Det første protokollerte møtet i Hvam Brænderis historie ble avholdt 16. mai 1846. Her ble det valgt en ”Bestyrelsescommittee” som fikk et klart mandat og funksjonstid. Den første valgte ledelsen skulle innen 14. april 1847 sørge for å skaffe til veie nødvendige materialer til tomten, og sette i stand vannledningene til brenneriet. Komiteen besto av: Tosten Ousdal, Mons Ousdal, Mons Hvam, Johannes Ousdal og Lars Biskoplien. Komiteen konstituerte seg selv, og valgte Mons Ousdal som leder.

Brenneritomten ble utstaket på Østre Hvams nedre jorde, og det var to vannledninger som skulle istandsettes, fra to ulike vannkilder.