Norske privatarkiver - Samkatalogen
Samkatalogen over norske privatarkiver er en nasjonal database over arkiver etter personer, bedrifter, organisasjoner og institusjoner m.v. som oppbevares i offentlige og private oppbevaringsinstitusjoner. Gjennom samkatalogen vil man få tilgang til informasjon om hvilke privatarkiver som er bevart, hvor de er bevart, hva de inneholder, arkivenes omfang, om de er ordnet og katalogisert, og hvorvidt de er tilgjengelige for bruk.
Arbeidet med en Norsk samkatalog for privatarkiver tok til allerede i 1971. I 1976 utga Norsk Privatarkivinstitutt publikasjonen "Katalog over privatarkiver i offentlig og privat eie". I 1980 begynte instituttet å bygge opp et edb-basert register. En mikrokortutgave av samkatalogen ble distribuert i 1987. Men den omfattet bare privatarkiver oppbevart i Riksarkivet og statsarkivene, samt Universitetsbiblioteket i Oslo. Da instituttet i 1987 ble integrert i Riksarkivet, ble ansvaret for samkatalogen lagt til Privatarkivavdelingen. Arkivloven av 1992 pålegger Riksarkivaren å et føre register over privatarkiver som oppbevares i offentlige og private oppbevaringsinstitusjoner.
Riksarkivet la sommeren 1998 ut første utgave av samkatalogen på Internett. Den omfattet i første omgang kun Riksarkivets privatarkiver, men etter hvert ble også flere institusjoner representert. Denne versjonen har nå blitt revidert og en ny versjon foreligger. Den nye versjonen har bl.a fått forbedret og utvidet søkemulighetene.
Informasjonen i samkatalogen hentes ut fra databasesystemet Asta, som er et informasjonssystem for katalogisering og forvaltning av arkivbestand. Opplysninger som legges inn i Astabasen i sammenheng med katalogisering kan overføres til samkatalogen i en automatisert prosess.
For arkivskapere gir samkatalogen opplysninger om arkivskapers navn og tidsrom for dens virksomhet, hvilken arkivskapertype det er snakk om, dvs. er det en person, bedrift, organisasjon, institusjon m.m. Videre vil man finne opplysninger om topografi, evt. hvilken næring eller organisasjon arkivskaperen er knyttet til, og man vil finne en biografi/historikk om arkivskaper etc. For arkiver vil man få informasjon om arkivets navn, tidsrom, oppbevaringssted og arkivets omfang. Det skal være beskrivelse/omtale av arkivets innhold, det gis opplysninger om ordning- og katalogiseringsgrad, klausulbestemmelser m.m. Samkatalogen gir ellers opplysninger om arkivets serier. Her finner man seriens navn og tidsspenn, og opplysninger om antall arkivstykker som serien inneholder, hvis disse er registrert.
For å få adgang til selve arkivene må man henvende seg til den enkelte oppbevaringsinstitusjon. Bestillinger kan ikke foretas fra samkatalogen.