Foto fra Arkivverkets tilsyn med arkiv i Kommune-Norge

Foto fra Arkivverkets tilsyn med arkiv i Kommune-Norge


Arkivverket skal gjennom tilsyn sørge for bedring av arkivholdet i offentlig sektor, dette inkluderer alle faser av arkiv, fra arkivdanning og dokumentfangst til forholdene i arkivdepot.  Arkivverket utarbeidet i 2014 en strategi for tilsyn med offentlig sektor fra 2014-2017. Tilsynsstrategien har følgende overordnede hovedmål, som tar utgangspunkt i etatens verdigrunnlag:

  1. Kartlegge arkivtilstanden i offentlig sektor med sikte på å kunne sette inn målrettete tiltak for forbedringer.
  2. Øke arkivbevisstheten og – kompetansen i offentlig sektor.
  3. Anbefale og gi pålegg om tiltak som skal bedre arkivfunksjonene både for arkivdanning og arkivbevaring.

Vi har som mål at vi skal gjennomføre målrettete og enhetlige tilsyn, og vi skal inneha den riktige kompetansen for å kunne utføre tilsynene i tråd med strategien.  

Åtte hovedområder

I tilsynsstrategien er det gitt åtte konkrete fokusområder for perioden 2014-2017. Det siste året har vi gjennomført tiltak knyttet til de forskjellige fokusområdene, som er gjengitt her:

Tilsyn med elektronisk arkivdanning 

Tradisjonelt har tilsynene vært konsentrert om papirarkiv, men for inneværende strategiperiode er det elektronisk arkivdanning som er førsteprioritet. I løpet av høsten 2014 har vi derfor hatt flere kurs og samlinger for alle tilsynsmedarbeidere i etaten med nettopp elektronisk arkivdanning som tema.  Vi har trukket inn eksterne foredragsholder for å sikre at vi er på nett med virkeligheten ute. Dette kommer vi til å fortsette med. Vi trenger kunnskap både om kommunalt styre og stell, kommunal arkivdanning, bruken av fagsystemer, og så videre.  Arbeidet med å utvikle felles metodikk for Arkivverkets tilsynsstrategi har også hatt utgangspunkt i at vi skal drive tilsyn med elektronisk arkivdanning.

Utvikle metodikk for tilsyn med elektronisk arkivdanning

Det siste året har en intern metodikkgruppe jobbet med å etablere et metodisk rammeverk for tilsynsvirksomheten i Arkivverket for å bedre sikre at vi gjennomfører enhetlige tilsyn i hele etaten. Dette arbeidet fortsetter i 2015. Metodikkgruppen er satt sammen av medlemmer fra hele Arkivverket. Målet for 2015 er å utarbeide en felles metodehåndbok for tilsynsvirksomheten i etaten. Vi tar i bruk elektronisk verktøy, men ser også at det er behov for en kombinasjon av ulike metoder når vi er ute og gjennomfører tilsyn. Å sende en rapportskisse på forhånd til tilsynsobjektet, muliggjør forutsigbarhet for alle parter.  Rapportskissen innehar informasjon om hva det er vi skal gå igjennom under tilsynsbesøket, hva vi trenger mer opplysninger om, og så videre. Utsendelse av et slikt dokument er en løsning vi tester ut med tanke på effektivitet og nytte både for Arkivverket og tilsynsobjektene vi besøker.

Avklare tilsyn som virkemiddel i forhold til veiledning og evt andre virkemidler

Tilsyn som virkemiddel opp mot andre typer virkemidler har vært tema på interne tilsynssamlinger det siste året, og dette er et tema vi tar med oss på videre samlinger.

Etablere en kompetanseplan for tilsyn

I tillegg til kurs i elektronisk arkivdanning hadde vi i 2014 to andre samlinger med fokus på kompetanseheving for tilsynsmedarbeiderne. Det er i 2015 nedsatt en kompetansegruppe som fortsetter arbeidet med å utvikle kompetansehevende tiltak for etatens tilsynsmedarbeidere.

Utvikle samarbeid med andre tilsynsmyndigheter

Flere av statsarkivene møter andre tilsynsmyndigheter gjennom samarbeid i Fylkesmannens tilsynsforum. Dette for å samkjøre tilsynsaktiviteten i kommunal sektor. Vi har fått tilbakemelding fra etatens tilsynsmedarbeidere at de ønsker mer informasjon om hvordan andre organisasjoner gjennomfører tilsyn og dette vil vi forsøke å dekke under inneværende års samlinger.

Utarbeide en mediestrategi for tilsyn

Det har vært nedsatt en gruppe på tvers av etaten som har utarbeidet en felles mediestrategi for tilsynsvirksomheten i Arkivverket. Mediestrategien implementeres i løpet av første halvår 2015. Informasjonsstaben har vært involvert i dette arbeidet.

Etablere felles internt verktøy med gjensidig utveksling av informasjon m.m. knyttet til tilsynsvirksomheten

Vi har opprettet en intern kanal for kommunikasjon mellom tilsynsmedarbeiderne – en tilsynsportal. Tilsynsportalen er etablert som en aktiv møteplass for tilsynsmedarbeiderne, og brukes hyppig for å diskutere tilsynsrelaterte problemstillinger eller informere om egen virksomhet.

Avklare intern organisering av tilsynsansvar

Tilsynsrådet ble i 2014 etablert som et rådgivende organ med medlemmer fra statsarkivene og Riksarkivet. Tilsynsrådet koordinerer tilsynsaktiviteten i Arkivverket og har ansvaret for å sette tilsynsstrategien ut i livet.