelper de besøkende med søking i forskjellige kilder på nett.

Bibliotek

Vi har lagt ut bokbasen vår på internett i Nasjonalbibliotekets bokbase.  Det er registrert 7350 titler i basen. Tilveksten var i 2012 48 bøker. Vi abonnerer på 27 tidsskrifter, og disse registreres i manuelt kortsystem. Utlån av bøker praktiserer vi ikke.

Virksomhetsområde F: Myndighetsutøvelse og eksternt samarbeid

Inspeksjoner og besøk hos arkivskapere

Skien byarkiv
Fylkeskartkontoret i Skien
Fylkesmannen i Telemark

I tillegg er rådgivning og veiledning gitt i betydelig utstrekning per telefon, brev eller e-post.

Hovedfokuset i 2012 har væt oppfølging av de innsendte bygningsfaglige tilstandsrapportene for kommunale arkivlokaler og henvendelser fra kommunene.

SAKO har fortsatt arbeidet med å veilede kommuner i arbeidet med bevaring og registrering av minnemateriale etter 22. juli. Vi har laget en oversikt over hvor materialet vi har kjennskap til befinner seg.

SAKO har gitt høringssvar til bevarings- og kassasjonsplan for fylkesmennene, bevarings- og kassasjonsbestemmelser for kommune og fylkeskommune og for statsforvaltningen.

IKA Kongsberg  skal etablere arkivdepot for kommunale arkiver ved siden av SAKO. SAKO har bistått IKA i dette arbeidet, og det er utarbeidet en sambruksavtale mellom IKA og SAKO.

Vi har fortsatt arbeidet som fylkeskoordinerende ledd for privatarkivet i Telemark og har holdt kontaktmøte med våre samarbeidspartnere på området. SAKO har også arrangert privatarkivsamling ved Bø museum.

Vi samarbeider med Vestfoldarkivet  om privatarkivarbeid. Vestfoldarkivet har ansvar for koordineringen av privatarkivarbeidet i Buskerud og Vestfold.

SAKO fikk i 2012 fire bidrag med i Norges dokumentarv:  arkivene etter Larvik grevskap, Kongsberg våpenfabrikk og Telemarkskanalene, og Andebu kirkebok.

Virksomhetsområde G: Synlighet i det offentlige rom

I 2012 har vi fortsatt undervisningsopplegget vårt for 9. skoletrinn  om 2. verdenskrig. Opplegget er en del av den kulturelle skolesekken i Kongsberg, og våren 2012 hadde vi omvisning for rundt 300 elever.

På Slektsforskerdagen til DIS 27. oktober hadde SAKO stand. I 2012 har vi hatt fire omvisninger for til sammen ca. 85 personer.

I 2012 har våre medarbeidere hatt fem artikler i Arkivmagasinet,  fire om våre bidrag til Norges dokumentarv og én om magistraten. Det er også skrevet en kort tekst om vårt nye lørdagsopplegg på lesesalen.

Arkivdagen ble gjennomført 10. november med temaet Møteplasser, med fysisk utstilling, foredrag om Telemarkskanalene og omvisning i magasinet i tillegg til åpen lesesal.

Vi har holdt kurs for jordskifterettene i Vestfold og Telemark om tinglysningsmaterialet på nett.