Om statistikk for kommunale arkivtjenester 2015

Hensikten med undersøkelsen er å sørge for at kommunenes og fylkeskommunenes arkiver håndteres forskriftsmessig både på kort og lang sikt. Arkivene er viktige kilder for å ivareta rettssikkerhet, parters innsynsrettigheter, ettersporbarhet og forskningsmessige behov i samtid og framtid. Undersøkelsen er hjemlet i Arkivloven § 8, om offentlige organers opplysningsplikt.

Statistikkinnhentingen for kommunale arkivtjenester er av praktiske årsaker delt i to separate undersøkelser: En undersøkelse som omfatter alle kommuner og fylkeskommunermed unntak av Oslo og Bergen (Kommuneundersøkelsen), og en undersøkelse som omfatter kun Oslo og Bergen(Storbyundersøkelsen). Kommuneundersøkelsen er sendt ut til 444 kommuner og fylkeskommuner, og Storbyundersøkelsen er sendt ut til 51 bydeler og enheter i Oslo og Bergen.

Mange kommuner og fylkeskommuner har opprettet egne arkivinstitusjoner som byarkiv/kommunearkiv og fylkesarkiv, eller de er medeiere i interkommunale arkiver. Arkivinstitusjonenes primære oppgave er å ivareta kommunenes og fylkeskommunenes depotansvar, dvs. ansvaret for de historiske arkivene. Arkivinstitusjonene rapporterer til Statistikk for arkivinstitusjoner og arkiv i bibliotek og museum (se egen rapport).

Svarprosenten på årets kommuneundersøkelse er meget god. 429 kommuner og fylkeskommuner har svart på undersøkelsen. Dette gir en svarandel på hele 96,6 %. Oslo og Bergen har samme gode svarandel, hele 49 av 51 bydeler/enheter har besvart undersøkelsen, noe som gir en svarandel på 96 %. 

Respondentene hadde i utgangspunktet ca. 4 uker på å besvare statistikken, men flere fikk utsatt frist. Respondenter som ikke besvarte, mottok to påminnelser før denne fristen. Det ble også tatt direkte kontakt per telefon eller e-post med kommuner for innhenting av svar. Mye av årsaken til årets gode svarprosent ligger i Riksarkivets tette oppfølging av undersøkelsen.

For enkelte av spørsmålene var det mulig å legge inn kommentarer, og disse har vært nyttige i analysearbeidet. Kommentarene er imidlertid ikke tatt med i de publiserte rapportene fra de enkelte kommunene.

Statistikken i korte trekk

  • Kommunal sektor står for en betydelig dokumentasjonsproduksjon. Det er i løpet av 2015 produsert ca. 1,6 millioner saker og 10,3 millioner dokumenter med vedlegg (journalposter). I gjennomsnitt er det produsert ca. 3700 saker og 24 000 journalposter pr. kommune/fylkeskommune.
  • 55 % av kommunene og fylkeskommunene har fullelektronisk arkivdanning. 26 % har delvis elektronisk arkivdanning, 19 % har ikke fullelektronisk arkiv.
  • De fleste kommuner og fylkeskommuner har elektroniske fagsystemer på et eller flere av sine fagområder (skole, helse, barnevern, bygg og eiendom osv.). 77 % har ikke foretatt noen uttrekk fra fagsystemer for langtidsbevaring. 28 % vet ikke hvordan utfasede og avsluttede systemer håndteres.
  • Kommunene og fylkeskommunene har en betydelig mengde papirarkiv som ikke er overført til depot, mye av dette er ikke ordnet. Tilsammen har sektoren rundt 300 000 hyllemeter, hvorav 90 000 er ordnet og listeført.
  • De fleste kommuner og fylkeskommuner rapporterer om tilfredsstillende arkivlokaler mht. arkivlovens krav. Enkelte rapporterer om avvik fra kravene.
  • De fleste kommunene er med i flere interkommunale samarbeid, men svært lite er avtalefestet når det gjelder håndtering av arkiv, også når det gjelder hva som skal skje med arkivet ved opphør av samarbeidet. De samme funnene gjelder for utsetting av tjenester til private. 
  • Det er generelt en stor utfordring med dokumentfangst, også i kommunal sektor. På noen områder har kommunene rutinene for journalføring av arkivpliktige dokumenter på plass: Av kommunene som benytter skytjenester rapporterer 59 % at de har rutiner for sikring av arkivpliktige dokumenter på plass. Rutiner for journalføing av e-post er også i stor grad på plass (98 %). På andre områder er rutinene for journalføring i stor grad ikke på plass (eks. samhandlingsløsninger, prosjektportaler og sms). Men, empiri tilsier at det å ha rutinene på plass ikke nødvendigvis betyr at rutinene etterfølges i praksis. 
  • 87 % av kommunene og fylkeskommunene er eier/medeier i en kommunal arkivinstitusjon (byarkiv, fylkesarkiv, interkommunalt arkiv)
  • Det største etterslepet på arkivarbeidet i kommunal sektor er innen klargjøring av eldre og avsluttede arkiver for avlevering til depot. Også innen arkivplanarbeid er det stort etterslep.
  • Andelen kommuner som har startet opp å planlegge håndteringen av sine arkiver ved eventuelle kommunesammenslåinger har økt noe siden i fjor, men er fortsatt urovekkende lav (14 %). Arkivpersonalet er fortsatt i liten grad med i planleggingsprosessene (17 %).